Khi một cuộc điều tra nội bộ dẫn đến hành động kỷ luật hoặc pháp lý, bạn sẽ cần phải viết một báo cáo điều tra để hỗ trợ cho trường hợp của bạn. Trình bày các phát hiện rõ ràng và thực tế có thể xây dựng một hồ sơ không thể chối cãi, trong khi một báo cáo bằng văn bản xấu có khả năng làm suy yếu trường hợp của bạn. Mỗi chủ doanh nghiệp nên biết những gì cần bao gồm trong một báo cáo điều tra và định dạng cần thực hiện.
Những thứ cơ bản
Một báo cáo điều tra có chức năng cung cấp sự thật và đôi khi đưa ra khuyến nghị dựa trên sự thật và bản chất của các cáo buộc. Tính đồng nhất và tính khách quan cũng quan trọng như thông tin chính xác là để thiết lập uy tín. Một báo cáo kiểu phác thảo chính thức được viết ở ngôi thứ nhất cũng tăng thêm độ tin cậy. Đối với các báo cáo dài, một bảng nội dung và các trang được đánh số có thể giúp việc định vị thông tin cụ thể dễ dàng hơn nhiều. Bao gồm một trang bìa, ngay cả đối với một báo cáo ngắn, rất quan trọng đối với quyền riêng tư thông tin.
Phần mở đầu
Phần đầu tiên của báo cáo nên bao gồm thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên người gửi và người nhận, và một dòng chủ đề xác định chủ đề của cuộc điều tra. Trong phần thứ hai, xác định người khiếu nại, mô tả cáo buộc hoặc cáo buộc, chỉ định ngày bắt đầu và kết thúc cuộc điều tra và xác định các nguồn thông tin và bằng chứng được sử dụng để tiến hành điều tra hoặc biên soạn báo cáo. Danh sách gạch đầu dòng rất hữu ích để làm cho thông tin trong phần này dễ đọc hơn.
Sự kiện và kết quả điều tra
Trình bày những phát hiện của thực tế trong một danh sách gạch đầu dòng, trong các đoạn tường thuật hoặc kết hợp cả hai. Các phát hiện nên mô tả từng bước của cuộc điều tra theo thứ tự thời gian và bao gồm ngày và thời gian bất cứ khi nào có thể. Mặc dù bạn có thể kết hợp bằng chứng hỗ trợ vào phần phát hiện, nhưng việc tham khảo và sau đó nối thêm bằng chứng là phần trình bày ở cuối báo cáo thường là lựa chọn tốt hơn, vì nó không làm gián đoạn dòng báo cáo. Điều này bao gồm tuyên bố nhân chứng, hình ảnh, email video, tài liệu và các tập tin được quét.
Phần kết luận
Kết thúc báo cáo bằng một hoặc nhiều đoạn tường thuật trong đó bạn tóm tắt cuộc điều tra và, nếu phù hợp, đề nghị làm thế nào để tiến về phía trước. Một bản tóm tắt nên bao gồm một tuyên bố về các vi phạm và cung cấp đủ thông tin để người đọc hiểu những gì chứng minh cuộc điều tra mà không cần đọc toàn bộ báo cáo. Các khuyến nghị nên là các bước có thể hành động tương ứng với mức độ nghiêm trọng của cáo buộc, bằng chứng được trình bày, ý nghĩa pháp lý và quy tắc ứng xử hoặc chính sách hành vi của nhân viên.
