Nhân viên lễ tân thường là điểm liên lạc đầu tiên mà khách hàng và khách hàng gặp nhau khi họ vào địa điểm kinh doanh của bạn hoặc nói chuyện khi họ gọi. Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, vì vậy, việc tìm kiếm một nhân viên tiếp tân với sự kết hợp tốt nhất giữa tính chuyên nghiệp, năng lực và sự thân thiện sẽ đi một chặng đường dài hướng tới việc thiết lập doanh nghiệp của bạn như một hoạt động tốt.
Điểm chuẩn các phẩm chất
Công ty quản lý nhân sự Tập đoàn Rainmaker khuyên bạn nên thực hiện một cách tiếp cận có hệ thống để xác định các đặc điểm chính của một nhân viên tiếp tân chất lượng trước khi bắt đầu quá trình phỏng vấn và thuê. Bởi vì nhân viên tiếp tân thường là điểm liên lạc đầu tiên từ thế giới bên ngoài, thông điệp mà nhân viên tiếp tân gửi sẽ phù hợp với hình ảnh công ty của bạn. Theo Rainmaker, phong cách hành vi, giá trị và động lực của nhân viên tiếp tân cùng với các kỹ năng và phẩm chất cá nhân rất quan trọng. Mặc dù tính chuyên nghiệp và năng lực luôn luôn quan trọng, ví dụ, phẩm chất cá nhân mong muốn có thể khác nhau giữa một phòng trưng bày nghệ thuật và một công ty luật.
Hành vi có giá trị
Mặc dù hình ảnh công ty là quan trọng, tất cả các nhân viên tiếp tân chất lượng đều chia sẻ các đặc điểm hành vi cụ thể khiến họ trở thành thành viên nhóm hiệu quả. Đầu tiên, nhân viên tiếp tân nên tập trung vào khách hàng - bao gồm cả những khách hàng cũng là đồng nghiệp. Nhân viên lễ tân cũng nên thích nói chuyện với mọi người, và đừng bận tâm đến những gián đoạn thường xuyên như điện thoại reo hoặc khách đến văn phòng. Ngoài ra, một nhân viên tiếp tân cũng phải có thể giữ cho môi trường làm việc của mình ngăn nắp và sạch sẽ; giữ tổ chức sẽ giúp đỡ khi anh ta được gọi để thực hiện hai nhiệm vụ cùng một lúc, một sự xuất hiện phổ biến trong việc tiếp nhận. Kỹ năng giao tiếp tốt, bao gồm khả năng viết và nói rõ ràng và với từ điển phù hợp, cũng rất cần thiết, theo Genius Center, một tổ chức hỗ trợ kinh doanh.
Tự tạo động lực
Một nhân viên tiếp tân hiệu quả phải tập trung vào làm mọi việc đúng cách, theo Rainmaker, và theo cách phù hợp với văn hóa và tiêu chuẩn của công ty. Một nhân viên tiếp tân không chỉ phải học nhanh cách mọi thứ hoạt động, mà cô ấy còn phải tập trung vào việc cân bằng một nhiệm vụ với việc quản lý thời gian của chính mình một cách khôn ngoan. Tìm hiểu về doanh nghiệp, bao gồm thường xuyên làm chủ các nhiệm vụ mới và ném vào nơi cần thiết nhất, làm cho nhân viên tiếp tân trở thành một tài sản quý giá. Mặc dù những kỹ năng này có thể không phải là một phần của bản mô tả công việc chính thức, nhưng chính những phẩm chất này đã khiến một nhân viên tiếp tân hiệu quả khác với một người không hiệu quả.
Kĩ năng cá nhân
Nhân viên tiếp tân phải làm việc với ít sự giám sát và phải có khả năng đưa ra các quyết định ngoại giao, tập trung vào khách hàng, thường xuyên bị cưỡng bức, mà không bị xù lông. Do đó, các nhân viên tiếp tân tốt nhất thường linh hoạt và có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức tuyệt vời. Họ cũng khéo léo; Hãy nhớ rằng một khách hàng tức giận có thể loại bỏ cảm xúc của anh ấy đối với nhân viên tiếp tân trước, và một nhân viên tiếp tân có khả năng làm dịu sự thất vọng có thể giúp quản lý rất nhiều vấn đề đau đầu. Do đó, cách cư xử khéo léo là điều cần thiết.
