Tạo và gửi hóa đơn có thể là một quá trình tốn thời gian. Tuy nhiên, đó không phải là một quá trình nên được bỏ qua hoặc bỏ qua. Hóa đơn được thiết kế phù hợp giúp doanh nghiệp được thanh toán và cung cấp sự bảo vệ pháp lý cho cả hai bên. Nếu bạn từng được kiểm toán bởi Dịch vụ doanh thu nội bộ, hệ thống lập hóa đơn của bạn có thể chứng minh thu nhập được báo cáo của bạn.
Khái niệm cơ bản về hóa đơn
Khi một nhà cung cấp muốn được trả tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ, anh ta sẽ gửi hóa đơn. Hóa đơn là một tài liệu chi tiết các thành phần tài chính của một giao dịch kinh doanh. Một hóa đơn bao gồm tên và thông tin liên lạc của người mua và người bán, mô tả về các dịch vụ hoặc hàng hóa được cung cấp, chi phí cho mỗi mặt hàng và tổng số tiền đến hạn. Hóa đơn thường bao gồm ngày đến hạn thanh toán, số hóa đơn và phương thức thanh toán ưa thích.
Nhận được thanh toán
Hóa đơn hỗ trợ một công ty nhận được thanh toán đầy đủ và được trả tiền đúng hạn. Có thể khó được thanh toán nếu không có hóa đơn phù hợp. Các công ty thường yêu cầu nhận hóa đơn chi tiết trước khi giải ngân. Điều khoản thanh toán có thể giúp một công ty thu thập các khoản phải thu một cách nhanh chóng. Ví dụ: một công ty có thể nói rằng thanh toán đến hạn khi nhận, trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận hoặc 60 ngày nhận. Bao gồm chính sách phí trễ trên hóa đơn - ví dụ: các khoản thanh toán trễ phải chịu phí 20 đô la - cũng có thể giúp đảm bảo thanh toán kịp thời.
Thiết lập quyền pháp lý
Hóa đơn cung cấp bằng chứng rằng các sản phẩm và dịch vụ được giao và thiết lập quyền thanh toán của công ty. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán, một công ty có thể sử dụng hợp đồng và hóa đơn để chứng minh hợp pháp trước tòa án rằng đó là khoản nợ thanh toán. Tương tự như vậy, công ty có thể giữ các bản sao hóa đơn và số tiền được trả cho các nhà thầu và nhà cung cấp để chứng minh rằng họ đã hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng để thanh toán.
Bằng chứng kiểm toán
Ngay cả khi bạn làm mọi thứ đúng, luôn có khả năng doanh nghiệp của bạn có thể được IRS kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, IRS muốn đảm bảo rằng bạn đã báo cáo đúng tất cả thu nhập bạn nhận được trong năm. Nếu bạn có một hệ thống tổ chức gồm các hóa đơn được đánh số liên tục, IRS có thêm niềm tin rằng bạn đã báo cáo thu nhập đầy đủ và chính xác. Nếu hóa đơn thất thường hoặc không tồn tại, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm chứng minh rằng bạn không che giấu bất kỳ thu nhập nào.
