Giấy tờ là một thực tế của cuộc sống trong một doanh nghiệp. Một cấu trúc dự án kiểm soát tài liệu cung cấp một khuôn mẫu để phân loại, xử lý và bảo trì các tài liệu. Hệ thống kiểm soát tài liệu bao gồm từ kế hoạch nộp tài liệu thủ công đến việc sử dụng công nghệ hình ảnh và hệ thống thông tin để lưu trữ và lập danh mục tài liệu.
Nhận biết
Kiểm soát tài liệu pha trộn các ngành khoa học thư viện và quản trị văn phòng. Điều này được phản ánh trong việc tạo các cấu trúc tệp dự án. Tương tự như một danh mục, một hệ thống kiểm soát tài liệu bao gồm xác định tài liệu, gán số kiểm soát và, trong các cấu trúc dự án chi tiết hơn, phân loại và mức độ bảo mật. Các doanh nghiệp thường sử dụng các hệ thống hình ảnh tự động tạo cấu trúc dữ liệu, do đó làm cho việc tìm và định vị tài liệu bằng công nghệ máy tính hiệu quả hơn.
Kích thước
Kích thước của một hệ thống dự án kiểm soát tài liệu có thể khác nhau. Ví dụ, trong một hệ thống lớn, kiểm soát tài liệu có thể được phân loại thành các chức năng khác nhau, chẳng hạn như dịch vụ lưu trữ, dịch vụ lưu giữ hồ sơ và dịch vụ bảo quản tài liệu.
Hiệu ứng
Một kế hoạch chiến lược kiểm soát tài liệu hiệu quả bao gồm các hệ thống kiểm toán để phân loại và xử lý tài liệu. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn dựa trên các chức năng kiểm soát tài liệu có thể được tham chiếu để bảo trì tài liệu đúng cách và các hệ thống hỗ trợ quản lý tài liệu.
