Các công ty sử dụng hướng dẫn thủ tục quản trị văn phòng để đào tạo nhân viên, tạo hoặc mua phần mềm và để cải thiện hiệu quả trong văn phòng. Phần mềm là một phần lớn của các hoạt động văn phòng và yêu cầu các quy trình để xác định các hoạt động của máy tính như bảo mật, tạo và truy cập cơ sở dữ liệu, giao thức email và bảo vệ chống vi-rút. Hướng dẫn thủ tục thường sẽ bao gồm các sơ đồ hỗ trợ tạo hoặc mua phần mềm đáp ứng nhu cầu của văn phòng bạn.
Quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm xử lý và quản lý hồ sơ và tài liệu; chuẩn bị cho các cuộc họp, hội nghị và các sự kiện đặc biệt; sắp xếp việc đi lại; và giao tiếp với khách hàng, quản lý, nhà cung cấp và nhân viên. Một hướng dẫn thủ tục hiệu quả mô tả thực hành văn phòng rõ ràng và càng chi tiết càng tốt. Một nhân viên mới sẽ có thể tham khảo hướng dẫn để biết thông tin về các thủ tục văn phòng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Chất kết dính 3 vòng
-
Phần mềm xử lý văn bán
Cách viết thủ tục văn phòng hành chính
Xác định các thủ tục
Hướng dẫn thủ tục hành chính văn phòng sẽ bao gồm một số thủ tục. Bắt đầu với cấp độ cao nhất, quy trình chung nhất và làm việc chi tiết nhất. Cần có một sơ đồ cấp cao chỉ ra cách mỗi thủ tục phù hợp với thể loại đó. Sơ đồ quy trình làm cho nó rất dễ dàng để đào tạo nhân viên mới vì nó là một đại diện đồ họa của dòng công việc của họ. Ví dụ dưới đây là một minh họa đơn giản về một số thủ tục văn phòng.
1. Hồ sơ văn phòng
1.1 Mua vật tư 1.2 Lưu trữ 1.3 Xử lý thư 1.4 Lập kế hoạch
1.3 Xử lý thư
1.3.3 Nhận thư -> 1.3.4 Sắp xếp thư -> Yêu cầu phản hồi ngay lập tức? -> Có -> Đánh dấu là khẩn cấp -> Không gửi -> Không đánh dấu -> Gửi
Khi viết hướng dẫn, cung cấp chi tiết bằng văn bản cho mỗi tiêu đề phụ. Ví dụ:
1.3.3 Nhận thư Thư được sắp xếp trong phòng thư và được gửi đến từng thùng thư của bộ phận trước 10 giờ sáng. Trợ lý văn phòng nhận thư, sắp xếp thư (xem 1.3.4) và xác định xem thư có yêu cầu trả lời ngay không (xem 1.3.5).
Thu thập thông tin thủ tục
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình viết và sẽ đòi hỏi nhiều thời gian nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu thủ tục bạn đang mô tả và phạm vi của dự án. Hiểu đối tượng cho thủ tục này và làm thế nào nó phù hợp với các thủ tục cấp cao hơn. Các nhà cung cấp cho các thủ tục là ai? Các chủ sở hữu và các chuyên gia vấn đề là ai? Khách hàng là ai? Khi bạn hiểu rõ về những điều trên, hãy làm theo các bước sau:
- Viết một bộ câu hỏi phỏng vấn. Bạn cần biết gì để viết một thủ tục chi tiết?
- Tiến hành phỏng vấn và ghi lại kết quả.
- Tạo một sơ đồ mô tả đầu vào cho quy trình, các bước công việc và đầu ra.
- Xem lại sơ đồ mà bạn đã tạo với các chủ sở hữu quy trình cho chính xác.
Viết hướng dẫn dự thảo
Chọn một định dạng cho hướng dẫn và đảm bảo rằng quản lý đồng ý với định dạng đó. Phác thảo toàn bộ hướng dẫn. Bạn không muốn viết lại hướng dẫn vì không có thỏa thuận về định dạng hoặc nội dung. Sử dụng chất kết dính 3 vòng để có thể dễ dàng thay đổi và cập nhật. Bao gồm những điều sau đây cho mỗi thủ tục được ghi lại:
- Chức vụ
- Giới thiệu
- Tổng quan
- Ngày sửa đổi
- Chủ sở hữu thủ tục - Sử dụng tiêu đề khi thích hợp và tránh sử dụng tên cá nhân
- Lưu đồ với các mô tả từng bước
- Định nghĩa
- Vật liệu hoặc phần mềm được sử dụng trong quy trình
- Minh họa, bảng, biểu đồ và đồ họa khi thích hợp
Xem lại và chỉnh sửa
Có hướng dẫn được xem xét bởi đội ngũ quản lý có trách nhiệm, chủ sở hữu thủ tục và khách hàng của thủ tục. Nếu khách hàng ở bên ngoài tổ chức, hãy chắc chắn có sự phê duyệt của ban quản lý trước khi yêu cầu xem xét.
Bạn có thể muốn ai đó không phải là tác giả trải qua từng bước trong quy trình để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của nó. Nếu có những ràng buộc pháp lý, hãy đảm bảo rằng tổ chức pháp lý nội bộ của bạn xem xét hướng dẫn sử dụng để tuân thủ.
Phân tích và sửa chữa bất kỳ thiếu sót nào được tìm thấy trong quá trình xem xét và viết phiên bản cuối cùng. Nhận chữ ký phê duyệt cuối cùng ở cấp độ thích hợp trước khi xuất bản tài liệu.
Chỉ định một chủ sở hữu của hướng dẫn, người chịu trách nhiệm ghi lại các cập nhật.
