Các doanh nghiệp hiện đại có thể phân đoạn nhắn tin để nhắm mục tiêu các nhóm khách hàng nhỏ hoặc cung cấp tin tức ngay lập tức cho các lực lượng lao động lớn, phân tán. Tuy nhiên, những cơ hội này đã không làm cho việc giao tiếp kinh doanh trở nên ít thách thức hơn trước. Trong khi các tổ chức nhanh chóng biết được hậu quả của việc không giao tiếp với khách hàng và các bên liên quan bên ngoài một cách hiệu quả, truyền thông nội bộ không hiệu quả có thể khó phát hiện hơn cho đến khi quá muộn
Vấn đề ưu tiên
Nhân viên có thể cảm thấy khó khăn trong việc điều hòa các sở thích liên lạc của họ với những người đồng nghiệp của họ. Một công nhân lớn tuổi có thể thích giao tiếp qua điện thoại, ví dụ, trong khi đồng nghiệp trẻ tuổi của anh ta phụ thuộc vào giao tiếp điện tử. Nếu nhân viên trẻ tuổi trả lời tin nhắn thư thoại bằng e-mail thay vì trả lại cuộc gọi, nhân viên lớn tuổi có thể cảm thấy không được tôn trọng, Tốt nhất là sử dụng phương pháp mà đối tác của bạn thích. Nếu liên hệ của bạn trong CNTT luôn phản hồi email nhanh chóng, nhưng mất nhiều thời gian để trả lại cuộc gọi điện thoại, chuyển tiếp câu hỏi của bạn bằng điện tử là giải pháp hiệu quả hơn.
Truyền thông tin xấu
Nói với sếp của bạn rằng bạn vừa mất một tài khoản chính không phải là điều dễ dàng. Cũng không dễ để chuyển tiếp tin tức đến một nhà cung cấp lâu năm rằng bạn đang chuyển đổi doanh nghiệp của mình sang đối thủ cạnh tranh. Robert Bies, giáo sư tại Trường kinh doanh McDonough của Georgetown, lưu ý rằng điều này thường khiến mọi người trì hoãn nói với bên kia về tin xấu.
Thay vào đó, Bies gợi ý một chiến lược truyền thông đa hướng để vượt qua những thách thức đó. Chuẩn bị các bên liên quan cho các tin tức xấu trước. Cung cấp tin tức kịp thời và trung thực, sau đó giảm thiểu nó bằng các giải pháp có thể và bất kỳ lót bạc rõ ràng nào. Ví dụ, bạn có thể nói rằng bạn có một số khách hàng tiềm năng để thay thế doanh nghiệp bị mất sẽ yêu cầu ít đi lại hơn cho lực lượng bán hàng của bạn
Lời khuyên
-
Một số nhân viên có thể cảm thấy không thoải mái khi giao tiếp thẳng thắn với sếp vì vị trí của họ trong công ty hoặc nền tảng của họ. Phụ nữ đặc biệt có thể đấu tranh với điều này, theo chuyên gia ngôn ngữ học Deborah Tannen.
Quá nhiều - Hoặc không đủ
Bao nhiêu thông tin để phổ biến cho nhân viên và các bên liên quan bên ngoài là một thách thức không ngừng đối với các nhà quản lý. Tin tức đáng sợ, giống như một sự sắp xếp lại, có thể dẫn đến những phản ứng mạnh mẽ nếu nó dường như thoát ra khỏi màu xanh. Thông báo cho các cá nhân trong các cuộc họp riêng lẻ hoặc nhỏ hơn có thể cho một nhà lãnh đạo biết ai có khả năng sẽ phản đối tin tức này, và lý do của họ là gì.
Mặt khác, một người quản lý cũng có thể cung cấp quá nhiều thông tin nếu kết luận cho tin nhắn là mơ hồ hoặc kết thúc mở. Thông báo sa thải có thể sẽ đến trong tương lai gần, ví dụ, dẫn đến sự lo lắng và có thể khiến các nhân viên chủ chốt cố gắng đảm nhận các công việc khác. Nó cũng có thể làm giảm năng suất văn phòng nếu nhân viên dành thời gian để buôn chuyện và làm việc trên sơ yếu lý lịch của họ.
Truyền thông không chính thức có thể chứng minh tốn kém
Không giống như trò chuyện tại nơi làm việc, thông tin liên lạc điện tử để lại một bản ghi chép về những gì đã diễn ra. Một e-mail nhanh chóng có thể tóm tắt lại một cuộc trò chuyện và cung cấp một xác nhận có giá trị trong trường hợp có câu hỏi sau này. Tuy nhiên, duy trì hồ sơ lưu lượng email, phần mềm trò chuyện và các cuộc hội thoại tại nơi làm việc điện tử không chính thức khác có thể là một vấn đề đau đầu cho những người trong CNTT - không đề cập đến đội ngũ pháp lý. Dường như các cuộc trò chuyện trái tay có thể chứng minh tốn kém. Ví dụ, Bộ Tư pháp Hoa Kỳ đã sử dụng các nhận xét trong phòng trò chuyện để giúp thực hiện trường hợp thao túng tiền tệ của mình đối với các ngân hàng lớn như UBS, Citigroup và J.P. Morgan Chase.
Quản lý dự án
Một báo cáo năm 2013 của Viện Quản lý Dự án cho thấy rằng với mỗi tỷ đô la chi cho các dự án, 75 triệu đô la chỉ có rủi ro do kết quả của truyền thông không hiệu quả. Các lỗ hổng có thể xảy ra khi không phải tất cả các bên liên quan đều có cùng sự hiểu biết về lợi ích của dự án hoặc khi ngôn ngữ được sử dụng để gửi tin nhắn không rõ ràng. PMI gợi ý cho bạn điều chỉnh thông tin liên lạc của bạn để đáp ứng nhu cầu của từng nhóm bên liên quan. Một đề xuất dự án để thiết kế lại một trang web, ví dụ, có thể tập trung vào các lợi ích cấp cao khi bạn gặp các lãnh đạo công ty cấp cao. Nó sẽ sử dụng ngôn ngữ kỹ thuật và dữ liệu cụ thể hơn khi nó được trình bày cho những người sẽ phải thực hiện công việc.
