Thỉnh thoảng, công nhân có thể cần phải làm mới những ký ức về cách thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. Tương tự như vậy, nhân viên mới vào một tổ chức sẽ muốn tìm hiểu các sợi dây càng nhanh càng tốt mà không cần phải làm gián đoạn người giám sát hoặc đồng nghiệp với vô số câu hỏi. Một sổ tay thủ tục văn phòng hoàn thành cả hai mục tiêu này trong khi cung cấp các giao thức bằng văn bản và kỳ vọng về hiệu suất có thể được tham chiếu sau đó trong các đánh giá và tài liệu của nhân viên cho các hành động kỷ luật.
Xác định mục đích và phạm vi của sổ tay văn phòng bạn muốn phát triển. Nội dung của sổ tay văn phòng thường rơi vào hai loại: (1) cách tương tác với mọi người và (2) cách thực hiện các nhiệm vụ cụ thể bao gồm vận hành thiết bị cần thiết để tạo, quản lý và cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Hướng dẫn sử dụng văn phòng cũng thường bao gồm các biểu đồ tổ chức, thư mục tài nguyên và mẫu biểu mẫu. Độ phức tạp của sổ tay văn phòng dựa trên người dùng mục tiêu sẽ là ai. Ví dụ, nếu nội dung liên quan đến quan hệ khách hàng và cách xử lý khiếu nại, sẽ không có ý nghĩa bao gồm các chương về cách xe nâng hoạt động hoặc cách xử lý các vật liệu nguy hiểm.
Quyết định về cách trình bày định dạng phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn. Mặc dù hướng dẫn sử dụng văn phòng thường được coi là hướng dẫn được in trên giấy và được đặt trong các chất kết dính ba vòng với các tab chia chủ đề, công nghệ đã mở ra cơ hội để cung cấp thông tin thú vị hơn - cũng như kinh tế hơn. Ví dụ, xem xét liệu một hướng dẫn thủ tục trực tuyến sẽ giúp nhân viên truy cập thông tin dễ dàng và nhanh hơn bằng cách nhập từ khóa. Một định dạng điện tử cũng có thể tạo điều kiện cho quá trình cập nhật và sửa đổi nội dung cũng như kết hợp các nội dung âm thanh và video để tăng cường học tập.
Tạo một danh sách tất cả các chủ đề chương mà bạn muốn hướng dẫn của bạn giải quyết. Ví dụ, nếu bạn quyết định viết hướng dẫn về cách vận hành các thiết bị văn phòng khác nhau, bạn sẽ xác định các bộ phận riêng lẻ cho máy tính, máy fax, hệ thống điện thoại, microfiche, máy photocopy, hệ thống ghi âm, máy đo bưu chính và thiết bị đối chiếu. Quyết định xem bạn sẽ tự viết tất cả nội dung hay chỉ định bản thảo đầu tiên của mỗi phần cho các cá nhân thành thạo trong vấn đề này.
Tổ chức các bước thủ tục từ các khái niệm đơn giản nhất đến các khái niệm phức tạp hơn. Xem xét liệu việc bao gồm các hình ảnh, bản vẽ, bảng hoặc đồ họa khác sẽ bổ sung cho sự hiểu biết của người dùng về vật liệu. Cung cấp bảng chú giải các từ viết tắt và thuật ngữ đặc thù cho nhiệm vụ. Trong trường hợp thực tế, cung cấp các ví dụ về cách điền vào đơn đặt hàng yêu cầu, yêu cầu chi phí đi lại, yêu cầu nghỉ phép, bảng chấm công, biên lai khách hàng và các hình thức khác được sử dụng bởi công ty.
Thiết lập khung thời gian để hoàn thành từng phần của hướng dẫn mới. Nếu cần thiết, sắp xếp một khối thời gian mỗi ngày để nghiên cứu, viết, xem xét và lắp ráp nội dung.
Có nội dung được xem xét bởi nhân viên nhân sự và nhân viên pháp lý trước khi phổ biến để đảm bảo rằng ngôn ngữ của nó rõ ràng, không lộn xộn và phù hợp với các quy định và quy định của tiểu bang và liên bang. Cung cấp cho mỗi người nhận sổ tay một tờ đăng ký cho biết họ đồng ý đọc tài liệu và tuân thủ các chỉ thị của nó.
Lời khuyên
-
Hướng dẫn sử dụng văn phòng phải luôn được coi là một công việc đang được tiến hành và do đó, được xem xét trên cơ sở liên tục để đảm bảo rằng nội dung là sự phản ánh chính xác các quy trình đang được tuân theo và thiết bị được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ đó.
