Tài khoản quét là tài khoản sổ cái chung được sử dụng để lưu trữ tạm thời thông tin tài chính sẽ được bù đắp bằng một giao dịch khác, chẳng hạn như khi một công ty thanh toán chi phí của một công ty khác nhưng sẽ được công ty kia hoàn trả. Đôi khi, phần bù sẽ xảy ra trong cùng một kỳ kế toán, để lại số dư bằng 0 trong tài khoản quét và vào thời điểm khác, tài khoản quét có thể có số dư còn lại vào cuối tháng kế toán. Điều chỉnh tài khoản quét có thể cần một lượng thời gian đáng kể tùy thuộc vào số lượng giao dịch chạy qua tài khoản hàng tháng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Bản in hoạt động tài khoản quét
-
Công cụ tô sáng
Tính toán số dư nào, nếu có, tài khoản quét sẽ phản ánh. Ví dụ: nếu chi phí thanh toán thay mặt cho một công ty khác được ghi lại trong tài khoản quét, nhưng bạn chưa nhận được khoản hoàn trả, thì số dư sẽ phản ánh các khoản không được hoàn trả.
So sánh số dư còn lại trong tài khoản quét với số tiền cần được phản ánh trong tài khoản quét để xác định số tiền mà tài khoản bị mất.
In một bản sao của tài khoản sổ cái quét chung, hiển thị mọi giao dịch cho kỳ kế toán.
Sử dụng công cụ tô sáng, đánh dấu các giao dịch được bù vào sổ cái. Ví dụ: nếu sổ cái chung hiển thị chi phí cho 20 đô la và hoàn trả 20 đô la cho chi phí cụ thể đó, thì hãy làm nổi bật cả hai khoản đó trên bản in. Khi bạn kết thúc, bất kỳ giao dịch nào không được tô sáng và không phải là giao dịch trong danh sách của bạn đang chờ bù đắp là các giao dịch gây ra tình trạng mất cân bằng.
Nghiên cứu từng giao dịch để xem tại sao giao dịch gây ra tình trạng mất cân bằng và sau đó thực hiện các chỉnh sửa cần thiết. Ví dụ: nếu một khoản chi phí được ghi vào tài khoản quét nhưng hóa đơn cho công ty kia không bao giờ được tạo ra, thì hãy tạo hóa đơn để công ty kia có thể xử lý hoàn trả.
Lời khuyên
-
Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào để điều hòa các tài khoản quét, hãy xem xét việc thuê một chuyên gia kế toán để hỗ trợ bạn thực hiện công việc.
