Giao tiếp một nhiệm vụ bổ sung thông qua một bản ghi nhớ công ty nội bộ là một cách tốt để thiết lập trách nhiệm và đảm bảo nhân viên của bạn hiểu nhiệm vụ mới. Giống như bạn làm với bất kỳ bản ghi nhớ kinh doanh nào khác, hãy giữ nó ngắn gọn và đơn giản bằng cách chỉ bao gồm càng nhiều thông tin cần thiết để nhân viên hiểu được các hướng dẫn.
Định dạng ghi nhớ
Viết một tiêu đề rõ ràng, mô tả. Nếu bạn đang gửi ghi nhớ qua email, hãy nhập tiêu đề vào trường chủ đề, gắn thẻ email với cờ quan trọng cao và bao gồm biên nhận đã đọc. Mặc dù bạn thường nên theo một định dạng ghi nhớ thông thường bằng cách bao gồm một tiêu đề, câu lệnh mở, phân đoạn nhiệm vụ và kết thúc, phần thảo luận và tóm tắt thường không cần thiết. Trong phân đoạn nhiệm vụ, sử dụng danh sách số hoặc dấu đầu dòng để xác định và làm nổi bật các nhiệm vụ mới hoặc bổ sung.
Nội dung thông tin
Các phân đoạn mở đầu và nhiệm vụ là những phần quan trọng nhất trong loại ghi nhớ này. Cung cấp thông tin cơ bản cần thiết trong phần mở đầu. Ví dụ, nói với nhân viên tại sao bạn lại giao nhiệm vụ bổ sung và khi nào những nhiệm vụ mới này sẽ bắt đầu. Ngày và giờ cung cấp cho bất kỳ cuộc họp nào có thể diễn ra trước khi nhân viên nhận nhiệm vụ bổ sung. Nếu cần thiết, cung cấp một điểm liên lạc mà nhân viên có thể tham khảo cho các câu hỏi. Xác định từng nhiệm vụ bổ sung - rõ ràng và đầy đủ - trong phân đoạn nhiệm vụ. Đóng ghi nhớ với một lời cảm ơn ngắn gọn và chương trình hỗ trợ chân thành.
