Kế toán thủ công liên quan đến việc sử dụng sổ cái giấy và tạp chí để ghi lại các giao dịch tài chính. Những công cụ này là từ một thời đã qua. Kế toán - thường đeo kính xanh và băng tay đen - sẽ sử dụng kế toán thủ công để giúp giữ điểm tài chính cho công ty của họ. Các doanh nghiệp ngày nay vẫn có thể sử dụng kế toán thủ công cho một số quy trình. Tuy nhiên, nhược điểm có thể làm suy yếu các hoạt động kế toán thủ công.
Mất thời gian
Các quy trình kế toán sử dụng nhật ký giấy và sổ cái hoặc các công cụ tương tự đòi hỏi nhiều thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ. Kế toán sẽ cần xác định vị trí các tài khoản và tạp chí trong hệ thống trước khi ghi các mục. Kiểm tra số dư tài khoản và xem xét thông tin cũng khó khăn. Kế toán cũng có thể cần phải rạch ròi qua nhiều tài liệu để xác định thông tin theo yêu cầu của giám đốc điều hành. Sao chép thông tin này cũng có thể khó khăn.
Lỗi
Lỗi có thể khá thường xuyên trong các quy trình kế toán thủ công. Các lỗi phổ biến là nhập thông tin vào tài khoản không chính xác, hoán vị số liệu hoặc ghi thông tin ngược. Mặc dù các lỗi này cũng có trong các hệ thống kế toán hiện đại, các hệ thống thủ công không có kiểm tra và số dư nội bộ. Kế toán nghiên cứu lỗi thường sẽ mất vài giờ để xác định vị trí và sửa các mục. Nhiều kế toán viên làm việc trong một số sổ cái kế toán thủ công có thể làm trầm trọng thêm những vấn đề này.
Thiếu an ninh
Thiếu bảo mật là một nhược điểm phổ biến khác đối với kế toán thủ công. Các công ty có thể không thể ngăn nhân viên xem xét dữ liệu nhạy cảm trong sổ cái và tạp chí giấy. Các tập tin được sao chép và lưu trữ trên máy tính cũng có thể kém an toàn hơn. Điều này có thể cho phép nhân viên lạm dụng thông tin tài chính thông qua gian lận hoặc biển thủ. Nhân viên bất mãn cũng có thể làm hỏng thông tin và phá hủy các hồ sơ tài chính quan trọng.
Một vài bản sao có sẵn
Các tổ chức lớn thường gặp khó khăn trong kế toán thủ công do thiếu nhiều sổ cái và tạp chí. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ có một tạp chí cho các tài khoản phải trả, các khoản phải thu, bảng lương, tài sản cố định, v.v. Điều này có nghĩa là chỉ có một kế toán viên có thể làm việc trên một tạp chí tại bất kỳ thời điểm nào. Việc tách các sổ cái này thành các tài khoản con có thể dẫn đến ít bảo mật hơn và có khả năng sao chép thông tin trong hệ thống kế toán.
