Sổ cái chung thể hiện nỗ lực lớn đầu tiên của công ty bạn để hợp nhất tất cả các mục kế toán cho từng mục hàng xuất hiện trên báo cáo thu nhập và bảng cân đối. Mỗi mục hàng được tính tổng, cùng với các mục cân bằng và chảy qua sổ cái chung. Ví dụ: các tài khoản sổ cái phải trả có thể chứa hàng ngàn mục phản ánh hoạt động kinh doanh với các nhà cung cấp. Sổ tổng hợp liệt kê các tài khoản phải trả, tổng cộng. Sổ cái thử nghiệm tương tự như một bản nháp đầu tiên của báo cáo thu nhập và bảng cân đối. Nó hợp nhất tất cả các khoản ghi nợ ở một bên (hoặc trang) và trình bày chúng chống lại các khoản tín dụng cân bằng, hợp nhất ở phía bên kia (hoặc trang). Các tài liệu này được cập nhật liên tục khi các mục được đưa vào hệ thống thông tin kế toán, nhưng cuối cùng quan trọng nhất khi chúng được sử dụng để trình bày báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm hoặc để hoàn thành báo cáo thuế.
Sự khác biệt
Mục đích chính của sổ cái là tóm tắt tất cả các giao dịch tài chính trong giai đoạn tài chính. Mục đích chính của số dư dùng thử là đảm bảo số dư nợ và tín dụng. Mỗi bước của quá trình này bao gồm tóm tắt, củng cố và trình bày. Vẫn với ví dụ về các tài khoản phải trả, tất cả các giao dịch liên quan đến mỗi nhà cung cấp được tóm tắt trên sổ cái. Sau đó, tất cả các tài khoản tóm tắt phải trả được hợp nhất và được trình bày trên số dư dùng thử dưới dạng tài khoản phải trả. Quá trình tương tự xảy ra để cân bằng các mục và tất cả các chi tiết đơn hàng khác, chẳng hạn như hàng tồn kho, doanh số và vốn cổ đông. Sổ cái chung dài nhiều trang, nhưng số dư dùng thử thường không dài hơn nhiều trang và nó gần giống với bảng cân đối và báo cáo thu nhập.
