Một văn phòng không giấy tờ có thể giúp ích cho môi trường, nhưng nó có thể tạo ra những cơn đau đầu về quy trình nếu một hệ thống quy trình làm việc phù hợp được đặt ra. Di chuyển mọi thứ vào không gian kỹ thuật số đòi hỏi phải thiết lập các quy trình kiểm soát tài liệu và quy trình làm việc để đảm bảo không có gì bị mất trong quá trình chuyển đổi. Khi các hộp vật lý lùi vào thùng rác của lịch sử, những cái ảo phải thay thế chúng.
Đi kỹ thuật số
Trong một văn phòng không giấy tờ, mục tiêu là để di chuyển mọi thứ có thể trực tuyến. Tài liệu in được quét và đặt ở vị trí dùng chung trên hệ thống máy tính của bạn, nơi người dùng được ủy quyền có thể truy cập chúng. Ngoài các lợi ích về môi trường, một văn phòng không giấy được quản lý tốt có thể giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn so với các hệ thống nộp đơn truyền thống. Các thư mục trong kho lưu trữ ảo lưu trữ các tài liệu cũ hơn để chúng không lộn xộn các khu vực thường xuyên truy cập nhưng vẫn có sẵn khi cần.
Lịch chung
Chuyển lịch trình của nhân viên vào lịch chung cho phép nhà tuyển dụng quản lý thời gian nghỉ phép và các vấn đề khác ảnh hưởng đến lịch làm việc. Nó cũng cho phép đồng nghiệp theo dõi các cuộc họp và các sự kiện theo lịch trình khác. Các nhóm chia sẻ lịch làm việc có thể theo dõi ai là người trong và người ra khỏi văn phòng và có thể sắp xếp công việc theo dự án với ý nghĩ đó. Chẳng hạn, có thể thấy rằng các bên liên quan chính đang hướng đến một cuộc hội thảo vào cuối tuần, chẳng hạn, có thể thúc đẩy ai đó lấy bản thảo của một tài liệu chính hoặc hợp đồng hoàn thành nhanh hơn để những bên liên quan đó có cơ hội cung cấp đầu vào của họ trước đó nội dung được hoàn thành.
Quản lý tài liệu
Văn phòng không cần giấy tờ cần một hệ thống bắt buộc phải bảo quản và lưu trữ tài liệu như thế nào. Tạo một quy ước đặt tên tài liệu và cấu trúc thư mục để làm cho tài liệu dễ tìm. Các hệ thống quản lý tài liệu thường cho phép cả hai kiểm tra các chế độ kiểm tra và theo dõi các thay đổi. Điều này ngăn nhiều người làm việc trên một tài liệu cùng một lúc và cho phép kiểm soát phiên bản. Việc bắt buộc các tài liệu được cập nhật ở vị trí được chia sẻ sẽ giảm các vấn đề xảy ra khi người dùng tải xuống tệp, thực hiện cập nhật và gửi chúng qua email và sau đó không giữ được phiên bản chính thức.
Quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi các mốc và thời hạn dự án. Bạn sẽ cần một hệ thống có thể theo dõi các nhiệm vụ và lịch trình dự án và cho phép nhân viên chỉ ra khi nào một cái gì đó đã được hoàn thành. Thông báo sẽ cảnh báo cho ai đó khi một nhiệm vụ mới cần sự chú ý của cô ấy. Các cá nhân có thể theo dõi các dự án của riêng họ, trong khi các nhà quản lý có thể có cái nhìn toàn diện về những gì đang được thực hiện trong toàn nhóm và phân bổ lại các nguồn lực khi cần thiết. Các dự án nên được lưu trữ kỹ thuật số sau khi hoàn thành, cùng với các bài học kinh nghiệm, để chuyển giao kiến thức có thể dễ dàng xảy ra khi một dự án tương tự bắt đầu sau đó.
