Thư xác nhận đã xác nhận việc giao các mặt hàng được yêu cầu, chẳng hạn như một lô hàng hoặc đề xuất hợp đồng. Bức thư nêu chi tiết những gì đã nhận được và khi nào. Nó cũng lưu ý nếu bất kỳ theo dõi là cần thiết. Các bức thư thường chỉ dài một vài đoạn và thường được gửi trong vòng một ngày làm việc kể từ khi nhận được các mục được yêu cầu. Hầu hết các thư xác nhận đã được gửi qua thư bưu chính thông thường, nhưng fax, email và thư được chứng nhận cũng là các tùy chọn. Đại học bang Colorado lưu ý rằng thư xác nhận là một phép lịch sự chuyên nghiệp giúp thúc đẩy các mối quan hệ kinh doanh.
Xem lại các mục bạn muốn thừa nhận nhận được. Xác nhận rằng việc giao hàng phù hợp với mong đợi của bạn.
Địa chỉ thư cho người mong đợi xác nhận đã nhận. Tên và tiêu đề đầy đủ của người đó cùng với địa chỉ sẽ xuất hiện trên thư và phong bì.
Viết thư. Trong đoạn đầu tiên xác nhận đã nhận được các mặt hàng bằng cách cảm ơn người giao hàng đã cung cấp các mặt hàng được yêu cầu hoặc thông tin. Sau đó liệt kê từng mục nhận được cùng với ngày.
Thông báo cho người nhận trong đoạn thứ hai rằng bạn hài lòng với việc giao hàng - nếu đó là trường hợp - và việc giao hàng phù hợp với mong đợi của bạn.
Kết thúc bức thư với một đóng miễn phí, chẳng hạn như "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng" và tên được in của bạn. Ký tên và gửi thư.
