Các tài khoản phải trả, hoặc AP, được phân loại là các khoản nợ hiện tại và được báo cáo trên bảng cân đối kế toán. Để đóng sổ vào cuối tháng và cuối năm, Tài khoản phải trả phải được đối chiếu. Đây có thể là một tài khoản rất lớn hoặc một tài khoản nhỏ nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ.
Nếu công ty của bạn sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, nó ghi lại các chi phí khi chúng xảy ra, chứ không phải khi chúng thực sự được thanh toán. Nếu đây là trường hợp, tài khoản AP được sử dụng rộng rãi. Thông thường, các công ty sử dụng số dư sổ cái chung (tổng số tiền) và số dư công ty con (chi tiết tài khoản) để ghi lại các tài khoản phải trả.
Lấy số dư sổ cái chung hoặc tổng số tài khoản phải trả và số dư sổ cái công ty con hoặc các chi tiết của AP. Hai hồ sơ này phải là cùng một số tiền để đối chiếu tài khoản.
Sử dụng chương trình bảng tính để thiết lập đối chiếu các tài khoản phải trả. Sử dụng cột A để nhập số dư tài khoản phải trả theo sổ cái chung. Sử dụng cột B để nhập số dư chi tiết của các tài khoản phải trả. Nếu hai kết hợp này, tài khoản được đối chiếu. Nếu có sự khác biệt đối chiếu, có nhiều việc phải làm trước khi bạn đóng tài khoản.
Xem xét các mục trong chi tiết của các tài khoản hoặc công ty con không có trong sổ cái chung. Ngoài ra, lưu ý bất kỳ mục nào trong sổ cái chung được bỏ qua từ chi tiết của tài khoản. Thêm và trừ các mục này cho phù hợp từ mỗi bản ghi.
Tìm kiếm các lỗi ghi âm có thể có để giúp bạn điều hòa các tài khoản phải trả.
Tìm các mục được đăng trực tiếp vào sổ cái và không được ghi vào sổ cái công ty con hoặc các chi tiết. Thêm các mục này vào bên sổ cái phụ hoặc đối chiếu.
Tìm các mục trong sổ cái phụ không được ghi vào sổ cái. Thêm số tiền vào cột sổ cái chung của đối chiếu.
Xem lại các mục trên các tài khoản phải thu và các chi tiết tài khoản phải trả hoặc sổ cái phụ. Hãy chắc chắn rằng các mục được ghi lại đúng như ghi nợ và tín dụng. Các lỗi ghi âm phổ biến bao gồm các khoản tín dụng cho các khoản phải thu hoặc ghi nợ để ghi lại các khoản phải trả.
Kiểm tra các mục tài khoản tiền mặt. Tìm kiếm các khoản tín dụng và ghi nợ thành tiền mặt thay vì các tài khoản phải trả.
Thực hiện điều chỉnh các mục để đóng sách nếu tài khoản vẫn không đối chiếu. Nếu chênh lệch vượt quá ngưỡng trọng yếu của công ty bạn, hãy tiếp tục xem xét tất cả các mục cho đến khi sách được đối chiếu.
Lời khuyên
-
Cân nhắc đầu tư vào một phần mềm đối chiếu tự động để giúp bạn đóng sách hiệu quả hơn. Các chương trình này sẽ giúp bạn xác định vị trí chênh lệch trong sách nhanh hơn nhiều so với sử dụng tìm kiếm thủ công.
