Nó không xảy ra thường xuyên, nhưng đôi khi một người được trả tiền sẽ không bao giờ rút tiền mặt cho séc. Cho dù một nhân viên quên mất tiền lương hoặc một nhà cung cấp đã rời khỏi doanh nghiệp, một kiểm tra cũ kỹ có thể dẫn đến một câu hỏi hóc búa về kế toán. Tạo một chính sách kế toán để liên hệ với chủ sở hữu séc cũ sau một khoảng thời gian xác định. Đặt khung thời gian khác để viết ra kiểm tra cũ. Nếu tiểu bang của bạn tuân theo luật bất động sản không có yêu cầu, hãy yêu cầu kế toán ghi lại trách nhiệm pháp lý đối với tiểu bang.
Giới thiệu về séc cũ
Trái với niềm tin phổ biến, một tấm séc không bao giờ thực sự "hết hạn". Ngân hàng không bắt buộc phải thanh toán séc nếu quá sáu tháng trước ngày kiểm tra. Tuy nhiên, ngân hàng có quyền tự do tôn vinh séc cũ, bất kể mọi hạn chế được liệt kê trên séc. Nhiều tiểu bang có luật bất động sản không có yêu cầu đòi hỏi các doanh nghiệp phải chuyển các khoản tiền không có người nhận sang nhà nước thay vì chỉ đơn giản là xóa bỏ chi phí.
Liên hệ với người được trả tiền
Đặt chính sách để liên hệ với chủ sở hữu của séc không có yêu cầu. Nó có vẻ ngớ ngẩn khi thúc giục một người nhận thanh toán bằng séc, nhưng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hành chính và kế toán và rắc rối xuống đường. Quyết định khoảng thời gian liên lạc, chẳng hạn như sáu tháng và một năm. Để đảm bảo bạn có thể thực hiện chính sách này, yêu cầu kế toán thu thập thông tin liên hệ - chẳng hạn như số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ thực - trước khi giải ngân bất kỳ kiểm tra nào.
Đảo ngược kiểm tra
Đặt khung thời gian để xóa các séc cũ trong sổ tay chính sách kế toán của bạn. Khung thời gian chính xác tùy thuộc vào bạn, nhưng một hoặc hai năm là cả hai điểm chuẩn chung. Để xóa séc, ghi nợ tài khoản tiền mặt và ghi có vào tài khoản chi phí ban đầu. Ví dụ: giả sử bạn đã trả cho nhà cung cấp 100 đô la cho các vật tư một năm trước và anh ấy không bao giờ rút tiền mặt cho séc. Để đảo ngược séc, ghi nợ tiền mặt cho 100 đô la và chi phí cung cấp tín dụng cho 100 đô la.
Ghi lại một liên lạc
Nếu tiểu bang của bạn có luật bất động sản không có yêu cầu, bạn có thể phải chuyển tiền mặt sang tiểu bang sau một thời gian nhất định. Nếu áp dụng luật bất động sản không có yêu cầu, hãy đặt chính sách tạo trách nhiệm mới để tính số tiền còn nợ cho nhà nước. Ví dụ: nếu kiểm tra vật tư 100 đô la tuân theo luật tài sản không có yêu cầu, bạn sẽ ghi nợ tài khoản trách nhiệm tài sản không có yêu cầu cho 100 đô la và chi phí cung cấp tín dụng cho 100 đô la. Khi bạn chuyển tiền cho tiểu bang, ghi nợ tài khoản trách nhiệm với $ 100 và tiền mặt tín dụng cho $ 100.
