Phát triển các thủ tục văn phòng có lợi cho văn phòng hoặc doanh nghiệp của bạn bằng cách giúp bạn và nhóm quản lý của bạn chuẩn hóa các hoạt động cụ thể. Thủ tục văn phòng giúp duy trì sự xuất sắc của dịch vụ và phục vụ như một hướng dẫn cung cấp thông tin cần thiết để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Tạo các thủ tục rõ ràng và chính xác có thể đạt được bằng cách tuân theo trình tự lập kế hoạch nội dung đơn giản, viết các thủ tục, tạo ra một hướng dẫn hoặc hướng dẫn và theo dõi tất cả các sửa đổi được thực hiện cho các thủ tục. Thủ tục văn phòng có thể được viết cho một chức năng văn phòng cụ thể hoặc để quản lý toàn bộ văn phòng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy ghi âm (tùy chọn)
-
Notebook và xử lý văn bản
-
Lịch hoặc lịch trình
Viết ra lý do tại sao bạn viết các thủ tục và ai sẽ sử dụng các thủ tục. Xác định tần suất các thủ tục, hoặc các phần của thủ tục, sẽ được sử dụng. Việc cụ thể giúp bạn tập trung và cấu trúc các nỗ lực tài liệu.
Tạo một lịch trình để thu thập thông tin về những nhiệm vụ được thực hiện và tần suất các nhiệm vụ được hoàn thành. Phỏng vấn các chuyên gia thực hiện nhiệm vụ và ghi lại các bước thực hiện để hoàn thành từng hoạt động trong một nhiệm vụ. Nếu tạo các bước từ đầu, hãy vẽ sơ đồ đơn giản về các bước nhân viên làm theo từ đầu đến cuối để hoàn thành nhiệm vụ.
Xác định khi nào tài liệu sẽ được gửi và liệu nó sẽ ở dạng giấy hoặc trực tuyến. Đối với các mục đích thực tế, các thủ tục trên giấy là lý tưởng vì chúng phục vụ như một hướng dẫn tham khảo dễ dàng và hữu ích trong quá trình đào tạo thủ tục. Có cấu trúc tệp và quy ước đặt tên tệp đơn giản rất tiện lợi khi tạo thủ tục.
Chia các thủ tục thành các phần theo chức năng. Tạo các nhiệm vụ cụ thể theo chức năng sẽ giao một vai trò và trách nhiệm cho một người hoặc bộ phận, người phải hoàn thành nhiệm vụ.
Viết các bước thủ tục cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Sử dụng các ghi chú phỏng vấn được viết hoặc ghi lại trong Bước 2, viết hoạt động theo trình tự để bất kỳ ai cũng có thể hoàn thành hoạt động và nhiệm vụ thành công. Sau khi hoàn thành tài liệu về các nhiệm vụ, thực hiện kiểm tra chính tả và xem lại nội dung đầy đủ. Đó là lý tưởng để có một hoặc hai chuyên gia kiểm tra dự thảo tài liệu cho chính xác.
Thực hiện bất kỳ sửa chữa cần thiết và tạo ra một dự thảo thứ hai hoặc cuối cùng. Hãy ghi nhớ ngày giao tài liệu của bạn, thực hiện kiểm tra tài liệu cuối cùng và sau đó tạo tài liệu cuối cùng để in hoặc tham khảo trực tuyến. Đặt bản sao trong một cuốn sổ bìa ba vòng để dễ dàng thay thế trang khi cập nhật được thực hiện.
Lời khuyên
-
Sử dụng bất kỳ thông tin hiện tại hoặc sơ đồ nhiệm vụ sẽ giảm thời gian cần thiết để hoàn thành quá trình phát triển thủ tục và giúp đảm bảo rằng các lỗi vận hành được giảm thiểu.
Trung bình, mất khoảng sáu tuần để hoàn thành tài liệu và quy trình xem xét.
