Các hệ thống tiếp cận truyền thông tổ chức coi truyền thông là một yếu tố cơ bản của toàn bộ doanh nghiệp - từ trong ra ngoài. Thay vì phân tách các quá trình giao tiếp thành các silo, giao tiếp được quản lý ở cấp hệ thống để đảm bảo rằng việc nhắn tin được nhất quán và liên kết. Đó là một triết lý quan trọng cho các tổ chức muốn đảm bảo rằng khán giả của họ nhận được cùng một thông điệp, vào đúng thời điểm và thông qua các kênh truyền thông thích hợp. Một số khái niệm chính của phương pháp tiếp cận hệ thống bao gồm sự phụ thuộc lẫn nhau của các mục tiêu và thuộc tính của chúng, tính tổng thể, tìm kiếm mục tiêu và đầu vào / đầu ra.
Phụ thuộc lẫn nhau
Các hệ thống tiếp cận truyền thông nhận ra rằng nhiều hình thức giao tiếp tổ chức tồn tại cả bên trong và bên ngoài các tổ chức được đan xen và do đó, phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, một thông tin từ Giám đốc điều hành tại một cuộc họp toàn công ty có thể dẫn đến một mục trong bản tin tổ chức, một bài đăng trên mạng nội bộ của công ty và thậm chí có thể là một cuộc phỏng vấn của phương tiện truyền thông địa phương. Nhận thức được sự phụ thuộc lẫn nhau này, các tổ chức có thể lập kế hoạch và cấu trúc truyền thông tốt hơn để xem xét tất cả các kênh tiềm năng. Vì vậy, ví dụ, một công ty có thể muốn lên lịch truyền thông để giao tiếp trước với khán giả nội bộ, sau đó với đối tượng khách hàng chính và cuối cùng là với khán giả tiêu dùng nói chung. Thời gian và phân phối tin nhắn cẩn thận sẽ đảm bảo rằng đúng đối tượng nhận được đúng tin nhắn vào đúng thời điểm.
Toàn năng
Holism là một cách tiếp cận xem xét tổng hợp các hoạt động khác nhau, thay vì các đóng góp riêng lẻ của các yếu tố riêng lẻ của phương pháp này. Điều này khá phổ biến trong thế giới quảng cáo nơi các nhà tiếp thị nhận ra rằng các thông điệp được gửi qua nhiều kênh có tác động nhân lên lớn hơn tổng của các bộ phận. Điều tương tự cũng đúng khi các tổ chức xem xét một cách tiếp cận hệ thống đối với truyền thông doanh nghiệp của họ. Một tin nhắn được gửi qua nhiều kênh sẽ có tác động lớn hơn tổng của từng tác động của từng thông điệp riêng lẻ.
Tìm kiếm mục tiêu
Các phương pháp tiếp cận hệ thống để truyền thông nhận ra rằng có một số kết quả mong muốn, dự định sẽ dẫn đến thành công trong giao tiếp. Mục đích của truyền thông tổ chức nên được nhắm đến một kết quả mong muốn có thể bao gồm những thứ như cải thiện sự tham gia của nhân viên, tăng sự hài lòng của khách hàng, tăng nhận thức về các sáng kiến tổ chức cụ thể và tương tự. Khi đối tượng truyền thông được xác định, tin nhắn được tạo và các kênh được chọn, các mục tiêu thúc đẩy việc xây dựng các chiến lược cuối cùng nhằm đạt được kết quả mong muốn. Vì vậy, ví dụ, công ty có thể muốn tăng ưu tiên cho các dịch vụ của mình so với các đối thủ cạnh tranh, thu hẹp khoảng cách giữa các ưu tiên này bằng một số tiền nhất định. Các hoạt động truyền thông sẽ được thiết kế để thu hẹp khoảng cách và các phép đo trong tương lai sẽ cho biết liệu kết quả có đạt được hay không.
Đầu vào và đầu ra
Điều quan trọng, hệ thống hiệu quả là mở, không đóng. Các hệ thống tiếp cận truyền thông tổ chức nhận ra rằng giao tiếp sẽ liên quan đến cả đầu vào và đầu ra. Các tổ chức giao tiếp nhận ra một cách hiệu quả rằng họ không chỉ gửi tin nhắn cho đối tượng chính mà còn cần sẵn sàng nhận tin nhắn. Các đầu vào nhận được từ nhiều đối tượng khác nhau có thể được sử dụng để đưa ra định hướng cho các hoạt động trong tương lai và có thể đóng vai trò là dấu hiệu cho thấy mục tiêu được đáp ứng hiệu quả như thế nào. Các kênh truyền thông xã hội ngày nay cung cấp nhiều cơ hội cho loại hình giao tiếp hai chiều này.
