Một ngân sách hoạt động phục vụ như một lộ trình cho các công ty để vạch ra kế hoạch tài chính cho năm tới. Nó bao gồm cả doanh thu và chi phí, thường được trình bày theo định dạng báo cáo thu nhập và cung cấp một cách có giá trị để công ty ghi lại các mục tiêu và mục tiêu tài chính cho các hoạt động mà họ muốn đạt được trong tương lai.
Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể thấy mình cần một ngân sách để hướng dẫn và hỗ trợ các quyết định tài chính của công ty. Các loại ngân sách khác nhau tồn tại tùy thuộc vào loại chi tiêu bạn dự định và nhiều công ty sử dụng các phiên bản như ngân sách phân chia, ngân sách theo trung tâm chi phí, ngân sách từ trên xuống hoặc từ dưới lên mỗi năm để ghi lại các mục tiêu của họ cho 12 năm tiếp theo tháng.
Ngân sách điều hành là gì?
Một ngân sách hoạt động là một báo cáo dự kiến về doanh thu và chi phí hoạt động sắp tới cho một công ty. Nó không bao gồm chi phí mua vốn hoặc đầu tư, chẳng hạn như chi phí để xây dựng một nhà kho. Ngân sách hoạt động thường được tập hợp theo từng tháng hoặc hàng quý và bao gồm thời gian một năm.
Chi phí bao gồm chi phí bán hàng (chi phí trực tiếp để sản xuất sản phẩm) và chi phí hoạt động liên quan đến hoạt động bán hàng và hoạt động chung và hành chính của công ty. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết, ngân sách hoạt động cũng có thể bao gồm khấu hao, khấu hao, chi phí lãi vay và chi phí thuế dự kiến cho năm tới.
Một ngân sách hoạt động thường được tập hợp với các chi phí trên cơ sở từng dòng để khi lập kế hoạch ngân sách, nó có thể được tinh chỉnh theo từng mục. Ví dụ: nếu một công ty biết rằng họ sẽ trả tiền cho một nhà tư vấn trong ba tháng đầu năm, thì sẽ có chi tiết chi tiết đơn hàng này trong ngân sách để có thể loại bỏ chi phí khỏi ngân sách cho phần còn lại của năm. Hoặc, nếu công ty biết rằng tiền thuê của nó sẽ tăng vào tháng 6, thì công ty cũng có thể đưa yếu tố này vào ngân sách chi tiết chi tiết đơn hàng của mình.
Các công ty lớn hơn có nhiều bộ phận hoặc các thực thể khác thường tập hợp ngân sách hoạt động riêng cho từng đơn vị kinh doanh và sau đó hợp nhất chúng thành một ngân sách tổng thể cấp tóm tắt cho toàn bộ công ty.
Các loại ngân sách khác nhau là gì?
Các công ty sử dụng các loại ngân sách khác nhau vì nhiều lý do và mỗi trong bốn loại hoặc phương pháp chính hoạt động cho các tình huống khác nhau.
- Ngân sách tăng dần: Có thể là phương pháp ngân sách đơn giản, được sử dụng phổ biến nhất. Người ta chỉ cần lấy số thực tế của công ty từ năm ngoái và tăng hoặc giảm chúng theo tỷ lệ phần trăm cụ thể. Ví dụ: một công ty có thể dự trù ngân sách tăng 10% doanh thu bán hàng cho sản phẩm bán chạy nhất của mình và giảm 5% chi tiêu cho không gian văn phòng không sử dụng. Đây là một phương pháp phổ biến vì dễ dàng nhưng có xu hướng bỏ qua các tác động bên ngoài như lạm phát. Ngoài ra, các nhà quản lý có thể ước tính tăng trưởng chi phí ở mức phần trăm cao hơn để mang lại diện mạo mà họ luôn có trong ngân sách. Phương pháp lập ngân sách này có thể làm mất lòng các nhà quản lý để nỗ lực cắt giảm chi phí hoặc tăng hiệu quả.
- Ngân sách dựa trên hoạt động: Một loại ngân sách từ trên xuống với các mục tiêu đầu ra, chẳng hạn như mục tiêu 150 triệu đô la doanh thu. Ngân sách từ trên xuống liên quan đến các nhà quản lý cấp cao, những người xây dựng ngân sách cấp cao dựa trên các mục tiêu của họ. Ngân sách này được trao cho các nhà quản lý bộ phận để xác định các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu này và chi phí thực hiện các hoạt động đó.
- Ngân sách đề xuất giá trị: Loại ngân sách này đòi hỏi nhiều suy nghĩ hơn và nó liên quan đến việc đặt câu hỏi liệu mọi mục trong ngân sách có tạo ra giá trị cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan khác của công ty hay không.
- Ngân sách dựa trên không: Loại ngân sách này giả định rằng mỗi bộ phận bắt đầu với ngân sách bằng không và mỗi chi phí ngân sách cần phải được chứng minh trước khi thêm. Mặc dù loại ngân sách này tốn nhiều thời gian, nhưng nó hoạt động cho các công ty cần cơ cấu lại hoạt động tài chính, hoặc nếu không, cần phải kiểm soát rất chặt chẽ chi tiêu. Loại ngân sách này có hiệu quả hơn đối với chi phí tùy ý, thay vì chi phí hoạt động cốt lõi giúp doanh nghiệp hoạt động.
Tại sao bạn cần một ngân sách hoạt động
Các công ty phải có khả năng giữ liên lạc với tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp để thành công, cũng như dự kiến những gì họ mong đợi trong những tháng tới để họ có thể lập kế hoạch cho doanh thu và chi phí của năm tới. Ngân sách hoạt động rất quan trọng vì nó cung cấp cho ban quản lý một cách để thiết lập và truyền đạt các mục tiêu và mục tiêu tài chính trong 12 tháng tới, và nó có thể được sử dụng để giữ nhân viên và quản lý chịu trách nhiệm cho các mục tiêu đó. Không có gì lạ khi các công ty chuẩn bị một lịch trình so sánh ngân sách với kết quả tài chính thực tế mỗi tháng, hoặc ít nhất mỗi quý, để xem hiệu suất thực tế của công ty đang theo dõi với các mục tiêu ngân sách của mình như thế nào.
Ngân sách hoạt động và quy trình lập kế hoạch cũng tạo cơ hội cho các công ty được chuẩn bị trong trường hợp không lường trước được. Ví dụ, một công ty có thể đặt mục tiêu doanh thu và chi phí của mình và lên kế hoạch cho chúng để nó có đủ lợi nhuận để đưa tiền vào một quỹ mờ. Quỹ có thể được sử dụng trong trường hợp nền kinh tế suy thoái, mất nhà cung cấp lớn, mất khách hàng thường xuyên hoặc bất kỳ loại vấn đề kinh doanh nào khác có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty theo cách tiêu cực.
Tạo ra một ngân sách hiệu quả là một phần nghệ thuật và khoa học một phần. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ cần tìm ra nơi đặt thanh theo cách tạo ngân sách phản ánh loại hiệu suất mà nhóm của bạn có khả năng, đồng thời xem xét công ty của bạn cần làm gì để phù hợp với hoặc đánh bại các đối thủ cạnh tranh và các đồng nghiệp và xuất sắc trên thị trường của nó. Điều quan trọng là phải đặt mục tiêu ngân sách ở mức đủ cao để thị trường và bất kỳ nhà đầu tư nào nhận thấy công ty của bạn là người lãnh đạo và người thành công, nhưng vẫn giữ mục tiêu ở mức đủ thực tế để bạn không tạo ra nhận thức tiêu cực bằng cách bỏ lỡ các mục tiêu.
Ví dụ về ngân sách
Các công ty chọn cách lắp ráp ngân sách theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình kinh doanh của công ty và các cân nhắc khác. Ví dụ: bạn có thể quyết định kết hợp ngân sách theo bộ phận, với các danh mục như CEO, tài chính, cơ sở hoặc CNTT. Mỗi phần này sẽ có các thành phần giống nhau, chẳng hạn như bảng lương, phí pháp lý, chi phí máy tính và chi phí văn phòng.
Một số công ty chuẩn bị ngân sách của họ bằng trung tâm chi phí. Một trung tâm chi phí là một bộ phận, chứ không phải là một bộ phận. Trong một công ty sản xuất, nó có thể là một bộ phận chế tạo hoặc bộ phận bảo trì. Các bộ phận này chịu trách nhiệm về chi phí hoạt động trực tiếp và không có sự tham gia hay kiểm soát nào đối với việc bán, hoặc một phần tạo doanh thu của doanh nghiệp. Đối với loại ngân sách này, thật khó để tính toán lợi nhuận của từng trung tâm chi phí vì nó đòi hỏi doanh thu và chi phí hoạt động, chẳng hạn như tiền thuê tòa nhà, phải được phân bổ.
Một ví dụ về ngân sách là phương pháp lập ngân sách từ trên xuống. Quá trình này để xây dựng ngân sách bao gồm quản lý đặt mục tiêu và mục tiêu cho công ty lên hàng đầu và sau đó đẩy các mục tiêu và mục tiêu đó xuống cho các nhà quản lý bộ phận của công ty. Các mục tiêu ngân sách được quản lý quyết định và các bộ phận phải tìm cách cấu trúc ngân sách riêng để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu mà các nhà điều hành cấp cao đặt ra.
Loại ngân sách này có một nhược điểm là quản lý cấp trung và cấp thấp trong các bộ phận không nắm quyền sở hữu ngân sách vì nó không do họ tạo ra và được áp đặt cho họ. Một số người cảm thấy rằng ngân sách từ trên xuống không hiệu quả vì quản lý thường bị ngắt kết nối với chi tiết của những gì xảy ra trong lĩnh vực này và với nhu cầu hoạt động hàng ngày của công ty.
Ngân sách từ dưới lên là mặt trái của ngân sách từ trên xuống và nó bắt đầu với những người ở ngoài đồng. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng ngân sách của riêng mình và nhân viên tham gia vào các hoạt động hàng ngày thường là người hiểu biết nhất về tất cả các chi tiết đơn hàng trên ngân sách của bộ phận. Vì lý do này, ngân sách từ dưới lên có xu hướng chi tiết hơn và trong nhiều trường hợp, chính xác hơn ngân sách từ trên xuống. Tuy nhiên, ngân sách vẫn được xây dựng dựa trên các mục tiêu, do đó, ngay cả khi có thêm chi tiết, nó có thể hoàn toàn khác với kết quả thực tế của công ty.
Thách thức về ngân sách: Bao cát hay Căng?
Ngân sách không dễ dàng như chỉ cần thêm tốc độ tăng trưởng hoặc giảm vào doanh thu và chi phí và sau đó thực hiện dán sao chép cho mỗi 12 tháng cho năm tới. Đặc biệt là khi ngân sách được xây dựng bởi những người ở ngoài đồng, một vấn đề nan giải có thể xảy ra. Có lẽ nhóm nên lập một ngân sách bao gồm các mục tiêu kéo dài, rất lạc quan nhưng có thể khó đạt được. Hoặc có lẽ nhóm nên lập một ngân sách được bao cát, điều đó có nghĩa là các mục tiêu dễ đạt được hơn.
Đây là một vấn đề đặc biệt khó khăn khi nhân viên biết rằng tiền thưởng của họ gắn liền với hiệu suất của họ so với ngân sách và nó có thể kiểm tra đạo đức của quản lý, đặc biệt là nếu ngân sách đóng bao cát khiến công ty hoạt động kém hơn so với các đối thủ hoặc đối thủ cạnh tranh, tất cả đều nhân danh nhân viên đảm bảo tiền thưởng của họ.
Mỗi cách tiếp cận có vấn đề tiềm năng của nó. Mặc dù có điều gì đó được cho là không hứa hẹn và cung cấp quá mức, mặt khác, việc đặt ra các mục tiêu kéo dài có thể đẩy mọi người và các đội bên ngoài vùng thoải mái của họ đạt được kết quả tích cực, bất ngờ hoặc không thể đạt được trước đó.
Nếu các mục tiêu ngân sách quá thái quá, nhân viên sẽ bắt đầu bỏ qua ngân sách hoặc đặt câu hỏi về tư duy của lãnh đạo và đó là khả năng đánh giá chính xác khả năng của nhân viên. Ngoài ra, nếu ngân sách doanh thu được đặt ở mức không thể thực hiện được và các chi phí hoạt động như thuê mướn và tiền lương cho nhân viên bổ sung được thiết lập để tương ứng với doanh thu tăng cao, công ty có thể sẽ chi quá nhiều tiền cho các nguồn lực không được sử dụng.
Ngân sách và dự báo vốn
Ngân sách vốn của một công ty có thể tương tác với ngân sách hoạt động, nhưng đó là một loại tiền hoàn toàn riêng biệt. Ngân sách vốn chi tiết các kế hoạch và doanh thu và chi phí liên quan cho các dự án lớn hoặc đắt tiền, chẳng hạn như mua thiết bị sản xuất mới, xây dựng một nhà kho mới hoặc đầu tư vào, và tung ra một sản phẩm mới. Ngân sách vốn thường được thực hiện trên cơ sở từng dự án và có thể được mô hình hóa về mặt tài chính dưới dạng tính toán giá trị hiện tại ròng hoặc NPV, hoặc tính toán tỷ lệ hoàn vốn nội bộ hoặc IRR.
Cả hai phương pháp này đều được sử dụng phổ biến và chúng cung cấp cho ban quản lý một cách để đánh giá khả năng tồn tại của dự án, ước tính lượng dòng tiền mà sản phẩm có thể tạo ra, xác định tỷ lệ hoàn vốn đầu tư và đưa ra quyết định về việc có hay không để lấy dự án. Một công ty có thể thực hiện hai hoặc ba kịch bản khác nhau của tính toán NPV hoặc IRR với các giả định khác nhau để xác định cái nào có thể tạo ra lợi nhuận cao nhất cho công ty.
Nhiều công ty cũng đưa ra một dự báo cùng với ngân sách hoạt động của họ. Mặc dù có vẻ trùng lặp, ngân sách đại diện cho những gì công ty muốn đạt được, chẳng hạn như tăng phần trăm doanh số bán hàng trong năm, giảm chi phí nhất định hoặc một số nhân viên bổ sung được thuê.
Mặt khác, dự báo đại diện cho một ý tưởng gần với thực tế tài chính hơn. Công ty tạo ra một dự báo vào đầu năm, và nó có thể gần giống với ngân sách vào tháng Giêng. Tuy nhiên, khi có kết quả thực sự, công ty sẽ cập nhật dự báo dựa trên những gì thực sự xảy ra, có thể giống hoặc không giống với ngân sách. Dự báo cung cấp cho ban quản lý một công cụ để giúp lập kế hoạch ngắn hạn và chuyển hướng các nỗ lực nếu công ty trông giống như nó có thể không đáp ứng các mục tiêu ngân sách cho doanh thu hoặc chi phí.
