Một bản ghi nhớ của trang báo cáo có chức năng giống như một lá thư xin việc. Hãy nghĩ về nó như là sân cá nhân của bạn cho người đọc. Viết những gì bạn nói với người nhận nếu bạn trực tiếp đưa bản báo cáo cho anh ấy, nhưng trước tiên hãy thu thập suy nghĩ của bạn.
Trước khi bạn viết, điều quan trọng là xác định chính xác những gì bạn muốn nói. Xác định đối tượng của bạn và đánh giá nhu cầu và mong muốn cụ thể của họ. Hãy xem xét những điểm này khi soạn thảo một bản ghi nhớ truyền và phần còn lại của báo cáo hoặc đề xuất của bạn.
Địa chỉ ghi nhớ của truyền qua sử dụng định dạng ghi nhớ đơn giản. Nếu tổ chức của bạn có một mẫu ghi nhớ sử dụng nó. Nếu không sử dụng thiết lập này làm điểm bắt đầu:
NHỚ
Tới: Tên người nhận và tiêu đề Từ: Tên và tiêu đề của bạn Ngày: Ngày bạn bật trong báo cáo của bạn Chủ đề: Tên báo cáo
Viết một tuyên bố mở đầu. Ví dụ, đây là báo cáo bạn yêu cầu liên quan đến. Nó không cần phải dài. Một vài câu đơn giản sẽ hoàn thành công việc. Sử dụng định dạng khối kinh doanh cho đoạn này và phần còn lại của bản ghi nhớ của bạn. Đặt một trả lại cứng, hoặc khoảng trống, giữa mỗi đoạn, nhưng tab don hoặc thụt lề trước khi bắt đầu một phần mới.
Viết một đoạn giới thiệu. Mô tả phạm vi của báo cáo, chính xác những gì nó sẽ bao gồm và cách bạn thu thập thông tin của bạn.
Viết phần thân của bản ghi nhớ. Giải thích mức độ hữu ích của báo cáo đối với người đọc. Trình bày kết luận chính của bạn và nêu bật những phát hiện thú vị hoặc các chương đặc biệt quan tâm đến khán giả của bạn. Bất kỳ thông tin nào sẽ làm cho báo cáo hữu ích hơn hoặc có thể truy cập được cho người đọc của bạn có thể được bao gồm trong phần này. Bạn thậm chí có thể muốn đưa ra đề xuất cho nghiên cứu thêm.
Soạn một đoạn kết thúc. Viết một lời cảm ơn ngắn đến người đọc của bạn và ghi nhận bất kỳ trợ giúp lớn nào bạn nhận được từ đồng nghiệp. Đồng thời, đề nghị làm rõ bất kỳ điểm nào hoặc làm thêm nếu cần thiết.
Kiểm tra tài liệu cho lỗi chính tả và ngữ pháp.
Có một đồng nghiệp bạn tin tưởng hiệu đính công việc của bạn. Đôi mắt tươi của cô ấy sẽ tập trung vào lời nói và lỗi chính tả.
Thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết và kết hợp các đề xuất Proofreader của bạn.
Chèn bản ghi nhớ đã hoàn thành của bạn vào phần còn lại của báo cáo. Đặt nó ngay trước mục lục và sau trang tiêu đề của báo cáo.
Lời khuyên
-
Viết bản ghi nhớ truyền và các phần bắt đầu khác trong báo cáo của bạn lần cuối, vì chúng liên quan đến phần còn lại của tài liệu.
Cảnh báo
Ghi nhớ truyền qua chỉ được sử dụng cho các tài liệu nội bộ. Nếu báo cáo của bạn dành cho đối tượng bên ngoài, như khách hàng tiềm năng, thay vào đó hãy viết thư truyền tải. Thông tin sẽ giống nhau nhưng sử dụng mẫu thư kinh doanh để giải quyết tài liệu của bạn.
