Chủ nhân có trách nhiệm duy trì và lưu giữ hồ sơ nhân viên trong một số thời gian nhất định. Loại hồ sơ nhân sự đang được lưu giữ trong hồ sơ xác định lượng thời gian cần lưu giữ. Tất cả các hồ sơ nhân sự cần phải được lưu trữ trong một khu vực an toàn nhưng dễ dàng truy cập.
Một năm
Có một số hồ sơ nhân sự cần được lưu giữ ít nhất một năm sau khi nhân viên rời công ty. Chúng bao gồm tất cả các hồ sơ hành động việc làm, chẳng hạn như các chương trình khuyến mãi, chuyển nhượng và chấm dứt, và bất kỳ bài kiểm tra trước khi tuyển dụng, hồ sơ khiếu nại và hành động pháp lý.
Hai hoặc ba năm
Bất kỳ hồ sơ liên quan đến thanh toán, chẳng hạn như thu nhập, thẻ thời gian, lịch trình và tỷ lệ thanh toán, nên được lưu trữ trong hai năm sau khi nhân viên chấm dứt. Hồ sơ biên chế thực tế nên được giữ lại trong ba năm sau khi nhân viên nghỉ việc. Tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến Đạo luật nghỉ phép gia đình và y tế cũng cần được lưu giữ trong hồ sơ trong ba năm.
Năm năm
Theo Cục Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp, mọi thông tin, bao gồm tóm tắt chi tiết, liên quan đến chấn thương hoặc bệnh nghề nghiệp nên được lưu giữ trong năm năm. Tuy nhiên, bất kỳ kiểm tra y tế nào được pháp luật yêu cầu vì thương tích hoặc bệnh nghề nghiệp nên được giữ trong 30 năm.
