Cách một công ty được điều hành trực tiếp ảnh hưởng đến những thành công và thất bại mà nó sẽ có. Khi nhóm quản lý xác định các mục tiêu dài hạn vững chắc cho tổ chức, cộng với các cách sáng tạo để đạt được chúng, thì toàn bộ tổ chức có động lực và thúc đẩy để hướng tới kết quả đó.
Hãy tưởng tượng làm việc cho một tổ chức nơi nhóm quản lý cấp cao không thể thừa nhận bất kỳ kế hoạch tăng trưởng hoặc mục tiêu dài hạn nào. Điều gì sẽ xảy ra với công ty đó? Nó có thể tự duy trì trong một vài tháng, nhưng việc thiếu kế hoạch hoặc can thiệp chiến lược có thể dẫn đến sự sụp đổ của nó. Tương tự, không có bất kỳ sự chỉ đạo nào từ quản lý cấp cao có thể khiến nhân viên mất niềm tin vào công ty. Kế hoạch tổ chức, bao gồm các chiến lược cho tất cả các cấp của công ty, là điều bắt buộc cho sự thành công của doanh nghiệp.
Định nghĩa tổ chức quy hoạch
Kế hoạch tổ chức bắt đầu khi nhóm quản lý cấp cao xác định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Một khi những mục tiêu đó đã được xác định và hoàn thiện sao cho rõ ràng và có thể đạt được, nó cần thiết để xây dựng các chiến lược và kế hoạch cụ thể để đạt được các mục tiêu đó. Kế hoạch tổ chức đảm bảo rằng có một tầm nhìn cho doanh nghiệp để nhân viên biết và hiểu công việc hàng ngày của họ đóng góp cho toàn bộ công ty như thế nào.
Các mục tiêu mà một công ty đặt ra cần phải đủ thực tế để được thực hiện trong tài nguyên của tổ chức. Nó rất tốt để tiếp cận các ngôi sao, nhưng đồng thời, các mục tiêu cũng cần phải đạt được. Không thể đạt được các mục tiêu nằm ngoài tầm với có thể làm mất tinh thần cho công ty. Một mục tiêu tốt cũng cần được đo lường định lượng. Bằng cách này, công ty có thể theo dõi tiến trình của mình trong suốt năm tài chính, kiểm tra xem họ đã đi được bao xa và họ còn bao nhiêu để đi. Nó cũng rất quan trọng để phác thảo một khung thời gian để đạt được mục tiêu, chẳng hạn như trong năm tài chính hoặc một phần tư. Bằng cách này, công ty có thể thiết lập thời hạn dự án để giữ cho mọi người đi đúng hướng.
Ngoài việc xác định mục tiêu và phát triển các kế hoạch để đạt được chúng, kế hoạch tổ chức bao gồm nhân sự và phân bổ nguồn lực.Đúng người phải có mặt để thực hiện vai trò của họ và các nguồn lực cần thiết, bao gồm cả tài chính, cần phải có sẵn cho tổ chức để họ có thể thực hiện thành công các kế hoạch tại chỗ.
Vì mỗi tổ chức là duy nhất, không một cấu trúc hay phương pháp nhân sự nào sẽ làm việc cho mọi công ty. Tuy nhiên, một số yếu tố nhất định phải luôn được xem xét trong việc hoạch định một cấu trúc tổ chức hiệu quả. Các công ty cần nghiên cứu và đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của các lựa chọn cấu trúc tổ chức khác nhau, chẳng hạn như cấu trúc chức năng, phân chia hoặc ma trận, và xem xét cái nào sẽ thiết lập chúng để đạt được mục tiêu tổ chức tốt nhất. Công ty cũng sẽ cần dự đoán mô hình tăng trưởng của họ và cách họ phù hợp với kế hoạch tổng thể của họ. Ngoài ra, tổ chức sẽ cần phải xem cấu trúc nào sẽ tạo ra hiệu quả hoạt động đáng kể nhất và sự hài lòng của người lao động.
Kế hoạch tổ chức có thể áp dụng cho bất kỳ quy mô nào của một công ty, cho dù đó là một doanh nghiệp nhỏ hoặc một tập đoàn đa quốc gia. Trong mọi tình huống, điều này rất quan trọng đối với đội ngũ quản lý để xác định mục tiêu của công ty và đưa ra các kế hoạch để đạt được chúng, ngoài các nguồn lực cần có để đáp ứng các mục tiêu đó.
Các loại kế hoạch tổ chức
Có nhiều cách để phân loại các loại kế hoạch tổ chức, mặc dù nhiều trong số chúng thuộc bốn loại chính: tài chính, chiến lược, dự phòng và kế nhiệm. Mỗi loại kế hoạch tổ chức nhìn toàn bộ doanh nghiệp, nhưng thông qua lăng kính của một khu vực cụ thể. Bằng cách này, nó dễ dàng nhận thấy doanh nghiệp sẽ chào giá như thế nào trong nhiều tình huống khác nhau.
Kế hoạch tài chính trong một tổ chức nhằm tạo ra thu nhập lớn hơn hoặc tăng thị phần của doanh nghiệp. Ngoài ra, lập kế hoạch tài chính có thể giải quyết các vấn đề tài chính dự đoán mà công ty có thể phải đối mặt trong tương lai. Cách một kế hoạch tài chính được cấu trúc phụ thuộc vào cấp độ của công ty và các mục tiêu mà nó muốn đạt được. Một yếu tố quan trọng của một kế hoạch tài chính là nó cần được bắt nguồn từ thực tế. Giống như lập kế hoạch mục tiêu hiệu quả, kế hoạch tài chính cần phải tính đến bức tranh tài chính thực sự của công ty, hiện tại và trong tương lai. Kế hoạch cũng cần phải hướng tới tương lai, để có thể nhận ra bất kỳ vấn đề tiềm năng nào mà công ty có thể cần khắc phục.
Lấy một doanh nghiệp nhỏ như một cơ quan tiếp thị kỹ thuật số chẳng hạn. Với đội ngũ nhân viên năm người, công ty đang bị đình trệ tại một cao nguyên và không có đủ nguồn nhân lực để phát triển kinh doanh. Tăng doanh số bán hàng của họ là một trong những mục tiêu tổ chức của họ. Tuy nhiên, nếu họ thuê một nhân viên khác, thì họ không có tài chính để trả tiền cho họ. Có một kế hoạch tài chính rõ ràng cho tổ chức này sẽ không chỉ giúp họ tìm ra cách mang lại một nguồn lực bổ sung mà còn là cách thanh toán cho họ. Bên cạnh đó, có nhân viên mới đó có thể giúp họ tăng doanh số và đáp ứng mục tiêu tổ chức của họ.
Một loại kế hoạch tổ chức khác là hoạch định chiến lược, bao gồm chuyển tầm nhìn của công ty thành các mục tiêu và mục tiêu, với các bước để đạt được chúng. Lập kế hoạch chiến lược không chỉ nhìn vào chính công ty mà còn tập trung vào thị trường và ngành công nghiệp, cũng như các đối thủ cạnh tranh. Kiểu lập kế hoạch này liên quan đến việc phân tích các công ty trong tương lai và các mối đe dọa sắp tới. Nó cũng đòi hỏi phải biết đầy đủ các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Lập kế hoạch chiến lược cũng đòi hỏi phải có sự hiểu biết về đối thủ cạnh tranh trên thị trường, và chính xác điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì so với tổ chức. Có một cái nhìn thực tế về thị trường và nền kinh tế tổng thể cũng là bắt buộc.
Ví dụ, trong trường hợp của cơ quan tiếp thị kỹ thuật số, một phần trong tầm nhìn chiến lược của họ có thể là cung cấp một dịch vụ mới, chẳng hạn như sao chép tài liệu tạo ra khách hàng tiềm năng. Nếu doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào thiết kế web và quảng cáo trực tuyến cho đến thời điểm đó, họ sẽ cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về lĩnh vực sao chép để hiểu giá vé trong ngành. Nếu các đối thủ cạnh tranh của họ cung cấp dịch vụ sao chép như một dịch vụ, thì họ cũng có thể thận trọng khi cung cấp dịch vụ này. Họ cũng có thể cần một cách để phân biệt dịch vụ sao chép của họ với các đối thủ cạnh tranh.
Nhiều tổ chức cũng tạo ra các kế hoạch dự phòng cho các kết quả nằm ngoài phạm vi bình thường. Kiểu lập kế hoạch tổ chức này giúp giảm thiểu rủi ro tiềm tàng cho công ty và thậm chí có khả năng giúp họ tránh các sự kiện có thể gây ra hậu quả thảm khốc. Một kế hoạch dự phòng mạnh mẽ được nghiên cứu kỹ lưỡng và đưa ra các kịch bản thực tế có thể xảy ra có thể có tác động tiêu cực đến công ty, và nó cung cấp một giải pháp từng bước mà công ty có thể thực hiện trong kịch bản đó. Kế hoạch dự phòng có thể cứu một tổ chức khỏi sự sụp đổ và có thể giúp nó phát triển trong thời gian chuyển đổi.
Một kịch bản thảm khốc có thể xảy ra đối với cơ quan tiếp thị kỹ thuật số có thể là khách hàng lớn nhất của họ, nơi cung cấp hơn 50% doanh thu, quyết định ký hợp đồng với một trong những đối thủ cạnh tranh của họ. Trong trường hợp này, công ty sẽ mất một phần lớn thu nhập của họ. Nếu họ có thể tìm ra cách thay thế nó, họ có thể phải tuyên bố phá sản. Trong trường hợp của họ, một kế hoạch dự phòng sẽ cung cấp các giải pháp khả thi cho vấn đề này, có thể bao gồm các cách đưa khách hàng đó trở lại với công ty, tăng doanh thu của họ thông qua các kênh khác hoặc thậm chí vay tiền để được cứu trợ ngắn hạn. Bằng cách có sẵn một kế hoạch nếu khách hàng lớn nhất của họ rời đi, cơ quan tiếp thị kỹ thuật số có thể có quyền làm việc để giải quyết vấn đề của họ, thay vì lãng phí thời gian để cố gắng vạch ra một kế hoạch trong khi họ đang ở trong chế độ khủng hoảng.
Kế hoạch kế nhiệm là một cách hiệu quả khác của kế hoạch tổ chức. Điều này liên quan đến việc phát triển một chiến lược để đưa vào vị trí khi một nhân vật chủ chốt trong tổ chức rời đi. Nếu ai đó trong vai trò quản lý ra quyết định rời khỏi tổ chức vì bất kỳ lý do gì, có kế hoạch hoặc không có kế hoạch, toàn bộ công ty có thể bị trì hoãn. Họ có thể không thể đáp ứng các mục tiêu tổ chức của mình nếu họ không có sự lãnh đạo đúng đắn. Kế hoạch kế nhiệm liên quan đến nhiều hơn là chỉ đặt tên cho một người kế nhiệm. Nó có nghĩa là đào tạo và chải chuốt người đó để lấp đầy vị trí lãnh đạo trước khi có nhu cầu. Bằng cách này, không có thời gian trễ để người kế nhiệm tăng tốc và tổ chức có thể tiếp tục kinh doanh như bình thường.
Ví dụ, nếu nhà phát triển web hàng đầu của cơ quan tiếp thị kỹ thuật số đột ngột rời đi, công ty có thể không thể hoàn thành các dự án hiện tại hoặc bất kỳ dự án mới nào cho đến khi họ có một sự thay thế. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, điều này có thể có nghĩa là họ có thể phải đóng cửa. Với kế hoạch kế nhiệm, họ có thể đã được đào tạo một nhà phát triển cơ sở để đảm nhận vai trò này. Nếu người đó đã được chuẩn bị cho vị trí ra quyết định chính, thì cơ quan có thể tiếp tục phục vụ khách hàng của họ mà không có bất kỳ trục trặc nào.
Tại sao bạn cần sử dụng kế hoạch tổ chức
Lập kế hoạch tổ chức phù hợp cho phép công ty đạt được tiềm năng đầy đủ của nó. Bằng cách sử dụng một cách tiếp cận có hệ thống, các công ty có thể thiết lập nơi họ muốn đến, và sau đó thực hiện các bước họ có thể sử dụng để đến đó. Nếu một tổ chức quan tâm đến tăng trưởng và không biết cách đạt được điều đó, thì kế hoạch tổ chức có thể giúp thiết lập các bước họ cần thực hiện, cả hai để xác định mục tiêu và đạt được mục tiêu.
Kế hoạch tổ chức giúp các công ty có chiến lược trong cách họ đưa ra quyết định quan trọng. Khi có những mục tiêu lớn hơn của công ty, thì nó sẽ dễ dàng đi đến những quyết định nhất định khi sử dụng một phương pháp chiến lược. Tương tự, lập kế hoạch tổ chức có thể giúp các công ty xây dựng dựa trên thế mạnh của mình. Nếu có những lĩnh vực cụ thể mà tổ chức vượt trội, sẽ rất thận trọng khi chơi trên những lĩnh vực đó để phát triển doanh nghiệp. Ở phía bên kia của quang phổ, một điểm yếu của tổ chức có thể được cải thiện bằng cách sử dụng kế hoạch tổ chức. Các yếu tố của kế hoạch tài chính và dự phòng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc khắc phục điểm yếu của doanh nghiệp.
Thiết lập công ty để thành công là một trong những lý do chính tại sao họ nên sử dụng kế hoạch tổ chức. Thông qua việc phát triển các kế hoạch và quy trình, công ty có thể làm việc để cải thiện các thủ tục được đưa ra liên tục. Cải thiện cách thức hoạt động của công ty cũng giúp mang lại cho họ lợi thế cạnh tranh, điều này cũng có thể làm tăng hoạt động kinh doanh của họ.
Cách cải thiện kế hoạch tổ chức
Không một phương pháp lập kế hoạch tổ chức làm việc cho một công ty. Nhiều lần, một công ty phải áp dụng các cách lập kế hoạch tổ chức khác nhau để tìm ra những gì phù hợp với họ. Cải thiện kế hoạch tổ chức là một công việc liên tục, bởi vì khi công ty phát triển và thay đổi, cách thức kế hoạch của công ty cần thay đổi để đáp ứng các yêu cầu mới.
Trung thực và cởi mở là các khía cạnh quan trọng của kế hoạch tổ chức. Nó rất quan trọng để có một cái nhìn rõ ràng và khách quan về cách tổ chức đang làm. Bằng cách này, việc xác định các vấn đề tiềm ẩn hoặc các mối đe dọa mà tổ chức đang gặp phải trở nên dễ dàng hơn hoặc các điểm yếu cụ thể rõ ràng trong công ty. Loại bỏ các rào cản nội bộ mà nhân viên đang phải đối mặt giúp họ sau đó tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay. Khi các rào cản nội bộ, chẳng hạn như một số thủ tục hoặc chính sách, được gỡ bỏ, nhân viên có thể làm việc để cải thiện các điểm yếu của tổ chức.
Khi tìm cách cải thiện kế hoạch tổ chức, bắt buộc phải có một bộ số liệu để đánh giá hiệu suất của kế hoạch. Số liệu có thể cung cấp giá trị lớn và hoạt động như một hướng dẫn để đưa ra quyết định về các yếu tố chính của doanh nghiệp. Quản lý có thể sử dụng dữ liệu để xác định chính xác các khu vực mà tổ chức cần tập trung nỗ lực và sau đó phát triển các chiến lược để tinh chỉnh các hoạt động, dẫn dắt công ty cải thiện hiệu suất tổng thể.
