Bắt đầu một dự án mà không có kế hoạch làm việc chu đáo cũng giống như bắt đầu một chuyến đi đường mà không có bản đồ. Cuối cùng bạn có thể đến nơi bạn sẽ đến, nhưng bạn có khả năng tiêu tốn năng lượng và tài nguyên uốn khúc thay vì lập biểu đồ một đường thẳng đến đích của bạn. Một kế hoạch làm việc rõ ràng và chi tiết sẽ không giải quyết được tất cả các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, nhưng nó sẽ tạo cơ hội để sắp xếp suy nghĩ của bạn, đánh giá các lựa chọn của bạn và những khó khăn tiềm ẩn.
Hướng biểu đồ
Một kế hoạch làm việc là một biểu hiện thời gian thực tế, giới hạn của một kế hoạch chiến lược tổng thể. Phạm vi của kế hoạch làm việc bị giới hạn hơn so với kế hoạch chiến lược lớn, trong đó xác định mục đích và nhiệm vụ chung của tổ chức của bạn. Tuy nhiên, kế hoạch làm việc cung cấp viễn cảnh cho các nhiệm vụ hàng ngày, đặt chúng trong bối cảnh liên quan đến các mục tiêu cụ thể của tổ chức của bạn trong khung thời gian cụ thể của kế hoạch. Sự rõ ràng này có thể cung cấp một ý nghĩa tổng thể về mục đích, khuyến khích sự hợp tác hướng tới các mục tiêu chung.
Đăng điểm chuẩn
Tính hữu dụng của kế hoạch công việc của bạn tiếp tục trong suốt thời gian nó bao gồm, cung cấp các mốc quan trọng để đánh giá tiến độ. Một kế hoạch làm việc hữu ích xác định một loạt các mục tiêu ngắn hạn, cung cấp các mục tiêu có thể đo lường để đánh giá thành công. Các mục tiêu có thể đo lường có thể bao gồm một số lượng khách hàng mới được nhắm mục tiêu hoặc các giai đoạn phát triển sản phẩm được phân định rõ ràng sẽ được hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể. Những mục tiêu này cung cấp phản hồi liên tục: Đối với hầu hết các phần, một dự án thành công đạt được các mục tiêu ngắn hạn của nó, trong khi một nỗ lực không thành công lại xuất hiện ngắn.
Xác định chướng ngại vật
Một kế hoạch làm việc có liên quan và được nghiên cứu kỹ lưỡng thực hiện nhiệm vụ quan trọng là làm nổi bật những khó khăn tiềm ẩn và chủ động đưa ra giải pháp. Quá trình tạo kế hoạch làm việc cung cấp cơ hội để giải quyết những câu hỏi khó này và việc tham khảo kế hoạch liên tục có thể giữ những vấn đề này ở phía trước và buộc tổ chức của bạn phải giải quyết chúng thay vì tự mãn. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn sử dụng công nghệ lạc hậu, kế hoạch làm việc của bạn có thể ưu tiên thay thế các hệ thống này bằng các hệ thống khác sẽ hữu ích hơn trong tương lai.
Đảm bảo trách nhiệm
Một kế hoạch làm việc hiệu quả làm rõ các nhiệm vụ và kết quả cụ thể mà mỗi thành viên trong nhóm phải đạt được, mở đường cho trách nhiệm và hợp tác thành công. Bằng cách phân định rõ ràng trách nhiệm cá nhân và mối quan hệ của họ với dự án lớn hơn trong quy trình, kế hoạch làm việc có thể giúp tạo ra sự cân bằng thành công giữa vai trò cá nhân và tập thể, tạo điều kiện giao tiếp và giải quyết vấn đề chung. Ngược lại, các trách nhiệm được nêu trong kế hoạch làm việc có thể giúp một tổ chức xác định và giải quyết các liên kết yếu của nó, đặc biệt là các cá nhân không đáp ứng các tiêu chuẩn của kế hoạch làm việc.
