Yêu cầu đề xuất (RFP) là giai đoạn sớm nhất trong quy trình mua sắm, hoặc quá trình có được hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết. Yêu cầu đề xuất mời các nhà cung cấp tiềm năng gửi đề xuất cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty bạn cần. Yêu cầu đề xuất này làm cho việc mua lại các hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết có hệ thống và cạnh tranh và cho phép công ty của bạn chọn tùy chọn tốt nhất trong số các giải pháp sáng tạo từ nhiều nhà cung cấp.
Sự miêu tả
Yêu cầu đề xuất không chỉ là yêu cầu ước tính giá, mà là yêu cầu báo cáo chi tiết bao gồm thông tin và lịch sử công ty cơ bản, dữ liệu tài chính, khả năng kỹ thuật, thông tin sản phẩm và tài liệu tham khảo khách hàng có thể kiểm chứng. Yêu cầu đề xuất thường bao gồm các mô tả chi tiết về mặt hàng, dự án hoặc dịch vụ được yêu cầu để nhận được phản hồi chính xác từ các nhà cung cấp. Thông thường, yêu cầu đề xuất không mở cho công chúng, mà thay vào đó được gửi đến danh sách các nhà cung cấp tiềm năng đã được phê duyệt trước đó.
Chức năng
Một yêu cầu cho các đề xuất phục vụ để có được các sự kiện và số liệu cần thiết để đảm bảo các quyết định kinh doanh đúng đắn cho các dự án phức tạp. Thông qua quy trình RFP, các công ty phải cạnh tranh để đưa ra đề xuất tốt nhất cho hàng hóa hoặc dịch vụ được đề cập để giành được doanh nghiệp của người mua. Điều này cho phép người mua kiểm tra nhiều lựa chọn để có sự kết hợp tốt nhất giữa chất lượng, điều khoản và dịch vụ với mức giá tốt nhất có thể. Yêu cầu đề xuất cũng được sử dụng để khuyến khích các nhà cung cấp đưa ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề kinh doanh được trình bày trong RFP. Bởi vì yêu cầu cho quá trình đề xuất có thể kéo dài và rút ra, nên chỉ được sử dụng khi cần thiết cho các dự án phức tạp.
Lợi ích
Yêu cầu đề xuất làm cho sự quan tâm của bạn đến việc mua sắm được biết đến bởi các nhà cung cấp khác nhau và khuyến khích các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất của họ với giá tốt nhất. Ngay từ đầu, các nhà cung cấp tiềm năng nhận thức được quá trình lựa chọn có tính cạnh tranh cao. Quy trình RFP yêu cầu người mua chỉ định những gì họ dự định mua và các nhà cung cấp phải đáp ứng thực tế với yêu cầu. Thông qua một quy trình đánh giá và lựa chọn có cấu trúc, các công ty và tổ chức có thể cho thấy tính khách quan của họ trong quá trình lựa chọn.
Hạn chế
Quá trình RFP cũng có nhược điểm của nó. Bởi vì các yêu cầu cho các đề xuất đòi hỏi rất nhiều nỗ lực từ cả người mua và nhà cung cấp, nên chúng có thể rất tốn thời gian. Thời gian và nỗ lực cần thiết để chuẩn bị tài liệu và lên kế hoạch các cuộc họp có thể gây ra sự chậm trễ. Vì số lượng thời gian và khó khăn liên quan đến việc đáp ứng yêu cầu đề xuất, một số công ty có thể quyết định không tham gia. Xác định chính xác những gì công ty muốn mua có thể khó khăn và các yêu cầu không rõ ràng thường dẫn đến các đề xuất không thỏa đáng từ các nhà cung cấp tiềm năng. Hơn nữa, các đề xuất có thể dài và khó để công ty mua hàng đánh giá chúng một cách hiệu quả.
Các yếu tố chính
Yêu cầu được viết tốt cho các đề xuất nên bao gồm một số yếu tố chính. Ngoài các yếu tố cơ bản, chẳng hạn như tóm tắt về doanh nghiệp sẽ được tiến hành, mô tả về hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu và yêu cầu kinh doanh chi tiết, yêu cầu đề xuất cũng nên bao gồm thông tin cho nhà cung cấp về cách đáp ứng. Thông tin cho các nhà cung cấp nên được đưa vào về cách tiếp cận người mua, quy trình đánh giá sẽ được sử dụng, định dạng đề xuất mong muốn, thời hạn, tiêu chí lựa chọn sẽ được sử dụng, thông tin liên hệ và dòng thời gian dự kiến cho dự án.
