Kaizen là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản xoay quanh khái niệm cải tiến liên tục, tiến trình được giám sát của một tổ chức liên quan đến mục tiêu đặt trước. Trong khi một số học viên kaizen như Masaaki Imai đã trình bày những cách cụ thể mà triết lý này đã được áp dụng, không có phương pháp từng bước giải thích cách tiến hành một cuộc họp kaizen. Thay vào đó, sự nhấn mạnh của phương pháp kaizen được đặt vào việc thiết lập lại giá trị của các nguyên tắc chung - tinh thần đồng đội, giao tiếp, linh hoạt, khả năng thích ứng, nỗ lực và chất lượng. Thông qua quá trình khẳng định tập thể này, sản xuất tinh gọn có thể đạt được.
Xác định mục đích của cuộc họp. Trong kaizen, các cuộc họp là để lập kế hoạch dự án, bao gồm thiết lập mục tiêu và phân chia nhiệm vụ, hoặc xem xét dự án, trong đó các thành viên trong nhóm báo cáo thành công và khó khăn cho nhóm.
Mời toàn thể nhóm đến cuộc họp. Đừng bỏ qua nhân viên ngoại vi tham gia; sự bao gồm của họ giúp giữ tất cả các đồng nghiệp của bạn trong vòng lặp.
Mời các nhà quản lý dự án từ các dự án liên quan tham gia vào cuộc họp của bạn để thúc đẩy ý thức về sự hòa nhập và cộng đồng theo chiều ngang trong công ty.
Chào mừng những người tham gia cuộc họp. Cung cấp thẻ tên và bài tập chỗ ngồi khi cần thiết. Hãy chắc chắn để đặt một địa điểm mà tối đa hóa tương tác mặt đối mặt. Đối với một nhóm nhỏ, một bàn tròn hoặc hình bầu dục là tốt nhất.
Đăng các mục tiêu cuộc họp ở một vị trí nổi bật. Đọc các mục tiêu cho nhóm và trả lời các câu hỏi ngắn cần thiết để làm rõ.
Yêu cầu đầu vào từ nhóm về mục tiêu. Ví dụ,, mục tiêu hàng tuần đã đạt hoặc vượt quá? Cung cấp nhiều phương tiện để người tham gia đưa ra đầu vào của họ; ý tưởng có thể được chia sẻ thông qua việc giơ tay, nhận xét bằng miệng, tuyên bố bằng văn bản hoặc biểu đồ động não chung.
Thu thập đầu vào và phục hồi nó cho nhóm. Đừng bỏ qua những bình luận tiêu cực hoặc quá coi trọng sự tích cực. Những bình luận tiêu cực có thể được tiết lộ, thu hút sự chú ý đến các lĩnh vực cần cải thiện.
Đặt hoặc xác nhận lại các mục tiêu ngắn hạn. Viết ra các nhiệm vụ và mục tiêu phụ trên thẻ ghi chú. Cung cấp cho mỗi người tham gia một thẻ ghi chú thông báo cho mỗi người về mục tiêu và nhiệm vụ cá nhân của mình.
Trả lời bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi kéo dài.
Lời khuyên
-
Hướng dẫn cuộc thảo luận cuộc họp để tất cả các mối quan tâm được giải quyết, ngay cả khi quan điểm của bạn với tư cách là người lãnh đạo dự án làm cho khó thấy được tính hợp lệ của những lo lắng này.
Có bốn giai đoạn chính trong một quy trình kaizen: nhận thức, phát triển ý tưởng, ra quyết định và thực hiện. Các cuộc họp có thể xảy ra tại và giữa bất kỳ cụm từ nào trong số này và có thể được điều chỉnh theo bất kỳ quy trình nào trong số này. Ví dụ, một cuộc họp khi bắt đầu dự án có thể tập trung vào việc xem xét các vấn đề hiện có và quan sát ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp.
