PO chăn, hoặc đơn đặt hàng, là một hợp đồng ràng buộc để mua hàng hóa hoặc dịch vụ với mức giá đã nêu và trong một khoảng thời gian nhất định. Một PO chăn thêm sự chắc chắn cho một doanh nghiệp. Có nhiều lợi thế khi sử dụng hình thức thương mại này. Các cơ quan chính phủ hoặc một doanh nghiệp tư nhân có thể sử dụng PO chăn.
Hàng tồn kho
PO giúp nhân viên của người mua dễ dàng hơn trong việc tính toán mức tồn kho thích hợp và biết khi nào là thời gian để sắp xếp lại nguồn cung cấp. PO cho phép người mua kiểm soát chi phí tốt hơn bằng cách đưa ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, chẳng hạn như hệ thống kiểm kê chỉ trong thời gian.
Tiết kiệm chi phí
Chào mời thầu cho phép các nhà cung cấp tiềm năng cảm thấy rằng các đối thủ cạnh tranh có cơ hội như nhau đối với doanh nghiệp. Thêm cạnh tranh có nghĩa là giá cả thuận lợi cho người mua. Với mức giá ổn định trong một khoảng thời gian cố định, PO đóng vai trò như một hàng rào chống lạm phát. Cạnh tranh gia tăng cũng cho phép người mua có thêm đòn bẩy trong việc đàm phán các điều khoản hợp đồng tốt hơn.
Sự chắc chắn
Doanh nghiệp thích sự chắc chắn. Với PO chăn, có sự chắc chắn cho cả nhà cung cấp và nhà cung cấp về chi phí của hàng hóa hoặc dịch vụ. Cả hai bên đều có sự chắc chắn về số lượng, giá cả, yêu cầu giao hàng và điều khoản thanh toán. Nhà cung cấp chắc chắn về doanh thu đến từ doanh nghiệp của mình. Nếu đơn đặt hàng đủ lớn và người mua là một công ty đã biết, nhà cung cấp có thể sử dụng PO để thiết lập hạn mức tín dụng.
Quy trình mua hàng
Đặt cùng một tấm chăn PO mã hóa quy trình mua hàng. Điều này giúp giảm thời gian dành cho các đơn đặt hàng lặp đi lặp lại và cho phép người mua tập trung vào các nhiệm vụ khác. Một PO chăn cũng làm tăng các liên hệ mạng của nhà cung cấp cho các giao dịch trong tương lai. Điều này để lại một dấu vết kiểm toán rõ ràng. Trong quá trình đấu thầu, các nhà cung cấp có thể cung cấp các mặt hàng thay thế có thể tốt hơn so với ban đầu.
