Đừng dựa vào các cuộc gọi điện thoại để có được kết quả bạn cần. Khi nói chuyện qua điện thoại với dịch vụ khách hàng, công ty bảo hiểm, doanh nghiệp hoặc bất kỳ ai khác về một vấn đề quan trọng, bạn cần theo dõi bằng thư xác nhận để tạo một hồ sơ bằng văn bản để sử dụng trong tương lai.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
xử lý văn bản
-
giấy
-
phong bì
-
con tem
Thư xác nhận là một cách để tạo một bản ghi bằng văn bản về một cuộc trò chuyện qua điện thoại có thể được sử dụng sau đó để chứng minh những gì đã được thảo luận. Thư xác nhận hoàn thành ba điều: 1) giúp các bên theo dõi trách nhiệm; 2) nói với người nhận rằng cuộc trò chuyện sẽ không bị lãng quên; và 3) có thể được sử dụng làm bằng chứng trong tố tụng tại tòa án để chứng minh phiên bản sự kiện của bạn.
Lập kế hoạch thư của bạn trước cuộc trò chuyện qua điện thoại của bạn bằng cách lập danh sách kiểm tra những điều cần thảo luận. Đối với mỗi mục thảo luận, hãy xác định ai chịu trách nhiệm và khi nào mục đó sẽ được hoàn thành. Nếu có bất kỳ tình huống bất ngờ, xác định chúng.
Sau cuộc trò chuyện qua điện thoại, hãy bắt đầu viết thư của bạn. Bao gồm một ngày, người nhận và một dòng chủ đề. Viết thư rõ ràng và súc tích. Bức thư nên thực tế và chính xác. Để lại bình luận, suy đoán và cảm xúc. Theo quy định, không sử dụng dấu chấm than. Đừng cố đe dọa hoặc bắt nạt. Hãy nhớ rằng, bức thư cuối cùng có thể được đọc cho một thẩm phán hoặc bồi thẩm đoàn, và bạn không muốn đi qua là đáng ghét hoặc không hợp lý.
Bắt đầu bức thư với "Thư này là để xác nhận cuộc trò chuyện qua điện thoại của chúng tôi vào ngày liên quan đến ___. "Sau đó mô tả chính xác những gì đã thảo luận bằng cách chỉ định ai đã nói gì. Hãy đảm bảo bạn bao gồm tất cả các thông tin quan trọng, bao gồm cả người chịu trách nhiệm cho mục hành động, khi nào nó được hoàn thành và bất kỳ tình huống nào. thông báo cho tôi bằng văn bản càng sớm càng tốt nếu bất cứ điều gì được mô tả ở trên là không chính xác. "Sau đó ký tên vào bức thư.
Hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện và giữ một bản sao của thư đã ký, sau đó gửi thư. Nếu đối tượng của bức thư là quan trọng và bạn có lý do để tin rằng người nhận có thể từ chối nhận thư, sau đó gửi thư qua thư xác nhận. Nếu bạn có địa chỉ email của người nhận, thì email vẫn ổn.
