Là một công ty, bạn phải giữ một số loại giấy tờ trong hồ sơ, như hồ sơ việc làm và hóa đơn, vì cả lý do kinh doanh và pháp lý. Trong một số trường hợp, một thương gia cũng phải giữ các bản sao biên lai thẻ tín dụng trong tay trong một khoảng thời gian. Tìm hiểu khi nó an toàn để ném các biên lai này trong quá trình kinh doanh.
Biên lai thẻ tín dụng
Sau khi khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ công ty của bạn bằng thẻ tín dụng của mình, bạn thường phải cung cấp cho cô ấy biên lai được in cho hồ sơ của mình - đặc biệt trong trường hợp giao dịch trực tiếp. Biên lai chứa số tiền của giao dịch, mã phê duyệt, tên của chủ thẻ tín dụng và địa điểm cho chữ ký của khách hàng. Bạn cũng giữ lại một bản sao biên nhận đã ký cho hồ sơ của bạn.
Tại sao phải giữ chúng?
Nếu một trường hợp phát sinh trong đó khách hàng tranh chấp phí thẻ tín dụng từ công ty của bạn, bạn phải chịu trách nhiệm, với tư cách là người bán, vì đã chứng minh rằng nó hợp lệ. Một trong những mục đầu tiên mà ngân hàng của khách hàng sẽ yêu cầu là một bản sao hóa đơn thẻ tín dụng liên quan đến giao dịch. Nhà cung cấp dịch vụ thương mại cũng cần phải xem biên nhận đã ký để điều tra tranh chấp thay cho bạn. Nếu tranh chấp của khách hàng được chấp thuận vì bạn có thể cung cấp một bản sao hóa đơn bán hàng đã ký, bạn sẽ phải trả phí trả lại đắt và cũng mất số tiền bán cũng như sản phẩm hoặc dịch vụ bạn đã bán.
Khi nào nên Toss
Do khả năng tranh chấp từ khách hàng, sẽ không khôn ngoan khi vứt biên lai bán thẻ tín dụng chỉ vì giao dịch đã xóa tài khoản người bán của bạn - ngay cả khi bạn đã nhận được tiền từ việc bán. Các ngân hàng thường cung cấp cho khách hàng khoảng 60 ngày để tranh chấp một khoản phí theo Đạo luật thanh toán tín dụng công bằng. Đặt cược an toàn để giữ biên lai thẻ tín dụng trong ít nhất ba tháng. Nếu bạn cần biên lai bán hàng cụ thể vì lý do báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp, hãy giữ chúng trong tay ít nhất sáu năm.
Lưu trữ biên lai
Nếu bạn phải giữ các biên lai bán hàng này, hãy lưu trữ chúng ở một vị trí an toàn, bị khóa vì chúng chứa thông tin khách hàng nhạy cảm. Giữ dữ liệu nhạy cảm này ngoài tầm với của nhân viên trái phép và các cá nhân bên ngoài để tránh các vấn đề liên quan đến gian lận thẻ tín dụng hoặc nhận dạng hành vi trộm cắp. Thỏa thuận dịch vụ thương mại của bạn có thể phác thảo các quy tắc cụ thể về cách quản lý và lưu trữ dữ liệu thẻ tín dụng nhạy cảm cho khách hàng theo hướng dẫn Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu công nghiệp thẻ thanh toán. PCI DSS là một tổ chức cung cấp hướng dẫn về quản lý dữ liệu thẻ tín dụng của khách hàng.
