Chức năng kiểm soát tài liệu có trách nhiệm quản lý lưu lượng và lưu trữ tài liệu trong một tổ chức thông qua các chức năng và quy trình khác nhau. Chúng bao gồm duy trì các tệp và sử dụng các quy trình phân phối và sửa đổi phù hợp như được nêu tại Siliconfareast.com.
Hệ thống thư viện
Chức năng kiểm soát tài liệu có vai trò duy trì đúng quy trình thư viện nội bộ để xảy ra truy cập nhân sự phù hợp nhưng nơi ở của tài liệu chính thức vẫn được biết đến mọi lúc.
Lưu trữ / lưu trữ
Một hoạt động quan trọng khác của chức năng kiểm soát tài liệu là lưu trữ và lưu trữ tài liệu để đảm bảo khả năng truy cập đúng của tất cả các tệp cần thiết.
Sửa đổi
Chức năng kiểm soát tài liệu cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng tài liệu được phê duyệt chính thức chỉ được sửa đổi trong bối cảnh các quy trình và phê duyệt phù hợp. Điều này có thể liên quan đến một hệ thống các yêu cầu thay đổi tài liệu (hoặc dự án) (DCR) yêu cầu chữ ký được chỉ định trước khi tài liệu được phê duyệt trước đó có thể có các thay đổi bổ sung được thực hiện.
Luồng công việc
Nhân viên kiểm soát tài liệu cũng thực hiện các hoạt động với mục tiêu đảm bảo luồng công việc hiệu quả như bằng cách giao tài liệu cho nhân viên thư ký hoặc thư ký thích hợp cho các hoạt động như xử lý văn bản hoặc quét.
Theo dõi
Chức năng kiểm soát tài liệu cũng theo dõi quá trình sản xuất tài liệu kịp thời thông qua quy trình tổng thể công việc, chẳng hạn như thông qua việc sử dụng danh sách tuổi cho thấy rằng tài liệu đã mất quá nhiều thời gian trong quá trình xử lý công việc.
