Một hệ thống quản lý nguồn nhân lực có thể ở dạng một hệ thống quản lý thông tin. Một tổ chức sử dụng HRMS để quản lý thông tin về lực lượng lao động của mình. Thông tin này giúp các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự đưa ra quyết định liên quan đến nhân viên. Không có thông tin phù hợp cho những người ra quyết định, HRMS có một vài ứng dụng ngoài việc lưu giữ hồ sơ và báo cáo.
Truy cập trái phép
Khi một tổ chức thu thập dữ liệu cá nhân về nhân viên của mình trong HRMS, một số rủi ro bảo mật có thể phát sinh. Một tổ chức dành tiền để giữ an toàn thông tin cá nhân của nhân viên trước các mối đe dọa bên trong và bên ngoài. Một nhược điểm của HRMS điện tử là một tổ chức phải thu thập thông tin về người truy cập thông tin cá nhân của nhân viên. Dữ liệu này yêu cầu theo dõi một quy trình kiểm toán, có thể dẫn đến việc kỷ luật hoặc truy tố một nhân viên truy cập dữ liệu của nhân viên mà không được phép hoặc không có mục đích chính thức.
Kiến thức chuyên ngành
Nhu cầu kiểm soát dữ liệu là một nhược điểm tiềm năng khác của HRMS. Kiểm soát dữ liệu này mở rộng ra ngoài truy cập trái phép thông tin cá nhân của nhân viên. Một tổ chức sử dụng HRMS như PeopleSoft phải sử dụng nhóm nhân viên kỹ thuật của riêng mình để lập trình, khắc phục sự cố, cập nhật và hỗ trợ hệ thống. Mặc dù HRMS có thể giúp một tổ chức giảm chi phí nhân sự, nhưng nó có thể làm tăng các yêu cầu đối với nhân viên kỹ thuật có kiến thức cụ thể về giải pháp HRMS.
Lỗi nhập dữ liệu
Một HRMS cũng chỉ tốt như các lập trình viên và người dùng cuối của nó. Những người có quyền truy cập cấp cao, chẳng hạn như những người cập nhật tệp chính HR, có thể nhập sai thông tin một cách cố ý hoặc có lỗi. Nếu dữ liệu được cập nhật, thay đổi hoặc mất không đúng cách, một tổ chức có thể phải đối mặt với các khoản phạt của chính phủ và các chi phí khác liên quan đến thiệt hại cho tập tin nhân sự. Chọn một hệ thống có nhiều kiểm soát nội bộ để một nhân viên không thể thay đổi tệp chính của công ty bạn.
