Cho dù bạn điều hành loại hình kinh doanh nào hay bạn bán sản phẩm hay dịch vụ, khách hàng và khách hàng sẽ không bao giờ cảm thấy ngạc nhiên khi được đối xử tốt. Chìa khóa nằm ở việc đối xử với tất cả những người bước qua cánh cửa của bạn với sự tôn trọng và nhân phẩm và làm cho sự đối xử vượt trội trở thành một tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng. Một nơi tốt để bắt đầu là một bộ quy tắc ứng xử và đạo đức hướng đến khách hàng, nhấn mạnh phép lịch sự, lắng nghe tích cực, kiên nhẫn và đồng cảm và coi khách hàng và khách hàng là cá nhân.
Ghi nhớ Tòa án chung
Đối phó và hỗ trợ khách hàng và khách hàng không phải lúc nào cũng thuận tiện. Mặc dù vậy, hành vi lịch sự là rất quan trọng, cho dù bạn có bận đến đâu. Như Norma Jo Greenlee, Giám đốc điều hành của njSolutions, ghi chú trong một bài thuyết trình được phát triển cho Văn phòng Bằng sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ, lịch sự là một hành vi, không phải là một quá trình. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp khi nói chuyện với khách hàng. Giải quyết một nhu cầu của khách hàng nhanh nhất có thể hoặc tìm ai đó có thể. Nếu bạn phải giữ khách hàng, hãy thường xuyên quay lại để cung cấp thông tin cập nhật hoặc hỏi khách hàng nếu bạn có thể gọi lại cho anh ta trong một thời gian nhất định.
Phát triển kỹ năng nghe tốt
Một trong những cách tốt nhất để giúp khách hàng và khách hàng cảm thấy quan trọng là bằng cách thực hành lắng nghe tích cực. Hãy chú ý và tránh những gián đoạn không cần thiết trong khi khách hàng đang nói. Khi khách hàng kết thúc, cung cấp thông tin phản hồi, chẳng hạn như diễn giải bằng một câu như, thì Nghe có vẻ như những gì bạn đang nói là, đặt câu hỏi để làm rõ hoặc tóm tắt ngắn gọn những gì khách hàng nói. Một khi bạn hiểu những gì khách hàng yêu cầu, hãy trả lời một cách thích hợp. Ví dụ, đảm bảo với khách hàng bạn sẽ sẵn lòng giúp đỡ cô ấy hoặc hỏi cô ấy muốn thấy vấn đề được giải quyết như thế nào.
Hãy kiên nhẫn với những khách hàng khó chịu
Mặc dù việc giữ bình tĩnh khi đối phó với một khách hàng khó chịu có thể khó khăn, nhưng bạn sẽ có cơ hội giải quyết khiếu nại hoặc vấn đề thành công với thái độ kiên nhẫn tốt hơn nhiều. Hít thở chậm, sâu để xa bản thân về mặt cảm xúc và tập trung có ý thức vào việc thư giãn cơ bắp. Xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào và nếu khách hàng trở nên hoàn toàn không hợp lý, đừng ngại đưa người giám sát vào cuộc trò chuyện sau khi đảm bảo người giám sát hiểu tình huống.
Thể hiện sự trân trọng
Truyền đạt sự đánh giá cao cho mọi khách hàng hoặc khách hàng. Tuy nhiên, trong khi điều cuối cùng mà một khách hàng nên luôn nghe thấy trước khi rời đi là cảm ơn bạn, thì tuyên bố đó phải phù hợp với tình huống. Ví dụ, nói lời cảm ơn vì doanh nghiệp của bạn có thể nghe có vẻ như là một khách hàng khó chịu. Thay vào đó, một tuyên bố như là tôi xin lỗi vì sự bất tiện mà bạn gặp phải ngày hôm nay. Chúng tôi thực sự đánh giá cao doanh nghiệp của bạn và mong muốn được gặp lại bạn, phù hợp hơn. Ngoài ra, sử dụng tên khách hàng trong một câu cảm ơn chia tay.
