Nhân viên lễ tân thường là những người đầu tiên bạn nhìn thấy khi bước vào văn phòng, điều này khiến họ trở thành một đại diện quan trọng của các công ty họ làm việc và các chuyên gia khác trong văn phòng. Quan sát nghi thức kinh doanh là một phần chính trong công việc của nhân viên tiếp tân, nhưng ý kiến đa dạng và thay đổi của những gì tạo nên cách cư xử tốt khiến nhân viên tiếp tân hoặc giám sát viên khó xác định hành vi phù hợp.
Ý nghĩa
Tầm quan trọng của một nhân viên tiếp tân là người mang lại ấn tượng đầu tiên cho người gọi và khách truy cập rất khó để nói quá. Một nhân viên tiếp tân với cách cư xử kém đặt ra một giai điệu tiêu cực trước một cuộc họp và không truyền cảm hứng cho sự tự tin trong các khách hàng tiềm năng. Mặt khác, một nhân viên tiếp tân quan sát nghi thức kinh doanh mang lại cảm giác mạnh mẽ về tính chuyên nghiệp và hiệu quả. Điều này không chỉ nâng cao hình ảnh của công ty cho người ngoài mà còn giúp những người lao động khác cảm thấy như thể văn phòng của họ là một nơi làm việc chuyên nghiệp.
Các loại
Nhân viên tiếp tân đại diện cho chủ nhân của họ theo nhiều cách khác nhau. Trả lời các cuộc gọi điện thoại và chào hỏi khách là hai trong số những nhiệm vụ phổ biến nhất đối với nhân viên tiếp tân và cả hai đều yêu cầu nghi thức đúng đắn. Chính sách của công ty có thể yêu cầu nhân viên tiếp tân sử dụng tập lệnh điện thoại được xác định trước khi nhận cuộc gọi và liên hệ với các loại khách hàng khác nhau. Trong các trường hợp khác, nhân viên tiếp tân được phép sử dụng theo ý riêng của họ trong việc xử lý mỗi tương tác với một mức độ khác nhau, mặc dù phù hợp, về hình thức và tính chuyên nghiệp. Các cá nhân làm việc trong văn phòng đôi khi truyền lại các quy tắc bổ sung cho nhân viên tiếp tân, chẳng hạn như khi nào và làm thế nào nhân viên tiếp tân có thể liên hệ với họ.
Đào tạo
Trong khi một số văn phòng yêu cầu nhân viên tiếp tân phải có bằng cấp ba hoặc đại học, phần lớn việc đào tạo nghi thức của nhân viên tiếp tân xảy ra trong công việc. Nhân viên tiếp tân có thể bắt đầu làm việc trong một văn phòng với vị trí không yêu cầu tương tác, chẳng hạn như công việc nhập dữ liệu hoặc trợ lý văn phòng. Sự chú ý đến các chính sách của công ty và cách các nhân viên tiếp tân cư xử có thể đủ điều kiện cho nhân viên mới vào vị trí tiếp tân lần đầu, điều này sẽ tạo ra kinh nghiệm có thể hữu ích trong việc theo đuổi các công việc tiếp tân khác.
Cân nhắc
Mỗi ngành công nghiệp và văn phòng đều có những quy tắc riêng cho nghi thức của nhân viên tiếp tân. Một số văn phòng yêu cầu một chế độ chính thức của trang phục và lời nói. Những người khác áp đặt một hình thức nghi thức thông thường hơn để làm cho khách hàng cảm thấy thư giãn và chào đón. Giao tiếp giữa một nhân viên tiếp tân và giám sát viên mới là điều cần thiết để mọi người biết những gì được mong đợi. Là một nhân viên tiếp tân, nếu bạn không chắc chắn về nghi thức cho một tình huống cụ thể, hãy lịch sự xin lỗi và hỏi một giám sát viên hoặc nhân viên tiếp tân cao cấp về cách bạn nên trả lời.
Lời khuyên
Mặc dù mỗi văn phòng đều khác nhau, nhân viên tiếp tân vẫn có thể hưởng lợi từ một số lời khuyên tương tự. Đa nhiệm là điều cần thiết để thực hiện công việc tốt, nhưng khi ai đó vào văn phòng, điều quan trọng là phải dành cho cô ấy sự chú ý đầy đủ. Điều này có nghĩa là thực hiện các cuộc gọi bị tạm giữ hoặc hoàn thành chúng một cách nhanh chóng, thiết lập giấy tờ và liên lạc trực tiếp bằng mắt. Không gian làm việc của nhân viên tiếp tân không được lộn xộn để chiếu một phong thái chuyên nghiệp hơn và cũng để dễ dàng hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản như tìm kiếm thông tin và đưa cho ai đó một cây bút để điền vào mẫu đơn. Cuối cùng, khi dẫn ai đó vào văn phòng, nhân viên tiếp tân phải luôn dẫn đầu để đảm bảo khách rằng sự hiện diện của anh ta được cho phép và để cứu anh ta sự bối rối không biết đi đâu.
