Khi nhân viên chuyển từ công việc này sang công việc khác hoặc thăng tiến trong sự nghiệp, họ thường cảm thấy cần phải gửi một email cuối cùng bày tỏ một số tình cảm chia tay với đồng nghiệp cũ của họ. Mặc dù vậy, nhiều email trong số này xuất hiện dưới dạng trần tục và không để lại ấn tượng gì với đồng nghiệp. Nhân viên có thể sử dụng một vài thủ thuật để thêm gia vị cho một email chia tay và nói lời tạm biệt với cả phong cách và sự chuyên nghiệp.
Sử dụng một giới thiệu hấp dẫn
Trang web kinh doanh Sáp nhập và điều tra than thở rằng hầu hết các email chia tay của nhân viên đều bắt đầu bằng một lời giới thiệu trần tục, có thể dự đoán được khiến người nhận không quan tâm. Trang web khuyến nghị các tác giả nên sử dụng phần giới thiệu hấp dẫn nhưng chuyên nghiệp để thu hút sự chú ý của người đọc và dẫn người nhận đọc thêm thông điệp. Tuy nhiên, các nhân viên khởi hành không nên đi quá xa để gây bất bình hoặc làm hỏng công ty trong phần giới thiệu, vì một phần giới thiệu không chuyên nghiệp có thể đốt cháy cầu nối và khiến cho việc trở lại nhà tuyển dụng trở nên khó khăn hơn trong tương lai. Trang web viết Write Express cũng lưu ý rằng phần giới thiệu phục vụ mục đích xác nhận bất kỳ tin đồn nào về sự ra đi của nhân viên, vì vậy một số thông báo xác nhận mục đích của email thuộc về một vài câu đầu tiên.
Đánh giá cao
Nhân viên viết email chia tay có một cơ hội cuối cùng để bày tỏ sự đánh giá cao về bài học kinh nghiệm, tình bạn được thực hiện và nhiều khía cạnh tích cực khác của vị trí cũ của họ. Write Express khuyên bạn nên sử dụng email để cảm ơn các đồng nghiệp cũ vì sự hỗ trợ, lòng tốt và sự giúp đỡ của họ, và các tác giả nên đề cập cụ thể đến bất kỳ ai có đóng góp đáng kể cho sự phát triển của người gửi. Thời báo New York cũng trích dẫn một ví dụ về một email chia tay, trong đó tác giả cảm ơn người nhận về một số đóng góp rất cụ thể, nhưng một số tác giả có thể thích giữ những đóng góp mơ hồ như vậy.
Hồi tưởng
Email chia tay mà New York Times trích dẫn cũng tiếp tục gợi lại một số ký ức yêu thích của tác giả về việc làm việc với công ty. Hồi tưởng về những ký ức cụ thể có liên quan đến một số đồng nghiệp có thể giúp củng cố mối liên kết được hình thành giữa các đồng nghiệp, và sự ràng buộc này vừa giúp tăng cường mối quan hệ của nhân viên rời khỏi mối quan hệ với bộ phận và giúp xây dựng tình bạn giữa những công nhân còn lại. Người gửi nên cẩn thận khi nhớ lại những kỷ niệm từ các sự kiện bên ngoài văn phòng, vì một số cuộc phiêu lưu cá nhân không có chỗ trong một email kinh doanh. Trang web Sáp nhập và Truy vấn khuyên bạn nên giới hạn ký ức với những nỗ lực chuyên nghiệp từ bên trong nơi làm việc, mặc dù một số nhân viên có thể muốn gửi một email riêng, riêng tư hơn cho những người bạn thân than thở về một trải nghiệm khác nhau.
Đóng trên một ghi chú cao
Các chuyên gia viết tại Write Express lưu ý rằng một email chia tay sẽ kết thúc bằng một ghi chú lạc quan, có thể nhắc lại một số ký ức tích cực hoặc bày tỏ hy vọng cho tương lai. Trang web cảnh báo các nhân viên rời khỏi không được đề nghị giữ liên lạc trừ khi họ thực sự muốn duy trì liên lạc. Những người muốn giữ liên lạc với các đồng nghiệp cũ nên cung cấp email hoặc thông tin mạng xã hội phù hợp trong dòng kết thúc email.
