Thông tin rất quan trọng đối với việc quản lý bất kỳ hình thức doanh nghiệp nào, cho dù là doanh nghiệp, phi lợi nhuận, học thuật hay chính phủ. Không có nó, các chức năng quản lý thiết yếu của việc kiểm soát và triển khai các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của nó sẽ rất bấp bênh, nếu không nói là không thể. Tổ chức càng lớn, các yêu cầu thông tin càng cần thiết và chính xác. Thu thập, xử lý và phổ biến thông tin cho quản lý đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức. Quản lý ở các cấp khác nhau trong một tổ chức thực hiện các chức năng khác nhau, mỗi chức năng yêu cầu các loại thông tin khác nhau. Thông tin hoạt động và phân tích là hai trong số các loại khác nhau.
Chức năng quản lý
Mỗi doanh nghiệp cần một số hình thức tầm nhìn liên quan đến những gì nó là, những gì nó đại diện và nơi nó sẽ đi. Theo truyền thống, quản lý cấp cao thường nắm giữ các loại quyết định này và đưa ra các kế hoạch tổ chức chiến lược trung và dài hạn để đưa nó đi theo con đường mong muốn hướng tới mục tiêu của mình.
Song song, tổ chức cần sản xuất và cung cấp hàng hóa và / hoặc dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng và để quản lý quá trình này một cách hiệu quả.
Yêu cầu thông tin chiến lược
Thông tin cần thiết để đưa ra quyết định chiến lược liên quan đến dự đoán về sự thay đổi về mức độ và loại nhu cầu đối với dịch vụ của tổ chức; loại và tính sẵn có của các tài nguyên mà tổ chức sẽ yêu cầu để sản xuất hàng hóa và / hoặc dịch vụ của mình, bao gồm lao động, nguyên liệu thô, tài trợ, thiết bị và cơ sở để vận hành; và các yếu tố bên ngoài tiềm năng như dự đoán kinh tế và môi trường lập pháp.
Yêu cầu thông tin hoạt động
Quản lý các chức năng tổ chức hàng ngày đòi hỏi thông tin về những gì phải được cung cấp trên cơ sở hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng; nguồn lực nào có sẵn để sản xuất các sản phẩm cần thiết; những gì thực sự được sản xuất; và những gì thực sự có thể được cung cấp, cùng với thông tin để cho phép thiếu hụt hoặc thặng dư không mong muốn được khắc phục.
Sự khác biệt giữa báo cáo phân tích và hoạt động
Báo cáo phân tích được định hướng để hỗ trợ các chức năng chiến lược và lập kế hoạch của quản lý cấp cao. Báo cáo hoạt động được định hướng để hỗ trợ các chức năng tổ chức hàng ngày.
Cuối cùng, báo cáo phân tích nhằm cung cấp thông tin liên quan đến bức tranh lớn của tổ chức và hướng đi của nó, liên quan đến dữ liệu lịch sử, dự báo xu hướng và thông tin tóm tắt nhưng không phải là dữ liệu mức độ chi tiết. Báo cáo hoạt động nhằm cung cấp hỗ trợ cho việc ra quyết định trong môi trường có khả năng di chuyển nhanh, đưa ra một bức tranh chi tiết về hiện tại và tương lai, để các hành động cá nhân có thể được quản lý theo thời gian thực hoặc gần thời gian thực.
