Khi bạn để lại một thư thoại, điều quan trọng là bạn phải thể hiện bản thân một cách chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn được thực hiện nghiêm túc, bạn phải biết cách để lại một tin nhắn chính xác, những gì cần nói và làm thế nào để kết thúc tin nhắn của bạn.
Cách để lại một thư thoại
Bạn có thể để lại một tin nhắn yêu cầu gọi lại, vì vậy cách bạn thể hiện bản thân trên điện thoại sẽ ảnh hưởng đến cơ hội của người gọi lại. Hãy chắc chắn rằng bạn biết những gì bạn sẽ nói trước khi bạn gọi điện thoại. Bắt đầu bằng cách nói tên của bạn và tên công ty của bạn hoặc công ty bạn đang gọi từ. Hãy chắc chắn nói số điện thoại của bạn hai lần để người nhận có đủ thời gian để ghi lại số đó.
Nếu bạn có một tên duy nhất, hãy đánh vần nó khi bạn cho số điện thoại của bạn lần đầu tiên. Ngay cả khi bạn lo lắng, hãy nói chậm rãi như thể bạn đang viết thông tin xuống. Nói nhanh có thể gây nhầm lẫn cho người bạn đang cố gắng liên lạc. Một thư thoại nên dài không quá 30 đến 45 giây. Nhận thẳng đến điểm của cuộc gọi của bạn.
Thực hành tính chuyên nghiệp khi bạn kết thúc tin nhắn điện thoại
Mặc dù thật tốt khi đi đến điểm của một tin nhắn điện thoại, bạn không bao giờ muốn chỉ nói tên, số của mình và nói với người đó để gọi lại. Cần phải có thêm thông tin. Bạn phải mô tả một cách ngắn gọn lý do tại sao bạn gọi. Sau khi bạn để lại thông tin của mình, bạn có thể nói với người đó thời gian bạn sẽ có mặt cho đến khi nào nhưng cũng cho anh ta biết anh ta có thể gọi một cách thuận tiện.
Để lại số của bạn ở cuối tin nhắn, yêu cầu một cuộc gọi nhưng cũng đề cập đến bạn sẽ thử lại vào ngày mai. Không có gì cho thấy sự cống hiến nhiều hơn là thử lại.
Luôn luôn kết thúc với sự đánh giá cao như nói lời cảm ơn. Một cách khác bạn có thể kết thúc cuộc gọi là nói với anh ấy rằng bạn biết anh ấy bận nhưng bạn đánh giá cao cuộc gọi lại. Dù bạn chọn cách nào để kết thúc thư thoại của mình, hãy đảm bảo bạn mỉm cười khi nói. Một cái miệng đang cau mày có một âm thanh khác với một cái miệng đang cười. Mọi người có thể cảm nhận nếu ai đó đang hạnh phúc và mỉm cười ở bên kia, vì vậy hãy mỉm cười nếu bạn muốn tăng cơ hội gọi lại.
Cách kết thúc lời chào thư thoại
Khi bạn đang thiết lập lời chào thư thoại cho tin nhắn thư thoại đóng văn phòng của mình, hãy tránh các cụm từ bị bỏ qua như "Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với tôi". Bắt đầu lời chào của bạn bằng cách xin lỗi bạn đã bỏ lỡ cuộc gọi của họ, đưa ra khung thời gian ước tính khi người gọi có thể mong đợi một cuộc gọi lại và bất cứ điều gì quan trọng khác để họ biết. Giữ lời chào của bạn ngắn và đi vào điểm chính, để người gọi của bạn có nhiều khả năng để lại tin nhắn. Lời chào trung bình nên vào khoảng 25 giây.
Một ví dụ về lời chào thư thoại có thể là: "Xin chào, bạn đã liên lạc (tên doanh nghiệp). Tôi xin lỗi tôi đã lỡ cuộc gọi của bạn. Vui lòng để lại tên và số điện thoại tốt nhất bạn có thể liên lạc. Tôi sẽ liên lạc lại với bạn 24 giờ. Cảm ơn bạn."
