Báo cáo bàn giao là một công cụ cơ bản được sử dụng bởi một nhân viên sắp ra đi để thông báo cho một công việc mới trong quá khứ và những gì cần phải xảy ra để đảm bảo sự chuyển đổi nhân viên liền mạch. Loại báo cáo này có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Nó có thể bao gồm thông tin cho một thay đổi đơn giản hoặc cho một nhân viên thay thế vĩnh viễn. Báo cáo nên bao gồm tất cả các thông tin cần thiết mà người tiếp quản cho bạn sẽ cần biết để đảm bảo rằng không có vấn đề không cần thiết và không lường trước phát sinh sau khi bạn rời khỏi vị trí của mình.
Chuẩn bị báo cáo bàn giao nhân viên
Trước khi bạn bắt đầu xây dựng ghi chú bàn giao của mình, hãy lập danh sách tất cả thông tin mà nhân viên đến sẽ cần biết. Xem xét những gì bạn làm hàng ngày, cũng như những việc bạn làm hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Bao gồm thông tin ngoài trách nhiệm và nhiệm vụ cơ bản của bạn, chẳng hạn như liên hệ quan trọng, giao thức, chuỗi lệnh, mật khẩu, khóa, ngày quan trọng, chương trình đào tạo và bất kỳ thông tin cụ thể nào khác về công việc.
Suy nghĩ về thời hạn và ưu tiên
Khi bạn cảm thấy danh sách của mình đã hoàn tất, hãy bắt đầu chia nhỏ danh sách theo mức độ ưu tiên, tần suất, loại thông tin và trình tự. Liệt kê các dự án hiện tại, ngày hoặc thời gian họ bắt đầu, cách họ nên tiến triển và ngày hoặc thời gian hoàn thành dự kiến của họ. Nhân viên đến cần biết những nhiệm vụ nào họ sẽ cần ưu tiên sau khi bàn giao.
Bắt đầu với các mục tiêu chính
Bắt đầu bằng cách viết tóm tắt các mục tiêu cho vị trí - của bạn và của công ty - để người thay thế của bạn biết họ nên bắt đầu từ đâu. Điều gì sau đây phụ thuộc vào mục đích của báo cáo. Ví dụ, đối với báo cáo chuyển đổi thay đổi ca làm việc, bạn sẽ bắt đầu với những gì đã bắt đầu trong ca làm việc của mình và cần phải hoàn thành vào lần tiếp theo. Ngoài ra, lưu ý các nhiệm vụ đã hoàn thành, vì vậy ca làm việc đến không trùng lặp với những gì bạn đã làm. Đối với một nhân viên mới, thường trực, hãy viết một danh sách cả các dự án ngắn hạn và dài hạn mà bạn hiện đang làm, cũng như các dự án đáng chú ý mà bạn đã hoàn thành trong quá khứ. Bao gồm tất cả các ngày và thời hạn mà người mới cần biết.
Thêm lời khuyên và tài nguyên
Nó cũng hữu ích để bao gồm các mẹo để hoàn thành thành công các nhiệm vụ trong tay. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục chi tiết về vị trí của các tài liệu và vật phẩm dành riêng cho công việc để thay thế, ngoài việc phác thảo thông tin liên hệ cho những người thích hợp với công việc. Nếu có thể, bao gồm các cách để cải thiện năng suất và hiệu suất công việc. Điều này sẽ cung cấp cho người thay thế của bạn các công cụ để tiếp tục những gì bạn đã bắt đầu mà không bị gián đoạn trong quy trình và làm tăng khả năng kết quả thành công.
Sử dụng một mẫu
Để đơn giản hóa quy trình lập báo cáo bàn giao nhân viên, hãy tạo báo cáo của bạn bằng chương trình máy tính văn phòng. Sử dụng mẫu báo cáo chuyển giao hiện có hoặc tạo mẫu của riêng bạn dựa trên các mục cụ thể cho công việc - nhập "mẫu báo cáo bàn giao" vào công cụ tìm kiếm sẽ trả về nhiều ví dụ. Và đừng quên đọc lại báo cáo bàn giao trước khi rời khỏi vị trí của bạn để đảm bảo rằng tất cả các thông tin thích hợp có sẵn cho nhân viên mới.
