Các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và các tổ chức khác gán DLN cho các tài liệu quan trọng như một số nhận dạng duy nhất. Mặc dù DLN có thể được sử dụng trong bất kỳ tổ chức nào, nhưng chúng đặc biệt phổ biến trong các tổ chức tài chính như ngân hàng và cơ quan thuế. Dịch vụ doanh thu nội bộ dựa vào DLN để theo dõi báo cáo thuế và nhiều hồ sơ của mình, bao gồm cả các quyết định miễn thuế.
Số định vị tài liệu
Số định vị tài liệu là một số có nhiều chữ số được gán cho một tài liệu cụ thể để cho phép tài liệu dễ dàng được theo dõi trở lại tệp nguồn gốc của nó. Mỗi tổ chức tạo giao thức riêng cho DLN, nhưng các số thường được định dạng chính xác. Ví dụ: hai chữ số đầu tiên có thể chỉ ra nguồn của tài liệu, hai chữ số tiếp theo loại tài liệu và các chữ số khác có thể cho biết ngày tạo, mã danh mục và các tính năng quan trọng khác cho tài liệu.
DLN và miễn thuế
IRS sử dụng DLN để theo dõi các thư xác định và các tài liệu khác liên quan đến các hành động miễn thuế. Một tài liệu thuế thông thường chứa một số định danh chi tiết, chẳng hạn như số nhận dạng chủ nhân cho một doanh nghiệp hoặc số An sinh xã hội cho một cá nhân, cùng với thông tin tên và địa chỉ và người quản lý trường hợp IRS. Nó cũng chứa một số định vị tài liệu 14 chữ số.
định dạng
Các DLN được IRS sử dụng để khai thuế và cho các tài liệu miễn thuế có 14 chữ số được chia thành bảy trường. Mỗi lĩnh vực có một ý nghĩa riêng hữu ích trong hệ thống hành chính IRS. Ví dụ: trường đầu tiên có hai chữ số và thể hiện trung tâm xử lý IRS xử lý yêu cầu miễn trừ. Các trường khác bao gồm mã để phân loại thuế, mã ngày và khối và số sê-ri để xác định chi tiết về cách tài liệu được xử lý và truyền.
Ví dụ
Các tổ chức phi lợi nhuận đôi khi xuất bản các thư xác định IRS nêu chi tiết về tình trạng miễn thuế của nhóm. Bức thư chứa DLN. IRS công khai các hướng dẫn thủ tục về việc sử dụng DLN để quản lý tài liệu. Ví dụ: hướng dẫn về "Quy trình xử lý tự động của các tổ chức miễn trừ" hướng dẫn người dùng truy vấn hệ thống bằng DLN, số nhận dạng chủ nhân hoặc một số định danh khác.
