Cách phê duyệt Biên bản họp Hội đồng

Biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị là các tài liệu pháp lý và có sẵn để kiểm tra công khai, làm cho chúng trở thành hồ sơ quan trọng cho một doanh nghiệp hoặc loại hình tổ chức khác. Họ càng trang trọng, điều quan trọng hơn là họ phải được hội đồng quản trị phê duyệt trước khi họ được phổ biến. Sử dụng một vài thực hành tốt nhất đơn giản để ghi lại và phê duyệt biên bản sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình này và giảm bớt giấy tờ.

Xem lại quy trình ghi biên bản cuộc họp do tổ chức ủy quyền. Nhiều người tuân theo Quy tắc đặt hàng của Robert, cho phép thư ký ghi âm sử dụng và làm theo mẫu để ghi chú và tạo những phút cuối cùng. Hỏi khi nào và nếu bạn nên bao gồm tên của các thành viên hội đồng đưa ra nhận xét hoặc đặt câu hỏi, hoặc nếu bạn nên bảo vệ quyền riêng tư của họ. Ví dụ: bạn có thể cần phải viết, Người ta đã thảo luận rằng đối thủ của chúng tôi, XYZ Corporation, đã sử dụng quảng cáo gây hiểu lầm và FTC nên được liên hệ, hay hơn là, Bob Bob Smith nói rằng ông tin rằng đối thủ của chúng tôi, XYZ Corporation, đang sử dụng quảng cáo gây hiểu lầm và FTC nên được liên hệ. Debbie Jones và Hank Johnson đã đồng ý.

Hãy chắc chắn để ghi lại các phút chính xác. Yêu cầu các thành viên hội đồng ngừng nói hoặc chủ tịch chờ đợi trước khi bắt đầu một cuộc thảo luận mới bất cứ khi nào bạn bị tụt lại phía sau trong ghi chú của bạn. Yêu cầu các thành viên nhắc lại hoặc làm rõ bất kỳ thông tin nào bạn không thấy rõ. Các thành viên hội đồng chuyển động lặp lại thực hiện, bao gồm cả chuyển động ban đầu và phiên bản sửa đổi cuối cùng của nó, bất cứ khi nào một chuyển động được đưa ra. Làm điều này bất kể chuyển động có được biệt phái hay không và nó có vượt qua hay không. Ghi lại tổng số của bất kỳ phiếu bầu nào, thay vì chỉ nói rằng một phiếu đã được thông qua.

Gửi biên bản cho chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc điều hành hoặc ủy ban điều hành trước khi gửi chúng cho hội đồng quản trị đầy đủ nếu đó là thủ tục tổ chức của bạn. Sau khi bạn nhận được sự chấp thuận để gửi biên bản cho hội đồng quản trị đầy đủ, hãy gửi tài liệu cho mọi thành viên hội đồng, bất kể cô ấy có tham dự cuộc họp hay không và liệu cô ấy sẽ có mặt tại cuộc họp mà biên bản sẽ được phê duyệt hay không. Gửi biên bản đủ sớm để các thành viên hội đồng quản trị có thể đọc chúng, đặt câu hỏi về chúng, các chủ đề nghiên cứu được thảo luận và yêu cầu làm rõ.

Trong cuộc họp hội đồng tiếp theo tạo thành một đại biểu, có chủ tịch hoặc bất kỳ thành viên hội đồng nào đang điều hành cuộc họp tiếp theo để đưa ra kiến nghị để hội đồng quản trị phê chuẩn biên bản. Một đại biểu là số lượng thành viên hội đồng tối thiểu cần thiết để có hành động chính thức. Đợi cho chuyển động được biệt phái và sau đó có người đứng đầu cuộc họp mở sàn để thảo luận. Trong quá trình thảo luận, yêu cầu một chuyển động được thực hiện, biệt phái và thông qua nếu có bất kỳ thay đổi hoặc chỉnh sửa nào cần được thực hiện trong vài phút. Sau khi thảo luận, hoặc nếu không có cuộc thảo luận nào, hãy để người đứng đầu cuộc họp gọi câu hỏi hoặc lấy phiếu để phê duyệt biên bản.