Trong môi trường văn phòng, điều quan trọng là luôn duy trì thái độ chuyên nghiệp. Đúng giờ là điều cần thiết và mọi nỗ lực nên được thực hiện để đến đúng giờ. Trừ khi bạn đang mong đợi một cuộc gọi quan trọng, điện thoại di động nên được tắt hoặc bật chế độ rung để không làm gián đoạn văn phòng. Mặc trang phục phù hợp cho loại hình kinh doanh tiến hành. Ví dụ mặc quần jean trong môi trường công sở chuyên nghiệp sẽ bị coi là không phù hợp, nhưng quần jean có thể là trang phục chấp nhận được trong văn phòng xây dựng.
Dịch vụ khách hàng
Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong thủ tục văn phòng là cách khách hàng được đối xử khi họ gọi điện thoại hoặc đến văn phòng.
Khi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, bạn nên chào người đó bằng một nụ cười và chú ý đến nhu cầu của họ. Nếu một khách hàng đến với một lời phàn nàn chăm chú lắng nghe nhưng không nên trở nên phòng thủ, đối đầu hoặc khó chịu, nó sẽ chỉ phục vụ để leo thang tình hình. Thể hiện sự quan tâm thực sự mặc dù biểu hiện trên khuôn mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể, khi khách hàng phàn nàn. Nếu khách hàng đang ca ngợi, hãy cho phép họ nổi giận - đừng cố ngăn họ lại hoặc nói chuyện với họ. Một khi họ đã lên tiếng phàn nàn, hãy bình tĩnh trả lời bằng cách nói cho họ biết bạn dự định làm gì để giúp họ hoặc người mà bạn sẽ giới thiệu họ và người đó sẽ có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề như thế nào.
Nghi thức điện thoại
Bởi vì người ở đầu dây bên kia có thể nhìn thấy bạn, điện thoại nên được trả lời một cách lạc quan. Người ở đầu bên kia sẽ có thể nghe thấy nụ cười của Ma-rốc trong giọng nói của bạn. Luôn luôn trả lời các cuộc gọi đến với tên của công ty đang quan tâm để phát âm tên của công ty sao cho dễ hiểu. Đôi khi cần phải sàng lọc các cuộc gọi trước khi chuyển tiếp chúng đến người nhận. Thực hiện mọi nỗ lực để có được tên của người đó đúng. Giữ một notepad tiện dụng để ghi tên người gọi trong trường hợp bị gián đoạn hoặc người nhận không trả lời và cuộc gọi bị trả lại. Điều này sẽ làm cho nó có thể giải quyết trực tiếp người gọi.
Tương tác với nhân viên khác
Không bao giờ là một ý tưởng tốt để thảo luận các vấn đề cá nhân với các nhân viên khác hoặc tham gia vào tin đồn văn phòng. Chính trị và tôn giáo nên tránh là chủ đề của cuộc trò chuyện văn phòng.
Luôn luôn tôn trọng khi giải quyết các nhân viên khác. Một nguyên tắc tốt là nếu người bạn đang giải quyết là cấp dưới thì bạn có thể gọi họ bằng tên của họ, nhưng người giám sát hoặc người quản lý nên được gọi là Ông hoặc Bà trừ khi họ yêu cầu được giải quyết trước. Tên.
Cơ quan
Khu vực làm việc phải luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp. Nếu bạn bị ốm hoặc rời khỏi văn phòng vì bất kỳ lý do gì, ai đó có thể phải lấy thông tin từ bàn của bạn và không cần phải lục lọi thông qua mọi thứ trong khu vực làm việc của bạn để tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm. Điều quan trọng nữa là đừng để vật dụng cá nhân trong hoặc trên bàn của bạn bởi vì ai đó vô tình của tôi đã vấp ngã trên một thứ gì đó mà bạn không muốn công khai.
Sự chú ý đến chi tiết
Nếu công việc đòi hỏi một vài bước để hoàn thành, thì đó là một ý tưởng hay để tạo một danh sách kiểm tra và kiểm tra từng mục khi nó được hoàn thành. Bất kể nhiệm vụ nào được giao sự chú ý chặt chẽ đến chi tiết là rất quan trọng để làm một công việc tốt.
Nếu việc tạo tài liệu là một phần của công việc, hãy đảm bảo chạy kiểm tra chính tả và ngữ pháp trên mỗi tài liệu. Dù công việc yêu cầu là gì, luôn luôn nên kiểm tra kỹ công việc trước khi chuyển nó vào.
