Nhiều công ty mang đến các nhà cung cấp bên ngoài khi họ có các dự án quy mô lớn. Có nhiều lý do để thuê ngoài công việc, bao gồm thiếu nhân viên, thiếu nguồn lực và thiếu chuyên môn cho dự án. Khi chọn nhà cung cấp phối cảnh, một doanh nghiệp thường gửi Yêu cầu thông tin hoặc Yêu cầu đề xuất. Trước khi quyết định loại công cụ nào là tốt nhất cho tổ chức của bạn, hãy xem xét sự khác biệt giữa hai công cụ.
Yêu cầu thông tin
Yêu cầu thông tin, hoặc RFI, là tài liệu lập kế hoạch. Chúng là các tài liệu không chính thức và thường không yêu cầu cam kết từ một trong hai bên. RFI được thiết kế để thu thập thông tin về công ty, khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm của nhà cung cấp tiềm năng. Chi tiết dự án và ngân sách thường không được bao gồm trong loại tài liệu này. Lần duy nhất loại thông tin này được đưa vào là nếu công ty đang tìm kiếm một nhà cung cấp ngắn hạn cho một dự án nhỏ.
Yêu cầu đề xuất
Yêu cầu Đề xuất, hoặc RFP, là các tài liệu phức tạp mà các công ty tạo ra để thu hút giá thầu và đề xuất từ các nhà cung cấp bên ngoài. Một RFP thường bao gồm ngân sách, dòng thời gian và tiêu chí của dự án, cũng như các mục tiêu và mục tiêu của công ty. Nó tập trung vào các thông số kỹ thuật và phạm vi của dự án, và nó hoạt động để thu hút một phản hồi chi tiết từ các nhà cung cấp tiềm năng. Trả lời của nhà cung cấp thường bao gồm thông tin về công ty của nhà cung cấp, giá đề xuất và chi tiết cụ thể về cách nhà cung cấp sẽ thực hiện và quản lý dự án.
Quy trình
RFI thường được sử dụng một mình cho các dự án ngân sách thấp và là điểm khởi đầu cho các dự án ngân sách cao. Thường mất vài tuần để gửi và nhận phản hồi cho loại tài liệu này và thường là ít hơn 10 trang. RFP được sử dụng cho các dự án ngân sách cao và thường được tạo ra vào cuối giai đoạn thu thập thông tin của dự án. Thường mất vài tháng để gửi và nhận phản hồi của nhà cung cấp với loại tài liệu này và thường ít nhất là 20 trang trở lên.
Ưu điểm
Sử dụng RFI là lợi thế cho các dự án nhỏ, có tác động thấp. Tài liệu này không đòi hỏi nhiều thời gian hoặc nỗ lực từ các nhà cung cấp tiềm năng, vì họ không phải gửi lại các mô tả dài về chi tiết dự án. Do đó, các công ty sử dụng loại tài liệu này để tìm hiểu thêm về phạm vi của một dự án lớn trước khi bắt đầu quá trình đề xuất. Lợi ích của RFP là nó chuẩn bị cho công ty tiến lên với một nhà cung cấp và bắt đầu giai đoạn hợp đồng.
Nhược điểm
Nhược điểm của RFI là các nhà cung cấp có thể không quan tâm đến việc gửi thông tin vì họ không thấy cam kết ngụ ý từ công ty. Nhược điểm của RFP là các chế phẩm tốn thời gian cần thiết để gửi và nhận nó. Nếu một công ty không chắc chắn về phạm vi và thông số kỹ thuật chung của dự án, việc viết RFP có thể rất khó khăn hoặc có thể dẫn đến các đề xuất của nhà cung cấp không thể đoán trước.
