Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ đào tạo

Khi bạn cần cập nhật sổ tay đào tạo, quy trình kinh doanh hoặc cẩm nang, phương tiện hoàn hảo là một bản ghi nhớ đào tạo. Định dạng ghi nhớ cho phép bạn nhắm mục tiêu người nhận và bao gồm thông tin theo dõi kịp thời và đặc biệt hữu ích trong các tình huống trong đó các cân nhắc pháp lý mới hoặc các bước bắt buộc đã được thêm vào quy trình hiện có. Bằng cách làm theo một vài bước đơn giản, bạn có thể đảm bảo rằng bản ghi nhớ của bạn truyền đạt ý tưởng của bạn một cách rõ ràng và cô đọng trong khi tránh những cạm bẫy thông thường.

Xác định đối tượng của bạn. Điều này sẽ giúp bạn bao gồm các thông tin thích hợp nhất cho bản ghi nhớ của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang viết để giải thích cách sử dụng máy photocopy mới ở tầng ba, đừng gửi bản ghi nhớ cho mọi nhân viên trong tòa nhà. Hoặc nếu một luật mới sẽ ảnh hưởng đến cách các bản khai có tuyên thệ trong văn phòng luật, bạn không cần phải bao gồm nhóm bảo trì.

Giới thiệu chủ đề của bạn. Một vài dòng đầu tiên nên cho độc giả của bạn biết tại sao bản ghi nhớ này lại quan trọng với họ. Cho họ biết quy trình cũ là gì, hoặc quy trình hiện tại mà bản cập nhật này áp dụng, cũng như lý do của bản cập nhật.

Phác thảo các bước hoặc yêu cầu mới. Chỉ sử dụng một cấp độ của các tiêu đề và giữ cho lời giải thích của bạn ngắn gọn và tập trung. Bao gồm thông tin cập nhật cũng như bất kỳ bước hoặc quy trình trước nào không còn được theo dõi hoặc thực hiện.

Bao gồm một dòng thời gian. Rõ ràng cho khán giả của bạn biết khi nào chính sách mới sẽ có hiệu lực. Nếu đó là một thay đổi ngay lập tức, hãy nêu rõ nếu có bất kỳ giai đoạn ân hạn hoặc quá trình chuyển tiếp cho thủ tục trước đó. Ví dụ: nếu có một hình thức mới để yêu cầu nghỉ việc, hãy cho nhân viên biết điều gì sẽ xảy ra với các yêu cầu đã được xử lý.

Đóng với các bước tiếp theo. Vào cuối bản ghi nhớ của bạn, hãy cho khán giả biết họ nên làm gì nếu họ có câu hỏi chưa được trả lời trong tài liệu của bạn. Điều này có thể bao gồm một liên kết đến tài liệu bổ sung hoặc số liên lạc mà họ có thể gọi. Nếu bản ghi nhớ đào tạo của bạn là một phần của một loạt các bản cập nhật, hãy nêu rõ khi nào bản cập nhật tiếp theo sẽ sẵn sàng.