Có một doanh nghiệp nhỏ thường có nghĩa là có ít người hơn, họ có ít thời gian hơn và họ thường phải thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc. Có các thủ tục văn phòng có thể tiết kiệm thời gian, căng thẳng và tiền bạc cho tất cả những người liên quan. Thủ tục tiêu chuẩn có nghĩa là tất cả các bên đều biết cách tiến hành các hoạt động hàng ngày của mình và trách nhiệm cuối cùng nằm ở đâu.
Vấn đề nhân sự
Nhân lực là một lĩnh vực trong đó các chính sách và thủ tục được xác định trước có thể loại bỏ hầu hết sự nhầm lẫn và xung đột. Cần có các thủ tục rõ ràng về sự vắng mặt, sử dụng điện thoại, lương ốm, yêu cầu nghỉ phép, vấn đề bảo hiểm y tế và an toàn không gian làm việc. Nó thường là một ý tưởng tốt để biên soạn một hướng dẫn, cho dù nhỏ, để cung cấp câu trả lời cho các vấn đề khác nhau trước các vấn đề. Xung đột nhân viên, trộm cắp, quấy rối, bạo lực tại nơi làm việc và các vấn đề quan trọng khác có thể được đưa ra với các chính sách và thủ tục rõ ràng để quản lý các tình huống này. Đánh giá và cảnh báo của nhân viên có thể được bảo hiểm cũng như ngày gói lợi ích và các câu hỏi khác.
Nhiệm vụ công việc
Các văn phòng nhỏ đặc biệt có thể gặp khó khăn khi phác thảo nhiệm vụ công việc chính xác của nhân viên. Nhầm lẫn có thể được loại bỏ bằng cách đảm bảo rằng nhân viên biết những gì công việc của họ đòi hỏi và những nhiệm vụ bổ sung mà họ có thể được yêu cầu để trang trải. Điều này có thể yêu cầu các biểu đồ tổ chức cho biết ai sẽ tiếp quản khi những người khác rời khỏi văn phòng vào những ngày ốm hoặc thời gian nghỉ. Phác thảo rõ ràng về người có tiếng nói cuối cùng trong các lĩnh vực cụ thể có thể đi một chặng đường dài hướng tới việc ngăn chặn sự nhầm lẫn và cảm giác khó khăn trong mạng lưới văn phòng. Theo Smallbiztrends.com, người quản lý văn phòng rất có thể là người phải chịu thêm một nhiệm vụ như nhân lực, mua hàng và công nghệ thông tin vượt xa các nhiệm vụ văn thư truyền thống.
Thủ tục tài chính
Chi phí có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm tay khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ, vì vậy một chương trình kế toán văn phòng thân thiện với người dùng là rất quan trọng đối với các thủ tục văn phòng tốt. Tài khoản phải trả và hoạt động phải thu hàng ngày có thể dễ dàng truy cập để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện ngân sách hạn chế. Truy cập vào dữ liệu tài chính có thể được giới hạn cho những người cần biết. Thủ tục quản lý tiền mặt và mua hàng nhỏ nên rõ ràng với việc lưu giữ hồ sơ dễ dàng. Các hình thức nên được chuẩn hóa cho các vấn đề mua, hàng tồn kho, hóa đơn và bảo trì.
