Chiến lược truyền thông là một cái nhìn tổng quan sâu sắc về một đề xuất chiến dịch tiếp thị hoặc chiến lược quan hệ công chúng về việc truyền tải một thông điệp nhất định. Các phòng ban và nhân viên tham gia vào chiến lược có thể được giới thiệu về nó thông qua một bản ghi nhớ. Bản ghi nhớ cung cấp một cái nhìn tổng quan về những gì chiến lược truyền thông sẽ đòi hỏi.
Xác định người nhận
Một bản ghi nhớ được sử dụng cho một giao tiếp đại chúng. Nó thường được gửi từ người quản lý hoặc người giám sát đến một nhóm nhân viên. Đối với một bản ghi nhớ chiến lược truyền thông, người nhận bao gồm các thành viên của bộ phận tiếp thị, truyền thông hoặc quan hệ công chúng. Tùy thuộc vào nội dung ghi nhớ, gửi nó cho toàn bộ bộ phận hoặc chỉ để quản lý cấp trên của bộ phận. Nếu bản ghi nhớ liên quan đến khả năng báo chí / phương tiện liên lạc với văn phòng và chiến lược xử lý nó, bao gồm nhân viên văn phòng, chẳng hạn như nhân viên tiếp tân.
Thiết lập mục đích
Dòng chủ đề của bản ghi nhớ cũng như đoạn mở đầu chuyển tiếp mục đích chung của bản ghi nhớ. Dán nhãn email "Chiến lược truyền thông" hoặc "Chiến lược truyền thông liên quan đến …" trong dòng chủ đề. Trong đoạn mở đầu, hãy đưa ra một cái nhìn tổng quan về chiến lược hoặc chi tiết tại sao một điều cần thiết. Bạn có thể lựa chọn phương án sau nếu chiến lược truyền thông phản ứng với sự cố mà báo chí sẽ liên hệ với văn phòng.
Phác thảo chiến lược
Theo tổng quan, phác thảo chiến lược chính nó. Điều này có thể bao gồm loại phản hồi cho các yêu cầu truyền thông được chấp nhận. Nó cũng có thể chi tiết một chiến dịch tiếp thị mới, chẳng hạn như quảng cáo in, truyền thông xã hội hoặc chiến dịch truyền hình. Chi tiết các cửa hàng quảng cáo, mục tiêu cho từng đối tượng và mục tiêu. Mô tả những công cụ và tài nguyên nào nên được sử dụng để đạt được chiến lược - ví dụ: phần mềm thiết kế, cơ sở dữ liệu cụ thể về ảnh quảng cáo hoặc lời chứng thực của khách hàng.
Kêu gọi hành động và tóm tắt
Các phần cuối cùng của bản ghi nhớ mô tả các mục tiêu tổng thể của chiến dịch và những gì chiến lược truyền thông cần thực hiện. Họ gọi những người, nhóm và bộ phận cụ thể chịu trách nhiệm về các khía cạnh khác nhau của chiến lược. Ví dụ: bản ghi nhớ có thể chuyển tiếp rằng nhóm thiết kế đồ họa cần tạo quảng cáo in, trong khi bộ phận truyền thông soạn nội dung quảng cáo. Vào cuối bản ghi nhớ, tất cả người nhận nên rõ ràng về trách nhiệm mà họ cần phải hành động.
