Các số liệu chất lượng thường được các tổ chức sử dụng như một cách để đo lường hiệu suất của các quy trình nội bộ, cụ thể là các quy trình khó đo lường. Loại số liệu chất lượng phổ biến nhất được gọi là Chỉ số hiệu suất chính (KPI). KPI được sử dụng để định lượng và đo lường và / hoặc đánh giá hiệu suất của các mục tiêu hoạt động được kết nối với các quy trình nội bộ. Vì KPI và số liệu chất lượng thường không được gắn với doanh thu hoặc thu nhập ròng, nên ban quản lý phải sáng tạo trong việc xác định các cách để đo lường và đạt được các mục tiêu hiệu suất.
Tạo sơ đồ quy trình bạn muốn đo. Các quy trình phổ biến nhất liên quan đến dịch vụ khách hàng, chi phí và thu nhập ròng. Chẳng hạn, nếu bạn muốn cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, hãy tạo một biểu đồ cho thấy quá trình giao dịch với khách hàng, từ tiếp thị và bán hàng đến giao hàng. Nếu bạn muốn cải thiện chất lượng hoạt động, hãy tạo sơ đồ biểu đồ cho thấy các bước liên quan đến mua sắm hàng tồn kho cho tổ chức.
Xác định và định lượng mục tiêu của bạn. Sử dụng biểu đồ dòng chảy, xác định những gì về quá trình bạn muốn cải thiện. Chẳng hạn, nếu bạn muốn tạo KPI để giúp cải thiện chất lượng hàng tồn kho hoặc dịch vụ khách hàng, hãy xác định mục tiêu của số liệu là gì. Đối với hàng tồn kho, bạn có thể muốn giảm 10% chi phí. Đối với dịch vụ khách hàng, bạn có thể muốn giảm 10% khiếu nại.
Xác định một số liệu có thể được sử dụng để đạt được mục tiêu của bạn. Sử dụng biểu đồ dòng chảy, rút ra các từ khóa và quy trình chính có thể được đo hoặc đã được đo trong tổ chức. Chẳng hạn, để giảm 10% chi phí tồn kho, bạn có thể tập trung vào số lượng nhà cung cấp hoặc tiết kiệm chi phí theo thời gian. Để giảm 10 phần trăm khiếu nại dịch vụ khách hàng, hãy tập trung vào số lượng giao hàng kịp thời hoặc chất lượng của các mặt hàng trong kho.
Giao quyền sở hữu báo cáo cho một người. Điều này sẽ giúp đảm bảo trách nhiệm. Hãy chắc chắn cung cấp cho người này quyền thu thập dữ liệu từ những người nắm giữ thông tin thích hợp. Điều này có thể đòi hỏi một mức độ cao hơn của quản lý mua vào.
Đặt mục tiêu và thời gian biểu để đáp ứng mục tiêu một cách thường xuyên. Các mục tiêu có thể được chia sẻ với toàn bộ nhóm làm việc trong quá trình này. Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào các cách để cải thiện quy trình và cung cấp phần thưởng cho việc đạt được mục tiêu.
