Một khía cạnh thường bị bỏ qua nhưng có giá trị của một doanh nghiệp là lời chào thư thoại. Ghi âm đáng nhớ và chuyên nghiệp làm cho một tác động tích cực. Làm cho lời chào phù hợp với công ty trong khi vẫn thêm phong cách với một số tính cách ném vào hỗn hợp. Các bản thu đi tốt nhất có lượng hương vị phù hợp mà không mất liên lạc chuyên nghiệp.
Thành phần cơ bản
Một thư thoại kinh doanh nên có một số thành phần thông báo. Bao gồm tên của người được gia hạn quay số, tên công ty và bộ phận. Mời người gọi để lại tin nhắn; thường thì người gọi không nhận ra cô đã đạt được thư thoại. Nói với khách hàng khi họ có thể mong đợi một cuộc gọi lại và cung cấp một liên hệ thay thế, nếu có thể. Thêm trang web hoặc email của công ty. Chỉ để lại một liên hệ bổ sung cho sự ngắn gọn, cảnh báo Christopher Null, viết trong PC World. Xây dựng một lời chào ngắn và to-the-point.
Không-Nos
Tránh sử dụng điện thoại di động để ghi lại lời chào. Một dòng đất được ưa thích để ghi lời chào. Chất lượng âm thanh chỉ là tốt trên điện thoại di động so với điện thoại cố định. Lời chào chuyên nghiệp không nên bị cắt xén hoặc rạn nứt. Tránh lời chào tiêu chuẩn. Họ âm thanh tự động, không cá nhân và lạnh. Đảm bảo không có tiếng ồn nền được ghi lại. Một lời chào điện thoại được ghi lại kém có thể khiến khách hàng và dẫn đi. Tránh những thứ khác và những thứ khác. Chuẩn bị một kịch bản trước khi ghi để nó dễ dàng lưu lại.
Lời chào chung
Lời chào chung được sử dụng hàng ngày cho các cuộc gọi nhỡ hàng ngày trong khi điện thoại không được giám sát. Lời chào này thường được chơi cho những người gọi từ bên ngoài công ty.
Bạn đã đạt được (công ty), nơi (khẩu hiệu). Đây là (tên), hướng dẫn của bạn đến (bộ phận). Thật không may, tôi không thể nhận được điện thoại ngay bây giờ, nhưng để lại cho tôi một tin nhắn với tên và số điện thoại của bạn, và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Hoặc vui lòng gửi email cho tôi tại (địa chỉ email).
Lời chào ngoài văn phòng
Tin nhắn ngoài văn phòng được sử dụng khi ai đó sẽ rời khỏi văn phòng trong một khoảng thời gian định trước. Hầu hết các dịch vụ thư thoại cho phép một lời chào phát trong một khoảng thời gian nhất định để không ai phải nhớ tắt lời chào ngoài văn phòng.
Chào Hi, đây là (tên) trong (bộ phận). Tôi ra khỏi văn phòng cho đến khi (ngày). Tôi sẽ kiểm tra thư thoại trong suốt cả ngày, vì vậy vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn sớm nhất có thể. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, bạn có thể liên hệ (người liên hệ thay thế) tại (số điện thoại) hoặc bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi tại (URL).
