Phần mềm quản lý hợp đồng được thiết kế để tăng hiệu quả cho các quản trị viên hợp đồng chịu trách nhiệm phát triển và duy trì quy trình làm việc lớn của các hợp đồng nhà cung cấp và nhà cung cấp. Nó cung cấp một giải pháp kỹ thuật số và một vị trí tập trung để quản lý hợp đồng. Một loại chương trình phần mềm quản lý hợp đồng có sẵn trên thị trường và mỗi chương trình sẽ cung cấp một bộ tính năng khác nhau.
Phát triển một cơ sở dữ liệu của các mẫu hợp đồng nồi hơi. Phần mềm quản lý hợp đồng thường có khả năng lưu trữ các danh mục chung của hợp đồng nồi hơi đóng vai trò là hợp đồng soạn sẵn cho các cuộc đàm phán mới. Phân loại cơ sở dữ liệu hợp đồng để hỗ trợ quản trị viên quản lý số lượng lớn hợp đồng nhà cung cấp và nhà cung cấp để mua sắm nhiều loại hàng hóa và dịch vụ.
Theo dõi thay đổi hợp đồng. Trong giai đoạn đàm phán hợp đồng, ứng dụng quản lý hợp đồng có thể cung cấp cho quản trị viên khả năng đánh giá các thay đổi lịch sử đối với hợp đồng. Điều này có thể hữu ích khi đánh giá quá trình đàm phán hợp đồng, chẳng hạn như xác định loại nhượng bộ được thực hiện trong quá trình đàm phán. Ngoài ra, các ứng dụng phần mềm thường bao gồm các hệ thống lịch với công cụ kiểm tra, công cụ chia sẻ thông tin với các bên trong doanh nghiệp và khả năng lên lịch và phát triển chương trình nghị sự cho các cuộc họp liên quan đến các hợp đồng cụ thể.
Theo dõi thực hiện hợp đồng. Yêu cầu thực hiện hợp đồng có thể là một tính năng được theo dõi thông qua một chương trình phần mềm hợp đồng. Khi một yêu cầu hiệu suất chính được hoàn thành, điều này có thể được ghi nhận là một tính năng trong phần mềm quản lý hợp đồng. Điều này hỗ trợ các quản trị viên xác định các hợp đồng cần chú ý, ví dụ, khi các yêu cầu về hiệu suất không được cung cấp theo các mốc thời gian đã thiết lập.
Quản lý hợp đồng chấm dứt. Phần mềm quản lý hợp đồng cung cấp cho quản trị viên cơ hội đánh dấu hợp đồng là chấm dứt. Hợp đồng có thể bị chấm dứt vì nhiều lý do. Điều này thường là do không hiệu suất. Theo dõi thông tin này có thể giúp thực hiện đánh giá dữ liệu định lượng. Ví dụ, một tổ chức có thể muốn xem xét các nguyên nhân định kỳ cho việc chấm dứt hợp đồng và thậm chí xác định các bộ phận đang tạo ra các hợp đồng bị chấm dứt nhiều nhất.
Quản lý hợp đồng kín. Kiểm toán hiệu suất hợp đồng của một tổ chức đối với các hợp đồng đã đóng có thể bao gồm việc cung cấp xếp hạng hiệu suất của nhà cung cấp. Dữ liệu định lượng có sẵn từ phần mềm quản lý hợp đồng giúp tạo các báo cáo dữ liệu định lượng có thể được sử dụng để đánh giá dễ dàng hơn. Ngoài ra, các báo cáo có thể được tạo ra về tổng số hợp đồng đã đóng trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm các đánh giá tài chính cho mục đích ngân sách.
Cảnh báo
Tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý để đảm bảo rằng các tính năng phần mềm quản lý hợp đồng tuân thủ các yêu cầu pháp luật hợp đồng trong tiểu bang mà chính phủ ký hợp đồng.
