Có lẽ thách thức lớn nhất liên quan đến việc tạo ra một bản tóm tắt điều hành là giữ cho nó ngắn gọn khi có rất nhiều điều bạn muốn nói.Ý tưởng đằng sau một bản tóm tắt không phải là để áp đảo người đọc của bạn với các chi tiết mà là bán dự án hoặc đề xuất của bạn ngay cả trước khi anh ta bắt đầu đọc báo cáo dài hơn. Điều này đặt rất nhiều tầm quan trọng vào một tài liệu ngắn gọn, và đôi khi sự hấp dẫn trực quan có thể tính nhiều như những từ thực tế của bạn.
Quyết định xem bạn có cần một bản tóm tắt
Dự án của bạn có thể không yêu cầu một bản tóm tắt điều hành nào cả. Nếu bạn được mời để gửi một đề xuất, yêu cầu đề xuất có thể chỉ ra rằng một bản tóm tắt là không cần thiết. Nếu nó yêu cầu tóm tắt, nó có thể chi tiết những gì bạn nên bao gồm và điều này sẽ làm cho việc định dạng và viết nó dễ dàng hơn nhiều.
Xác định chiều dài
Trước khi bạn bắt đầu viết và định dạng, cần phải có ý tưởng về số lượng trang bạn có để xử lý các điểm chính của bạn. Đại học bang Colorado khuyên rằng một bản tóm tắt không quá 10 trang hoặc 10 phần trăm thời lượng của toàn bộ báo cáo hoặc đề xuất của bạn. Nhưng Đại học Texas A & M khuyên không nên vượt quá 5 phần trăm đề xuất hoặc báo cáo của bạn. Nó sẽ phụ thuộc vào một mức độ nào đó vào bản chất của dự án của bạn, nhưng kiểm tra tổng số trang báo cáo của bạn và dự định đến một nơi nào đó trong khoảng từ 5 đến 10 phần trăm trong số đó.
Tổ chức nội dung
Nếu bạn có ít hơn 10 trang để làm việc, việc tổ chức thông tin của bạn để có tác động tốt nhất là điều tối quan trọng. Bắt đầu với phần giới thiệu, giải thích mục đích của báo cáo hoặc đề xuất của bạn. Chuyển từ đó để giải thích mục tiêu hoặc giải pháp của bạn cho các vấn đề được nêu trong phần giới thiệu của bạn. Dành một phần cho các kết quả nghiên cứu hỗ trợ mục tiêu của bạn, nếu thích hợp. Giải thích cách bạn sẽ thực hiện dự án của bạn. Nếu điều này bao gồm một số bước, hãy phá vỡ chúng bằng các gạch đầu dòng. Sau đó đưa ra khuyến nghị của bạn và kết thúc với một doanh số ngắn gọn.
Định dạng nội dung
Mặc dù độ dài của bản tóm tắt của bạn rất quan trọng, hãy tránh sự cám dỗ để nhồi nhét càng nhiều từ vào trang của bạn càng tốt trong nỗ lực đưa mục tiêu về dự án của bạn về nhà. Để lại đủ khoảng trắng để không áp đảo người đọc của bạn khi anh ta lần đầu tiên nhìn vào bản tóm tắt - các trang được nhồi nhét bằng các từ có thể gây nản lòng. Sử dụng các đoạn ngắn được chia nhỏ bởi các tiêu đề và các gạch đầu dòng. Cố gắng không bao gồm nhiều hơn một đoạn trong mỗi phần. Bên cạnh mỗi tiêu đề, bạn có thể bao gồm một tham chiếu đến các trang trong báo cáo của bạn chứa thông tin chi tiết hơn về bất cứ điều gì phần đó thảo luận. Bao gồm thông tin liên lạc của bạn ở cuối - nếu người đọc của bạn muốn liên lạc với bạn ngay lập tức, bạn không muốn anh ấy phải tìm hiểu báo cáo của bạn để biết thông tin này. Bạn có thể tập trung vào điều này để nó nổi bật.
