Tài khoản ký quỹ tạo thành một tập hợp con rất cụ thể trong bất kỳ kịch bản kế toán. Thuật ngữ tài khoản ký quỹ đủ chung để kết hợp nhiều loại tài khoản, mỗi loại có một bộ quy tắc riêng. Tại cốt lõi, tài khoản ký quỹ là tài khoản tiền mặt. Tuy nhiên, chính quyền của họ có thể yêu cầu báo cáo cụ thể hoặc yêu cầu tài liệu đối với một số loại tài khoản ký quỹ hoặc tài khoản được quản lý bởi các công ty hoặc cá nhân nhất định.
Tài khoản ký quỹ là tài khoản ủy thác
Mục đích của tài khoản ký quỹ là giữ tiền trong niềm tin cho một mục đích cụ thể hoặc người nhận. Ví dụ về tài khoản ký quỹ bao gồm những thứ như tiền được ủy thác bởi một luật sư bất động sản để giải ngân chi phí đóng cửa, thuế và phí khi mua nhà mới hoặc tiền do một công ty luật nắm giữ để giải quyết, giải ngân chờ xử lý. Một công ty thế chấp có thể giữ tiền ký quỹ để trả thuế và thanh toán bảo hiểm cho tài sản của người vay. Một số tài khoản ký quỹ này phải tuân theo các quy tắc cụ thể.
Đối xử với tài khoản ký quỹ như tài khoản tiền mặt
Tại cốt lõi của nó, một tài khoản ký quỹ là một tài khoản tiền mặt. Bạn ghi lại các mục nhật ký cho một tài khoản ký quỹ như bất kỳ tài khoản tiền mặt nào khác. Tiền đến được ghi nhận là tiền gửi, trong khi tiền gửi đi là khoản ghi nợ trên một tạp chí kế toán ký quỹ. Điều làm cho các tài khoản ký quỹ đáng chú ý là các yêu cầu báo cáo. Bởi vì đây là những khoản tiền được giữ trong tín thác, mọi khoản ghi nợ hoặc tín dụng phải được ghi chép tỉ mỉ; thường yêu cầu mức độ chi tiết cao hơn tài khoản tiền mặt thông thường. Các chi tiết cụ thể khác nhau tùy thuộc vào loại và mục đích của tài khoản ký quỹ.
Yêu cầu tài liệu bổ sung cho tài khoản ký quỹ
Bởi vì tài khoản ký quỹ là các quỹ được ủy thác, nên các yêu cầu về báo cáo và tài liệu rất tỉ mỉ. Bạn phải ghi chép cẩn thận từng giao dịch trong tài khoản ký quỹ, bao gồm người trả tiền cho các khoản tín dụng, người được trả tiền cho các khoản nợ và mục đích của mỗi giao dịch. Một số loại tài khoản ký quỹ có yêu cầu tài liệu cụ thể để ghi lại các giao dịch này. Một ký quỹ bất động sản, ví dụ, ghi lại các giao dịch trên HUD-1. Người cho vay thế chấp, mặt khác, chỉ có thể được yêu cầu đưa ra một tuyên bố hàng quý hoặc hàng năm. Tài khoản ký quỹ gộp có thể yêu cầu sổ cái khách hàng cá nhân.
Một số tài khoản ký quỹ có quy tắc đặc biệt
Tài khoản ký quỹ cho các quỹ bất động sản và văn phòng luật có các quy tắc cụ thể về cách quản lý ký quỹ và cách báo cáo quỹ, bao gồm số dư đặc biệt và bảng giải ngân. Luật pháp khác nhau tùy theo tiểu bang và tùy thuộc vào loại tài khoản; ví dụ, luật sư ở New York có các yêu cầu báo cáo ký quỹ khác với các đại lý bất động sản ở Illinois. Tham khảo tổ chức chuyên nghiệp hoặc hội đồng cấp phép của tiểu bang của bạn để xác định nơi bạn có thể tìm thấy thông tin về các yêu cầu tài khoản ký quỹ của tiểu bang.
