Kế toán là quan trọng đối với kinh doanh như là một cách để ghi lại hoạt động tài chính và học hỏi từ các con số. Doanh nghiệp của bạn cần có kế toán cơ bản để báo cáo thu nhập trên các biểu mẫu thuế và theo dõi các khoản tiền chảy vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng của bạn. Nhưng thông tin kế toán cũng cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị trong hoạt động, cho thấy xu hướng và cơ hội có thể giúp công ty của bạn có nhiều lợi nhuận hơn. Cơ quan báo cáo thuế yêu cầu bạn giữ sổ sách ở mức tối thiểu theo dõi thu nhập và chi tiêu. Nhưng nếu bạn có động lực và sở thích, bạn có thể đưa các quy trình kế toán của mình lên một cấp độ hoàn toàn khác và sử dụng chúng để tạo ra một doanh nghiệp thông minh hơn và có khả năng tài chính hơn.
Các loại hình doanh nghiệp kế toán cần
Theo dõi thu nhập và chi tiêu: Doanh nghiệp của bạn được yêu cầu điền vào các biểu mẫu thuế dựa trên cả tổng doanh thu và thu nhập ròng. Thuế tiêu thụ đặc biệt của tiểu bang và địa phương được tính theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu. Thuế thu nhập của thành phố, tiểu bang và liên bang dựa trên lợi nhuận ròng của bạn sau khi trừ chi phí được khấu trừ vào tổng doanh thu. Để tính toán các khoản này một cách chính xác, doanh nghiệp của bạn phải theo dõi và kiểm đếm tổng doanh thu làm cơ sở cho số doanh thu và cộng tất cả các chi phí làm cơ sở cho các khoản khấu trừ kinh doanh. Khi báo cáo tổng doanh thu, bạn sẽ cần chia thu nhập của mình thành các danh mục như bán buôn và bán lẻ. Khi tính lợi nhuận ròng cho thuế thu nhập, bạn cũng cần chia chi tiêu thành các loại, chẳng hạn như vật liệu, bảng lương, tiền thuê nhà, tiện ích và chi phí tự động.
Kế toán tiền lương: Ngoài việc tính toán số tiền phải trả cho mỗi nhân viên dựa trên tiền lương hoặc tiền công và số giờ làm việc, doanh nghiệp của bạn cũng phải giữ lại và trả thuế An sinh xã hội, Medicare và thuế thu nhập mà nhân viên của bạn nợ, cùng với đóng góp của chủ lao động cho Bảo hiểm xã hội và Medicare. Bạn cũng sẽ phải trả bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm công nghiệp vào các quỹ của tiểu bang của bạn, dựa trên số tiền mà nhân viên của bạn làm việc và họ kiếm được bao nhiêu. Doanh nghiệp của bạn sẽ cần một hệ thống kế toán tiền lương toàn diện và cập nhật để theo dõi những con số này và để trả tất cả các khoản thuế biên chế và nộp tất cả các báo cáo thuế biên chế khi đến hạn.
Kế toán dòng tiền: Hệ thống kế toán của bạn cũng nên bao gồm các công cụ để theo dõi sự sẵn có và cần tiền mặt. Nếu bạn sử dụng một hệ thống kế toán dựa trên tiền mặt, số liệu hàng tuần và hàng tháng của bạn sẽ cho bạn một ý tưởng khá hợp lý về số tiền bạn đã vào và ra. Nếu bạn sử dụng hệ thống kế toán dồn tích, bạn có thể ghi lại doanh số dưới dạng doanh thu trước khi bạn thực sự được trả tiền cho nó, vì vậy bạn cần một cách khác để theo dõi sự sẵn có của tiền mặt. Cho dù bạn sử dụng hệ thống tiền mặt hay dồn tích, dòng tiền của bạn cũng có thể không tương quan trực tiếp với thu nhập và chi tiêu được báo cáo của bạn nếu bạn trả lại tiền vay hoặc nếu bạn đang khấu hao thiết bị mà bạn đã mua.
Bảng cân đối: Bảng cân đối kế toán là ảnh chụp nhanh bức tranh tài chính của bạn tại một thời điểm cụ thể. Nó bao gồm thông tin về những gì bạn sở hữu và những gì bạn nợ. Danh sách tài sản của bạn sẽ bao gồm tiền mặt trong ngân hàng, thiết bị bạn đã mua trừ đi số tiền đã khấu hao và các khoản phải thu hoặc số tiền còn nợ bạn cho doanh số bạn đã thực hiện. Danh sách các khoản nợ trên bảng cân đối kế toán của bạn sẽ bao gồm số dư do các khoản vay và thẻ tín dụng, và các khoản nợ ngắn hạn bạn đã tích lũy như tài khoản phải trả và hóa đơn tiện ích chưa thanh toán. Bằng cách trừ các khoản nợ của bạn khỏi tài sản của bạn, bảng cân đối kế toán của bạn cho thấy giá trị ròng hiện tại của công ty bạn. Khi bạn tạo bảng cân đối theo thời gian, bạn có thể thấy thu nhập và chi tiêu của mình đã diễn ra như thế nào và tạo ra sự giàu có hay nợ nần.Bảng cân đối kế toán cũng cho thấy bao nhiêu giá trị ròng của bạn là thanh khoản và bao nhiêu được gắn trong tài sản không cung cấp tiền mặt có sẵn.
Báo cáo hoạt động: Ngoài các báo cáo kế toán mà doanh nghiệp của bạn cần phải hoàn thành bởi các cơ quan thuế và người cho vay, bạn có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh theo dõi mọi thứ từ giá trị đô la của sản phẩm mà dòng sản phẩm của bạn tạo ra trong một giờ, đến số liệu bán hàng cho mỗi doanh số của bạn nhân viên. Những con số này là rất quan trọng để đưa ra quyết định chiến lược. Họ có thể giúp bạn xác định các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn mang lại lợi nhuận cao nhất và đáng được nuôi dưỡng nhất. Họ cũng có thể kêu gọi sự chú ý của bạn đến những khó khăn có thể được sửa chữa, chẳng hạn như các khía cạnh của sản xuất mất quá nhiều thời gian và chi phí quá nhiều.
Doanh nghiệp có thể làm kế toán như thế nào
Doanh nghiệp của bạn có thể làm kế toán nội bộ hoặc thuê một chuyên gia bên ngoài để giúp đỡ trong quá trình này. Nhiều công ty sử dụng kết hợp hai phương pháp này, có nhân sự nội bộ hoàn thành một số nhiệm vụ như ghi sổ cơ bản và sau đó ký hợp đồng với một kế toán bên ngoài để hoàn thành các khoản thuế hàng năm.
Kế toán nội bộ mang lại lợi ích khi có người hiểu sâu về doanh nghiệp của bạn, ghi lại thu nhập và chi tiêu của bạn. Một nhân viên kế toán có liên quan sâu sắc đến doanh nghiệp của bạn sẽ có thể xác định và phân loại các mặt hàng trên hóa đơn, xác định xem chúng có phải là nguyên liệu được bao gồm trong chi phí bán hàng hóa hoặc vật tư mà bạn cần để tổ chức hậu trường không. Tuy nhiên, một nhân viên kế toán nội bộ có thể không có chuyên môn chuyên môn mà người ngoài có thể mang đến sự pha trộn. Kiến thức này hữu ích cho việc tạo các hệ thống như thiết lập sổ sách kế toán ban đầu của bạn và cũng để nắm bắt các sắc thái như chi tiêu không được khấu trừ hợp pháp.
Một kế toán viên bên ngoài có thể mang lại kinh nghiệm và quan điểm cho các quy trình kế toán của công ty bạn. Là một chuyên gia, nhân viên kế toán này có thể đã xem sách của một loạt các doanh nghiệp và có thể chỉ cho bạn cách cập nhật hệ thống của mình để họ cung cấp thông tin bạn cần và có thể được hiểu bởi các chuyên gia khác như nhân viên ngân hàng và kiểm toán thuế. Tuy nhiên, người ngoài cuộc có thể không làm tốt công việc như người trong cuộc trong việc hiểu cách thức kinh doanh của bạn và thông tin nào bạn có thể thấy hữu ích nhất. Ví dụ: kế toán viên của bạn có thể sẽ không hiểu các loại hàng tồn kho bạn mang theo theo quan điểm của một người bán hàng. Tuy nhiên, thông tin về cách các loại hàng hóa khác nhau đang di chuyển có thể rất quan trọng để điều chỉnh việc mua hàng của bạn.
Các loại phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp
Phần mềm kế toán trực tuyến: Các chương trình kế toán trực tuyến cung cấp cho bạn lợi thế của việc đồng bộ hóa hệ thống kế toán của bạn với các tài khoản ngân hàng của bạn. Cách tiếp cận này giúp bạn dễ dàng nhập các giao dịch bằng cách chỉ cần tìm chúng trong nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của bạn và sau đó nhấp vào nút bên phải. Tính năng này làm giảm khả năng bạn sẽ bỏ lỡ một khoản chi tiêu, như bạn có thể nếu bạn bắt đầu với biên lai giấy và mất một khoản. Sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến cũng cho phép bạn truy cập chương trình kế toán của mình từ bất kỳ máy tính nào, thay vì phải sử dụng máy tính để bàn của riêng bạn. Tuy nhiên, các chương trình kế toán trực tuyến mất nhiều thời gian hơn phiên bản trên máy tính để xử lý mỗi giao dịch và lần này sẽ tăng thêm khi bạn thực hiện hàng tá mục nhập. Ngoài ra, việc thực hiện khớp các biên lai với nguồn cấp dữ liệu ngân hàng có thể chậm và cồng kềnh, và bước này là cần thiết nếu một lần mua bao gồm các mặt hàng trong nhiều danh mục như nguyên liệu và vật tư. QuickBooks là phần mềm kế toán trực tuyến phổ biến nhất và được đánh giá cao nhất. Xero được đánh giá cao cho người dùng Mac và Zoho hoạt động đặc biệt tốt cho các doanh nghiệp rất nhỏ.
Phần mềm kế toán máy tính để bàn: Mặc dù các chương trình kế toán trực tuyến đang ngày càng phổ biến, các phiên bản máy tính để bàn vẫn mang lại lợi thế cho nhiều người dùng. Bạn có thể mua một chương trình kế toán máy tính để bàn với mua một lần, trong khi các chương trình trực tuyến tính phí hàng tháng liên tục. Khi bạn sử dụng chương trình máy tính để bàn, tất cả thông tin của bạn đều có sẵn trên máy tính của bạn, thay vì nằm trong đám mây nơi dễ bị ảnh hưởng bởi các vấn đề bảo mật và lỗi hệ thống trên diện rộng. Các hệ thống kế toán trên máy tính để bàn có xu hướng đơn giản hơn nhiều so với các hệ thống dựa trên đám mây, giúp dễ dàng xác định vị trí và xác định lỗi và sự không nhất quán. Do tính đơn giản tương đối của chúng, các hệ thống máy tính để bàn cũng dễ dàng thích ứng với nhu cầu cá nhân của công ty bạn.
Hệ thống kế toán tùy chỉnh và thủ công
Bạn thực sự không cần phần mềm kế toán nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và nhu cầu của bạn đơn giản. Bạn có thể thiết kế bảng tính với Excel hoặc Google Sheets giúp bạn theo dõi và thêm các biến bạn cần biết, chẳng hạn như chi tiêu được phân loại và thu nhập liên tục. Các chương trình này sẽ giúp bạn lưu giữ và sắp xếp thông tin của bạn theo bất kỳ cách nào có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn và bảng tính trong nhà tạo ra các hệ thống kế toán hoàn toàn hợp pháp miễn là chúng cho bạn biết những gì bạn cần biết để trả thuế và hiểu hoạt động của mình. Ví dụ: bạn có thể thiết lập một hệ thống bảng lương ghi nhật ký hàng giờ cho các nhiệm vụ cụ thể như sản xuất. Sau đó, bạn có thể sử dụng các số liệu này để tính giá trị đô la trung bình của sản phẩm được sản xuất mỗi giờ sản xuất và bạn có thể xem cách con số này thay đổi theo từng tuần.
Nhưng bạn thậm chí không cần một máy tính để làm kế toán doanh nghiệp. Hoàn toàn hợp pháp để giữ sổ cái viết tay, như các chủ doanh nghiệp đã làm trong nhiều thế kỷ. Các cửa hàng cung cấp văn phòng bán sổ sách kế toán với các cột có kích thước phù hợp và bạn có thể sử dụng chúng để liệt kê và phân loại thu nhập và chi tiêu. Với một hệ thống kế toán thủ công, bạn phải cộng tất cả các số liệu bằng tay, điều này làm tăng đáng kể thời gian bạn dành cho kế toán. Tuy nhiên, các hệ thống kế toán thủ công không dễ bị các loại trục trặc máy tính và rủi ro mất dữ liệu mà bạn gặp phải với các hệ thống máy tính. Thật vậy, ngôi nhà của bạn có thể bị cháy và bạn có thể mất sổ cái, nhưng lỗi phần cứng phổ biến hơn đáng kể so với cháy nhà.
Kế toán đơn nhập cảnh Versus
Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và tương đối đơn giản, bạn cũng có thể chọn giữa sổ sách kế toán đơn và kép. Một hệ thống nhập đơn giản chỉ cần theo dõi những gì bạn đã chi tiêu và kiếm được, và tính toán các khoản tiền này. Nếu bạn sử dụng sổ cái viết tay hoặc nếu bạn đã tạo bảng tính của riêng mình, rất có thể bạn đang sử dụng kế toán nhập đơn. Hệ thống nhập kép đồng bộ thông tin kế toán của bạn với tài khoản ngân hàng và các thông tin khác có liên quan đến bảng cân đối kế toán của bạn. Mỗi khi bạn lưu ý rằng công ty của bạn đã kiếm được doanh thu, bạn sẽ tạo (hoặc phần mềm kế toán của bạn sẽ thực hiện) một mục tương ứng cho biết số tiền đó xuất hiện trong doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như trong tài khoản ngân hàng cụ thể. Tương tự, mỗi khi bạn trả tiền cho một khoản chi tiêu, một hệ thống nhập kép cho thấy công ty của bạn đã tiêu tiền như thế nào. Không có yêu cầu pháp lý nào về việc bạn duy trì hệ thống sổ sách kế toán kép, nhưng nếu bạn giữ sổ sách một lần, bạn nên phát triển một cách để so sánh và đối chiếu hệ thống kế toán của bạn với tài sản hiện tại của bạn.
Lựa chọn hệ thống kế toán phù hợp
Không có hệ thống kế toán phù hợp với mọi doanh nghiệp. Khi chọn cách thiết lập sách của công ty, hãy xem xét loại thông tin bạn cần nhất và tài nguyên nào bạn sẵn sàng dành cho việc nhận thông tin đó. Nếu bạn ghét làm việc với những con số và chúng hầu như không có ý nghĩa với bạn, hãy thuê một chuyên gia bên ngoài nhưng vẫn cố gắng học nhiều nhất có thể để hiểu các báo cáo bạn nhận được. Nếu bạn có thời gian và hứng thú, hãy làm càng nhiều kế toán của riêng bạn càng tốt. Thông tin bạn biên soạn sẽ có liên quan và có ý nghĩa và bạn sẽ có được những hiểu biết có giá trị về cách doanh nghiệp của bạn có thể thành công nhất.
