Ghi lại đúng biên bản cuộc họp là một bước quan trọng có thể bị bỏ qua. Trong một số trường hợp, việc duy trì nhật ký biên bản cuộc họp có thể là một yêu cầu pháp lý. Cho dù có yêu cầu pháp lý hay không, đó là một cách tốt để giữ cho mọi người tập trung và đúng điểm sau cuộc họp, và cung cấp một hồ sơ lịch sử về các hoạt động của tổ chức.
Chương trình họp
Đặt chương trình nghị sự giúp cuộc họp không bị vô tổ chức và cho phép bạn viết một đề cương trước cho biên bản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giúp dễ dàng điền vào chỗ trống trong mỗi chủ đề khi nó được thảo luận.
Thông tin sơ bộ
Dán nhãn trên cùng của tài liệu "Biên bản cuộc họp cho Ngày." Ở góc trên bên phải, liệt kê các thông tin cơ bản về cuộc họp. Lưu ý tên công ty, ngày họp và địa điểm và thời gian cuộc họp bắt đầu và kết thúc.
Ai đã tham dự
Biên bản sẽ cho thấy ai tham dự cuộc họp. Liệt kê tên và chức danh của mỗi người. Nếu người tham dự đến từ một tổ chức khác hoặc đang được vá bằng điện thoại, điều này cần được lưu ý. Cũng lưu ý những người đã lấy biên bản cuộc họp, thường là thư ký công ty.
Chủ đề thảo luận
Giữ các chủ đề thảo luận đơn giản khi biên soạn biên bản. Đừng trích dẫn những gì mỗi người nói. Bám sát một mô tả cơ bản của chủ đề và nêu rõ quyết định hoặc kết quả đã đạt được. Không cần phải giải thích thêm trong vài phút.
Loại phút ngay lập tức
Nhập biên bản cuộc họp ngay lập tức. Càng nhiều thời gian trôi qua trước khi vài phút được gõ, bạn càng có khả năng quên một điều quan trọng đã xảy ra. Một số người thấy hữu ích khi có máy ghi âm trong cuộc họp để có bản ghi để kiểm tra khi cần thiết khi biên dịch biên bản. Phân phối một bản sao biên bản cuộc họp cho tất cả những người tham dự.
