Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của mình trên cơ sở dồn tích hoặc tín dụng, kế toán công ty của bạn phải theo dõi các khoản nợ kinh doanh của bạn. Các khoản nợ khác nhau được xác định và báo cáo khác nhau. Định nghĩa tài khoản phải trả là số tiền bạn nợ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ đã gia hạn tín dụng cho bạn. Hóa đơn phải trả là các tài liệu cho thấy số tiền bạn nợ khi mua tín dụng.
Tài khoản phải trả và phải thu
Sự khác biệt giữa tài khoản phải trả và tài khoản phải thu là sự khác biệt giữa mua tín dụng và bán tín dụng. Khi bạn mua bằng tín dụng, bạn thêm nó vào danh mục tài khoản phải trả trong sổ cái của bạn. Khi bạn bán tín dụng, bạn thêm hóa đơn vào các khoản phải thu.
Giả sử bạn sở hữu một cửa hàng phần cứng và đặt hàng 5.000 đô la công cụ để bán lại trong cửa hàng của bạn. Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của mình trên cơ sở tiền mặt, bạn không phải nhập $ 5.000 trong tài khoản cho đến khi bạn thanh toán cho họ. Nếu bạn hoạt động tích lũy, bạn thêm 5.000 đô la ngay lập tức dưới dạng tài khoản phải trả. Nếu hóa đơn vẫn chưa được thanh toán khi bạn lập bảng cân đối kế toán cho quý, bạn liệt kê nó là một khoản nợ. Cuối cùng khi bạn thanh toán hóa đơn, bạn sẽ xóa 5.000 đô la khỏi các tài khoản phải trả và giảm số dư tài khoản tiền mặt của bạn xuống 5.000 đô la.
Trên các khoản phải thu, mọi thứ hoạt động ngược lại. Ví dụ: khi khách hàng trả tiền cho bạn, bạn sẽ giảm các khoản phải thu và tăng tiền mặt bằng cùng một số tiền. Các khoản phải thu là một tài sản, chứ không phải là một khoản nợ.
Hóa đơn phải trả
Tài khoản phải trả là một danh mục trong sổ cái của bạn. Hóa đơn phải trả liên quan đến hóa đơn thực tế bạn nhận được từ nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp bán cho bạn 5.000 đô la công cụ sẽ gửi cho bạn một hóa đơn cho lô hàng, hóa đơn đó là hóa đơn phải trả. Hóa đơn hàng tháng của bạn cho ánh sáng, nước và các tiện ích khác.
Vì các tài khoản giao dịch phải trả thường đi kèm với hóa đơn hoặc hóa đơn, nên thường đề cập đến các hóa đơn phải trả và các tài khoản phải trả như thể chúng giống nhau. Tuy nhiên, một số công ty thích tách một số hóa đơn của họ, ví dụ như đặt hóa đơn tiện ích trong một danh mục tiện ích phải trả riêng. Điều này rất hữu ích nếu, giả sử, công ty muốn giám sát chi tiêu tiện ích của mình hoặc xem xét các chi phí khác tách biệt với các hóa đơn tiện ích.
Kế toán ghi chú phải trả
Ghi chú phải trả nghe giống như một tên khác cho các hóa đơn phải trả, nhưng nó khác. Cũng có sự khác biệt giữa các tài khoản phải trả và ghi chú phải trả. Giống như các tài khoản phải trả, các ghi chú phải trả là một mục kế toán xác định số tiền mà công ty bạn nợ. Sự khác biệt là các ghi chú phải trả là các khoản nợ có ghi chú kỳ hạn kèm theo, thay vì hóa đơn.
Giả sử thay vì mua hàng hóa trị giá 5.000 đô la cho cửa hàng của bạn, bạn đã vay 5.000 đô la từ ngân hàng. Là một phần của hợp đồng cho vay, bạn ký một giấy xác nhận chi tiết về tiền gốc, lãi suất và ngày đáo hạn để trả nợ. Bạn ghi lại khoản nợ trong tài khoản của mình bằng cách thêm 5.000 đô la vào danh mục phải trả, thay vì tài khoản phải trả. Vì lưu ý không phải là một hóa đơn, tiền cũng không phải là một hóa đơn phải trả.
Lập bảng cân đối kế toán
Một sự khác biệt khác giữa các hóa đơn phải trả, các tài khoản phải trả và các ghi chú phải trả là các hóa đơn phải trả không phải là một mục trên báo cáo tài chính của bạn. Các khoản nợ được đại diện bởi các hóa đơn đi vào sổ sách như các tài khoản phải trả. Bạn ghi nó vào phần "nợ phải trả" của bảng cân đối kế toán cùng với các ghi chú phải trả.
Bảng cân đối kế toán là một phương trình; tài sản ở một bên bằng tổng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu. Bất kỳ mục sổ cái có "phải trả" trong tên là một trách nhiệm pháp lý. Điều đó có thể bao gồm tiền lương phải trả, tiền lương phải trả, lãi phải trả và thuế thu nhập phải trả.
Nói tổng tài sản của công ty bạn là 175.000 đô la. Nợ phải trả duy nhất của bạn khi bạn lập bảng cân đối kế toán là 60.000 đô la trong các tài khoản phải trả và 40.000 đô la trong các ghi chú phải trả. Nếu bạn trừ đi các khoản nợ từ tài sản, số tiền đó sẽ để lại 75.000 đô la làm vốn chủ sở hữu. Đó là số tiền mà các chủ sở hữu sẽ chia nếu công ty quyết định đóng cửa cửa hàng.
